アジェンダと議事録テンプレート

議事録の作成は、会議の重要な内容に焦点を当てて、その情報を他の人にどう伝えるか整理することから始まります。効果的な議事録があると、全員が話し合った内容を見直して方向性を揃えることができますが、このような議事録を作成する最善の方法は、会議の開始前にしっかりと枠組みを準備しておくことです。まず、Dropbox の議事録テンプレートを使って会議の議題と参加者のリストを記載したドキュメントを作成することから始めましょう。会議中は、具体的に何について話しているか、誰が話しているかを記録していきます。会議終了時には、アクション アイテムと締め切りを @メンションで追加し、必要に応じて関連情報のリンクを記載します。最後に、会議の参加者にドキュメントを共有します。

Dropbox Paper を使用すれば、Dropbox で簡単に議事録テンプレートを作成できます。Paper では、既存の議事録テンプレートを使用できますが、新しい Paper ドキュメントを作成し、それを元に独自の議事録や議題テンプレートを作成することもできます。Paper ドキュメントの右上に、オプションを表示できる 3 つのドットがあるので、このドットをクリックし、［テンプレートにする］を選択してください。表示される画面で、その Paper ドキュメントを元に独自のテンプレートを作成できます。作成したテンプレートは繰り返し再利用できるので、会議のたびにゼロから議事録を作り直す必要がなく、毎回同じ形式の議事録を作成できます。

Dropbox ではすべての情報を 1 か所で整理できるため、議事録の管理もスムーズです。議事録を管理する効果的な方法の 1 つは、議事録（およびその他の重要なドキュメント）用に、チームの全員が簡単にファイルを共有して閲覧できる整理されたファイリング システムを作ることです。またこの操作により、チームはより効果的に共同作業ができるようになります。チーム メンバーは、補足コメントを追加する、あるいは重要なアクション アイテムを追加するなどして、簡単に議事録を編集できます。

議題別に分類することで、よりわかりやすく議事録を整理できます。職場での会議の種類は、おそらく 1 つではありません。たとえば、半年に 1 度の取締役会、月ごとや四半期ごとのブレインストーミング会議、毎週行われる 1 対 1 の面談、採用面接、あるいは詳細なメモが必要な研修セッションなどがあります。Dropbox に「会議」フォルダを作成し、その下に会議の種類ごとにサブフォルダを作成すれば、どんな種類の会議であっても重要な議事録がどこにあるのか常に把握できます。