Dropbox スタート ガイド:チーム メンバーの招待メール用テンプレート

チームの Dropbox Business への移行をスムーズに進めるには、全員に連絡して現状を把握してもらうことが不可欠です。チーム メンバーの追加と連絡が簡単になるように、Dropbox は特に重要なポイントをまとめたメール テンプレートを用意しました。こちらからテンプレート メッセージのリストを参照するか、ご自身でメッセージを作成してください。

この記事内のセクション:

招待に関する事前通知メール

管理者の方は、Dropbox Business を導入する 1~2 週間前に Dropbox の招待に関するお知らせを前もって送信することをおすすめします。

件名:お知らせ - ファイルのアクセスと共有の一元管理がまもなく開始

[INSERT COMPANY NAME] は、まもなく Dropbox Business を導入します。これは、チームの整然とした業務ファイル管理と円滑な共同作業を実現し、会社のデータのセキュリティ強化にもつながるツールです。[INSERT DATE]に Dropbox より招待メールが届く予定です。

Dropbox 導入の主なメリット:

  • ビジネス用ファイルをすべて一元的に保管してアクセスできる
  • 誰とでも簡単かつ安全にファイルの共同作業が進められる
  • VPN を使わなくともファイルにリモートアクセスできる

ユーザー側で必要となる手順:

  • Dropbox からのメールを確認し、招待を承諾します。
  • 登録プロセスのプレビューを確認し、既存のファイルが適切な場所に保存されることを確認するために、こちらのオンボーディング手順をよく読みます。
  • [INSERT COMPANY NAME] のメール アドレスで別の Dropbox アカウントをすでにお持ちの方は、Business アカウントにアップグレードして追加の機能とスペースにアクセスしてください。ビジネス用ファイルと個人用ファイルを区別することができます。
  • 自分のペースで進められるトレーニングを受けて Dropbox の使用方法を学んでください。

ご不明な点については、ADMIN@COMPANYNAME.COM にお問い合わせください。

管理コンソールからチーム メンバーを招待する

Dropbox Business の管理コンソールからチームにメンバーを招待する当日(または前日)にこのメールを送信してください。

件名:[COMPANY] Dropbox チームご参加のお願い

[INSERT COMPANY NAME] は、会社のファイルを一括して保管、アクセス、共有するためのソリューションとして Dropbox Business を選択しました。[本日/明日]、メールによる招待が届く予定です。高度な共同作業機能とリモート アクセス機能をフル活用するには、招待メールで[チームに参加する]を選択し、手順に沿って登録してください。

個人用の Dropbox アカウントをすでに仕事で使用している場合はどうなりますか?

これからは個人用アカウントの容量を仕事に使う必要がなくなります!今回提供する Dropbox Business アカウントをご利用いただくと、チーム メンバーだけでなく外部のパートナーとも大容量のファイルを共有し、共同作業をしやすくなります。なおチームに参加する際には、以前のアカウントに保存していたファイルの移行先を選択できます。「[INSERT COMPANY NAME] の Dropbox にファイルを保存する」を選択すれば、アップロードし直したり、共有し直す必要はありません!

有料プランで Dropbox を使用しています。支払った料金はどうなりますか?

問題ありません。[INSERT COMPANY NAME] の Dropbox Business アカウントに参加すると、アカウントの残額を Dropbox が自動的に払い戻します。既存アカウントの移行の詳細については、Dropbox のヘルプ センターをご覧ください。

自分の Dropbox アカウントに個人用ファイルを保存している場合はどうなりますか?

仕事用のメール アドレスを使用して Dropbox に登録している方は、チームに参加するときに個人用のメール アドレスを使用して別の個人用 Dropbox アカウントを作成してください。そちらに元の個人用アカウントのファイルを移動することができます。ファイルの移動先を確認するメッセージが表示されたら、[ファイルを新しい Dropbox(個人用)に移動する]を選択してください。

個人のメール アドレスで Dropbox アカウントに登録している場合、[INSERT COMPANY NAME] のビジネス用アカウントが個人用アカウントに影響を与えることはありません。個人のファイルは非公開(あなたのみ閲覧可能)となります。また、個人用とビジネス用の Dropbox アカウントをリンクさせると、個人用とビジネス用のファイルを区別しながら、どこからでも両方のファイルにアクセスすることができます。

