メール

ファイル共有ソリューションとしてメールを設定するには?

メールを使用した共同作業の優れた点は、そのインフラストラクチャがすでに導入されている点にあります。すでにメールを使用しているだけでなく、ファイルをお互いに送信し合う方法をチーム メンバー全員が把握しているという点もあります。

メール

  • すでにお使いのメールソリューションで基本的な機能は提供されています。

Dropbox

  • Dropbox に登録します
  • Dropbox アプリケーションをダウンロードします

Dropbox へのご登録は簡単ですが、メール本文の下部に表示される「ファイルを添付」ボタンが使い慣れた機能であることは確かです。メールでファイルを送信する必要がないことにチームが慣れなければいけません。慣れてしまえば拡張可能な共同作業を可能にすることができ、Dropbox を使用するメリットは大きいと言えるでしょう。


チーム メンバーとファイルを共有するには?

ドキュメントを 1、2 件送るだけならメールも便利なオプションではありますが、メールにファイル更新機能は含まれていません。ファイルの最新バージョンを送信したい場合は、毎回チーム メンバー全員にそのファイルを再送する必要があります。

メール

  • メールの新規作成
  • ファイルの添付
  • メールの送信
  • ファイル更新の度にこのプロセスを繰り返します。

Dropbox

  • Dropbox 内に新規フォルダを作成し、チームと共有するドキュメントを保存します。
  • フォルダを右クリックし、チーム メンバーとフォルダを共有します。
  • お使いのコンピュータの Dropbox 共有フォルダに共有
    するファイルを移動します。
  • チーム メンバーの Dropbox
    フォルダにそのファイルが表示されます。
  • 他のユーザーがそのファイルを
    更新する度に、ユーザー全員の
    ファイルも自動的に更新されます。

Dropbox フォルダの設定には多少お時間がかかりますが、何度も設定を繰り返す必要はありません。ユーザーがファイルの内容を変更する度に自動更新されることを除き、Dropbox フォルダはコンピュータ上にある他のフォルダとほぼ変わりありません。チームで多数のファイルを取り扱っている場合は、全員がファイルの最新バージョンにアクセスできるので便利です。企業のドキュメントすべてを 1 か所で管理することも可能になります。

その他にもファイル共有ソリューションを使えば、ユーザーによるコミュニケーションと共同作業に使うドキュメントの区別を明確にすることができます。Dropbox でファイルを管理し、メールの受信トレイはチームとのコミュニケーションに使用するといったように区別しやすくなります。


顧客とファイルを共有するには?

チームや顧客とファイルを共有する方法は、メールを使用する場合と変わりません。どちらの方法でもファイルを添付しメッセージを送信するだけです。間違ったアドレスにメールを送信してしまうと、セキュリティ問題に繋がりかねません(間違ったメーリング リストに送信してしまうとリスクはさらに高まります)。

メール

  • メールの新規作成
  • ファイルの添付
  • メールの送信

Dropbox

  • Dropbox フォルダに保存しているファイルを右クリックします。
  • Dropbox リンクを共有]を選択し、共有可能なリンクを作成します。
  • Dropbox Pro や Business では、リンクにパスワードや有効期限を設定できるオプションがあります
  • 顧客にリンクを送信します。リンクの受信者は、お好きなブラウザでファイルの閲覧/ダウンロードができます。

Dropbox はユーザーが 2 つのグループを明確に区別できるようにしています。チーム メンバーは共有フォルダ内で共同作業を行いながら、クライアントには特定のファイルやフォルダに読み取り専用のアクセスを許可したり、共有可能なリンクを送信することができます。これによりチームは自動ファイル同期を活用しながら、企業外部の相手には編集が許可されていないファイルのコピーを送信するオプションを利用できます。

Dropbox Pro や Business では、読み取り専用のファイルコピーにパスワードを設定することもできるので、重要ドキュメントを誤って共有してしまうことを避けられます。共有するつもりではなかった情報を間違って送信してしまった場合でも、リンクをすぐに無効にすれば相手がファイルにアクセスすることはできません。


サイズの大きいファイルを共有するには?

