アジェンダと議事録テンプレート

毎月の取締役会、週次定例、ブレインストーミング セッションなど、各種会議に使える直感的な議事録テンプレートを利用すれば、議事録作成はもう半分完了です。
出席者、議題、議論のポイントが一覧になった議事録テンプレート

全員で同じ情報を共有する

会議の内容を追加するだけ

あらかじめ設定されたテキストを参考にしながら、会議の流れに沿って会議の日付、出席者、議題、ディスカッション内容、実行項目を入力するだけ。便利な議事録テンプレートを無料で利用できます。

チームをドキュメントに招待

クラウド ベースの議事録テンプレートでファイル共有をシンプルに。ハード ドライブへの保存も、メールへの添付も必要ありません。会議の参加者をドキュメントに招待すれば完了です。

リアルタイムで共同編集

招待が完了すると、チーム メンバーは議事録を見てコメントを追加できます。編集権限のあるメンバーは、テキストの変更、ホワイトボードを撮影した写真の追加も可能です。

会議メモをより良くするための 4 つのヒント

Dropbox Paper の議事録テンプレート
1. 会議の前に議事録用のドキュメントを準備する

公式の会議でも非公式の会議でも、このテンプレートは会議の前に情報を整理し、明確な議題を用意して全員が同じ情報を共有できるように設計されています。Dropbox Paper ドキュメントを元にしているので、予定表のイベントにリンクすることも、便利なキーボード ショートカットを使用することも可能です。

2. リンクを設定して情報を補足する

補足情報を伝えるための書類がある場合は、リンクを設定してすぐに参照できるようにしましょう。会議の前に会議メモのドキュメントを共有すれば、背景を十分に理解して話し合いをすることができます。

3. 重要なポイントを強調する

画像や Dropbox ファイルを追加して、話し合った内容の裏づけや例を示せば、メモの内容がさらにわかりやすくなります。Paper モバイル アプリでホワイトボードや付箋の写真を撮って、会議メモに自動で配置することもできます。

4. 決定事項とタスクを記録する

テンプレートのタスク機能を使えば、プロジェクトの各ステップをリスト化し、次の会議までのアクション アイテムのフォローアップや進捗管理ができるので便利です。角カッコ([ ])を入力してスペース キーを押すと、チェックボックスを簡単に作成できます。チーム メンバーにタスクを割り当てるには、@ マークとメンバーの名前を入力するだけです。

チームでアイデアを出しあう

Dropbox Paper の議事録テンプレートは、チームのクリエイティブな仕事やアイデアの共有をサポートする共同作業用ツールです。議事録作成のほか、タスクの割り当て、創造的なアイデアの開発、プロジェクトの管理を簡単に進められます。Paper をプロジェクトの拠点として使用することで、その場にいなくてもアイデアや考え方を共有できます。

ミーティングでアイデアとビジュアル アセットを共有している複数のユーザー

よくある質問

議事録の作成は、会議の重要な内容に焦点を当てて、その情報を他の人にどう伝えるか整理することから始まります。効果的な議事録があると、全員が話し合った内容を見直して方向性を揃えることができますが、このような議事録を作成する最善の方法は、会議の開始前にしっかりと枠組みを準備しておくことです。まず、Dropbox の議事録テンプレートを使って会議の議題と参加者のリストを記載したドキュメントを作成することから始めましょう。会議中は、具体的に何について話しているか、誰が話しているかを記録していきます。会議終了時には、アクション アイテムと締め切りを @メンションで追加し、必要に応じて関連情報のリンクを記載します。最後に、会議の参加者にドキュメントを共有します。

Dropbox Paper を使用すれば、Dropbox で簡単に議事録テンプレートを作成できます。Paper では、既存の議事録テンプレートを使用できますが、新しい Paper ドキュメントを作成し、それを元に独自の議事録や議題テンプレートを作成することもできます。Paper ドキュメントの右上に、オプションを表示できる 3 つのドットがあるので、このドットをクリックし、[テンプレートにする]を選択してください。表示される画面で、その Paper ドキュメントを元に独自のテンプレートを作成できます。作成したテンプレートは繰り返し再利用できるので、会議のたびにゼロから議事録を作り直す必要がなく、毎回同じ形式の議事録を作成できます。

Dropbox ではすべての情報を 1 か所で整理できるため、議事録の管理もスムーズです。議事録を管理する効果的な方法の 1 つは、議事録(およびその他の重要なドキュメント)用に、チームの全員が簡単にファイルを共有して閲覧できる整理されたファイリング システムを作ることです。またこの操作により、チームはより効果的に共同作業ができるようになります。チーム メンバーは、補足コメントを追加する、あるいは重要なアクション アイテムを追加するなどして、簡単に議事録を編集できます。

議題別に分類することで、よりわかりやすく議事録を整理できます。職場での会議の種類は、おそらく 1 つではありません。たとえば、半年に 1 度の取締役会、月ごとや四半期ごとのブレインストーミング会議、毎週行われる 1 対 1 の面談、採用面接、あるいは詳細なメモが必要な研修セッションなどがあります。Dropbox に「会議」フォルダを作成し、その下に会議の種類ごとにサブフォルダを作成すれば、どんな種類の会議であっても重要な議事録がどこにあるのか常に把握できます。

Dropbox で議事録を最大限に活用

注:コンテンツは一部の言語でご利用いただけない場合があります

オフィス内でノートパソコンを見ながら立ち話をする共同編集者

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議事録テンプレートを自分で作れます

次の会議に向けて議事録のカスタマイズが必要ですか?Paper なら、見出しやセクションを自由に選んで、無駄がなくプロフェッショナルな印象の議事録テンプレートを作成できます。