FTP

FTP の設定方法

FTP サーバーの設定や利用するチーム メンバーの設定が複雑なプロセスもあります。たとえば、各 FTP アカウントに付与するシェル アクセスとファイル システムのアクセス権限の種類を決定するなど、技術的な専門知識が必要になります。また、チーム メンバーも FTP クライアント プログラムの使い方を習得しなければなりません。

FTP

  • FTP サーバーを購入します。
  • サーバーの管理者パネルにログインします。
  • ユーザーごとに FTP アカウントを作成します。
  • 各ユーザーのコンピュータに FTP ソフトウェアをインストールします。

Dropbox

  • Dropbox に登録します
  • Dropbox アプリケーションをダウンロードします

Dropbox は誰でも簡単に使うことができます。ファイルはクラウドに保管される
ため、サーバーを経由する必要もありません。また、複雑な FTP ソフトウェアとは対照的にソフトウェアの設定も最小限で済むため、チームは重要なタスクに集中して取り組むことができます。


チーム メンバーとファイルを共有するには?

手動による操作が欠かせない FTP を使用すると、チーム メンバーは何度も
ファイルをやり取りしなければなりません。メンバーがファイルに変更を加える
度に、FTP サーバーにそのファイルをアップロードして再度共有し、他のメンバーはファイルの最新バージョンをまたダウンロードしなければなりません。編集内容を頻繁に共有するチームの場合はこの一連の操作を繰り返さなければならず、作業が滞ってしまう可能性があります。

FTP

  • FTP ソフトウェアを開きます。
  • サーバーの URL、ポート、FTP アカウントのユーザー名とパスワードを入力します。
  • サーバーに接続します。
  • FTP ソフトウェアのファイル ブラウザを使用してコンピュータ上のファイルを参照します。
  • ファイルをサーバーにアップロードします。
  • FTP サーバーにログインしてファイルを自分のコンピュータにダウンロードするよう、チーム メンバーに通知します。
  • ファイル更新の度にこのプロセスを繰り返します。

Dropbox

  • Dropbox 内に新規フォルダを作成し、チームと共有するドキュメントを保存します。
  • フォルダを右クリックし、チーム メンバーとフォルダを共有します。
  • コンピュータ上の共有フォルダにファイルを保存します。チーム メンバーの Dropbox フォルダにファイルが自動的に表示されます。
  • 他のユーザーがそのファイルを
    更新する度に、ユーザー全員の
    ファイルも自動的に更新されます。

Dropbox では共有フォルダを 1 回設定するだけで準備が完了し、その後に行う共同作業はすべて自動的に同期されます。メンバー全員がファイルの各自のコピーに編集を加えることができ、他のメンバーがファイルを編集すると、全員のコンピュータに編集内容が自動的に反映されます。競合の心配も不要です。


顧客とファイルを共有するには?

FTP をお使いになると、顧客とのファイル共有が難しい場合があります。顧客にドキュメントの変更を許可しない場合は、顧客の FTP アカウントのアクセス権限を読み取り専用にする必要があります。また、顧客に閲覧を許可する社内用ファイルを制限する必要もあります。これを実現するには、会社のシステム管理者が FTP サーバーのファイル システムへのアクセス権限を慎重に設定しなくてはなりません。

FTP

  • 顧客のコンピュータに FTP ソフトウェアをインストールしてもらいます。
  • 顧客向けの FTP アカウントを作成します。この際、設定は次の点に留意して慎重に行う必要があります。
    • アカウントのアクセス権限は
      読み取り専用にする
    • 特定のファイルにのみアクセスできる設定にする
  • FTP のログイン情報とサーバー上のファイルへのパスを顧客に送信します。
  • これで、チーム メンバーと同様に、顧客も指定したファイルをダウンロードできるようになります。

Dropbox

  • Dropbox フォルダ内のお好きなファイルを右クリックします。
  • メニューから[Dropbox リンクを共有]を選択し、共有可能なリンクを作成します。
  • 作成したリンクを顧客に送信します。リンク先のファイルはすべてのウェブ ブラウザで閲覧、ダウンロードすることが可能です。

Dropbox では、チームのファイルと顧客のファイルを簡単に区別して管理することができます。共有リンクは、チームで共有している Dropbox フォルダからは完全に独立しているため、顧客がアクセスできるファイルを簡単に制御することができます。追加のソフトウェアも必要ないため、顧客は新しいシステムの使い方を習得しなくてもファイルにアクセスすることができます。また、Dropbox Pro Dropbox Business をお使いの場合は、共有リンクにパスワードや有効期限を設定することも可能です。さらに、ドキュメントへのアクセスを取り消したい場合は、いつでもリンクを無効にすることができます。


他のユーザーと同じファイルで共同作業をするには?