サイズの大きいファイルをメールに添付して送信するのは困難です。メールの技術的な制限により、ファイルのサイズが大きすぎると添付ファイルとして送信することができません。受信者のメール サービスで許可している添付ファイルのサイズが小さい場合は、送信したファイルが届かないこともあります。

メール

  • メール サーバーごとにファイルサイズの制限が異なります。
  • ファイルを編集する度に、サイズの大きいファイル全体を再送する必要があります。

Dropbox

  • Dropbox アプリケーションを使用してファイルをアップロードする場合、サイズ制限はありません。
  • ファイル同期中に、ファイルの変更内容のみが Dropbox に送信されます。

大方のメールサーバーは 25 MB サイズ以上の添付ファイルを許可していません。また個人アカウントから送信できるデータ量を制限しているサーバーもあります。簡単な解決策はファイルをサーバーにアップロードするか、Dropbox のようなクラウドベースのファイル共有システムを使用することです。制限対象に含まれるファイルでもアップロードに時間がかかるため、ファイルの最新バージョンを頻繁に共有する必要がある場合は問題になりかねません。

また Dropbox はファイルの変更内容だけをアップロードするので、メールでファイルを送信する方法よりも効率的と言えます。


ファイルの旧バージョンを管理するには?

メールはファイルの最新バージョンを記録するように設計されている機能ではありませんが、他のソリューションを導入していない企業ではファイルのバージョン管理にメールを使用しているケースもあります。これにより何件ものメールを分類したり、全員が同じファイル命名規則を使用しているかもわからない状況が起こります。

メール

  • 受信トレイにはファイル履歴の基本的な記録が含まれていますが、メールがファイル バージョニング専用のサポートを提供することはありません。
  • ドキュメントを送信するごとにファイル名にバージョン番号を追加することが一般的な解決方法です。

Dropbox

  • Dropbox フォルダに保存しているファイルを右クリックします。
  • 前のバージョンを表示]を選択し、ファイル履歴のリストを表示します。
  • お探しのファイル バージョンを
    選択し、[復元]をクリックします。

Dropbox はバージョニング ファイル システムをしっかり構築し、自動化しています。メールベースのソリューションとは異なり、Dropbox はファイルの旧バージョンと最新バージョンを関連させています。これにより、面倒なくファイルの履歴を閲覧することが可能です。また Dropbox ではこうした処理をユーザーが行う必要がないため、ファイルの旧バージョンを復元する必要がない限り、バージョン管理のことを考える必要もありません。

小規模チームの場合、メールは「特に問題なく使える機能」ですが、しっかりとしたバージョニング ファイル システムは便利さだけではなく安全性も提供します。メールを削除することは簡単です。メール サーバーがストレージを制限している場合は、有無を言わさずメールを削除しなくてはならない場合もあります。また、添付ファイルを含むメッセージを一度削除してしまうと、そのバージョンのドキュメントを復元することはできません。チームが注意を払わないと、データ紛失に繋がる可能性もあります。


モバイル デバイスからファイルにアクセスするには?

モバイル デバイスでのファイル共有にメールを使用する場合、デスクトップ コンピュータで行う場合と同様のメリットとデメリットがあります。チーム メンバーが仕事にモバイル デバイスをお使いになる場合、メールのアクセス設定はすでに完了しているため余分な操作を行う必要はありませんが、ファイルの最新バージョンを維持する上での問題があります。

メール

  • モバイル デバイスでメール アプリを開きます。
  • ファイルが添付されているメッセージを探します。
  • ファイルをダウンロードし、希望のアプリケーションでファイルを編集します。
  • 完了後に、更新したファイルをチームに送信します。

Dropbox

  • Dropbox モバイル アプリを
    ダウンロードします。
  • アカウントにログインして、Dropbox モバイル アプリでドキュメントをプレビューできます。
  • Dropbox 対応の Microsoft Office のようなモバイル アプリを使えば、すべてのデバイスで更新内容を同期できます。

モバイル デバイスで使用するメールに比べ Dropbox を使用する上での最大のメリットは、わかりやすいファイル システムを導入していることです。必要なファイルを多数のメールから探す代わりに、Dropbox を使えば使い慣れたフォルダ/ファイル構造でドキュメントを整理することができます。Dropbox モバイル アプリでは、ファイルの最新バージョンを簡単にプレビューできます。ファイル編集をする度に添付ファイルを送信する必要がないため、受信トレイも整理しやすくなります。