複数のユーザーが同じファイルで作業をすると、競合が発生してしまいます。どちらの編集内容を採用すべきでしょう?たとえば、2 人のユーザーが同じドキュメントを編集しているとします。1 人が更新を終えて、ファイルを FTP サーバーにアップロードします。しばらくして、もう 1 人のユーザーが同じように更新したファイルを FTP サーバーにアップロードすると、最初のユーザーが苦労して編集した内容がすべて消えてしまいます。

FTP と Dropbox ではこの問題の対処方法が大きく異なります。

FTP

  • FTP は競合の解決に対応していません。
  • ファイルの最新コピーで、他のユーザーの作業内容が上書きされてしまいます。
  • 一度に編集できるユーザーを 1 人だけに指定する必要があります。

Dropbox

  • 競合が発生しても、Dropbox が両方のコピーを保存します。
  • 競合コピーが保存されるので、両方のユーザーの編集内容を確認して、どのようにまとめるか判断できます。

FTP の場合、競合は避けられない問題です。ヒューマン エラーを防ぐには、常に 1 人のユーザーだけが編集できるワークフローを実施する以外に方法はありません。

それに対し Dropbox の場合、競合コピーがデータの紛失を防ぐセーフティー ネットとしての役目を果たしています。競合する内容があれば Dropbox が知らせてくれるので、いくつものファイルをチェックしたり、他のユーザーのデータを上書きしたりする手間がなくなります。


ファイルの旧バージョンを管理するには?

FTP サーバーには、各ファイルの最新バージョンが 1 つだけ保存されます。ファイルの履歴という概念がないため、データ紛失の恐れがあります。たとえば、あるユーザーが一部の情報を削除して、そのドキュメントをサーバーに再アップロードすると、変更前のドキュメントは完全に消えてしまいます。

FTP

  • FTP はファイルのバージョン管理に対応していません。
  • 一般的な解決方法はファイルの
    コピーを作成して、ファイル名に
    バージョン番号を追加することです。

Dropbox

  • Dropbox フォルダに保存しているファイルを右クリックします。
  • 前のバージョンを表示]を選択し、ファイル履歴のリストを表示します。
  • お探しのファイル バージョンを
    選択し、[復元]をクリックします。

ファイルを Dropbox に保存していれば、すべての編集内容が記録されます。重要データを誤って削除してしまった場合でも、数回クリックするだけで元に戻すことができます。ファイル共有と同様にバージョン管理も自動で行われるので、ファイルの旧バージョンを復元する必要がない限り、バージョン管理のことを考える必要もありません。


モバイル デバイスからファイルにアクセスするには?

FTP にはモバイル デバイスでもコンピュータと同様の制限があります。モバイル デバイスでも専用の FTP ソフトウェアが必要で、ユーザーが編集する度にファイルを手動で同期しなければなりません。

FTP

  • モバイル デバイスに FTP ソフトウェアをインストールします。
  • FTP サーバーに接続してファイルをダウンロードします。
  • チームと変更内容を共有するには、毎回ファイルを手動でダウンロード/アップロードする必要があります。

Dropbox

  • Dropbox モバイル アプリを
    ダウンロードします。
  • アカウントにログインすると、Dropbox モバイル アプリ内で
    ドキュメントをプレビューできます。
  • Dropbox 対応の Microsoft Office のようなモバイル アプリを使えば、すべてのデバイスで更新内容を同期できます。

Dropbox は iOS、Android、Windows 搭載のスマートフォンやタブレットなど、
ほとんどのモバイル デバイスでご利用いただけます。また、Dropbox ウェブサイトからもアクセス可能です。Dropbox モバイル アプリをインストールすると、ファイルの閲覧やサードパーティー製アプリでのファイル編集、顧客に送信する共有リンクの作成もできます。