チームへの参加については、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。

自分のペースで進められるトレーニングを受けると、新しい Dropbox Business アカウントの詳しい使用方法がわかります。

何卒よろしくお願いいたします。

[ADMIN NAME]

リマインダー メール(管理コンソールから招待を送信した場合)

1 週間たっても招待を承諾していないメンバーがいる場合、このテンプレートを使用してリマインダー メールを送信してください。

件名:[COMPANY] の Dropbox ご参加のお願い(再送)

[INSERT COMPANY NAME] は、チームの整然とした業務ファイル管理と会社データのセキュリティ強化を目的として Dropbox Business を導入しました。Business アカウントへの参加をお願いするメールが届いているはずですが、まだご登録されていないようです。数分のシンプルな手順ですので、どうぞご参加ください。

[INSERT DATE]までに Dropbox Business の招待を承諾してください。チームとすぐに共同作業し、ファイルにリモート アクセスできるようになります。チームへの参加方法についてご質問がある場合は、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。招待メールが見当たらない、またはご不明な点がある場合には、このメールに返信いただくか [INSERT EMAIL] までお問い合わせください。

Dropbox Business チームに参加するメリットは何ですか?

  • 場所を問わずどのデバイスからでもファイルにアクセス
  • 削除してしまったファイルや前のバージョンを復元 
  • 添付ファイルの容量制限を気にすることなく大容量ファイルを送信
  • 追加ソフトウェアをダウンロードしなくとも 150 種以上のファイル形式のプレビュー表示とコメント編集が可能
  • 利用できるストレージ容量が増加

新しい Dropbox Business アカウントの使用方法については、自分のペースで進められるトレーニングにアクセスしてください。

何卒よろしくお願いいたします。

[ADMIN NAME]

SSO からチーム メンバーを招待する

Dropbox を SSO 認証プロバイダーと統合している場合、このテンプレートを使用して新しいメンバーをチームに招待してください。

件名:[COMPANY] Dropbox チームご参加のお願い

[INSERT COMPANY NAME] は、会社のファイルを一括して保管、アクセス、共有するためのソリューションとして Dropbox Business を選択しました。高度な共同作業機能とリモート アクセス機能をフル活用するには、こちらをクリックして仕事用のメール アドレスで登録し、シングル サインオンを通じて認証してください。

個人用の Dropbox アカウントをすでに仕事で使用している場合はどうなりますか?

これからは個人用アカウントの容量を仕事に使う必要がなくなります!今回提供する Dropbox Business アカウントをご利用いただくと、チーム メンバーだけでなく外部のパートナーとも大容量のファイルを共有し、共同作業をしやすくなります。なおチームに参加する際には、以前のアカウントに保存していたファイルの移行先を選択できます。「[INSERT COMPANY NAME] の Dropbox にファイルを保存する」を選択すれば、アップロードし直したり、共有し直す必要はありません!

有料プランで Dropbox を使用しています。支払った料金はどうなりますか?

問題ありません。[INSERT COMPANY NAME] の Dropbox Business アカウントに参加すると、Pro/Plus プランの残額を Dropbox が自動的に払い戻します。既存アカウントの移行の詳細については、Dropbox のヘルプ センターをご覧ください。

自分の Dropbox アカウントに個人用ファイルを保存している場合はどうなりますか?

仕事用のメール アドレスを使用して Dropbox に登録している方は、チームに参加するときに個人用のメール アドレスを使用して別の個人用 Dropbox アカウントを作成してください。そちらに元の個人用アカウントのファイルを移動することができます。ファイルの移動先を確認するメッセージが表示されたら、[ファイルを新しい Dropbox(個人用)に移動する]を選択してください。

個人のメール アドレスで Dropbox アカウントに登録している場合、[INSERT COMPANY NAME] のビジネス用アカウントが個人用アカウントに影響を与えることはありません。個人のファイルは非公開(あなたのみ閲覧可能)となります。また、個人用とビジネス用の Dropbox アカウントをリンクさせると、個人用とビジネス用のファイルを区別しながら、どこからでも両方のファイルにアクセスすることができます。

新しい Dropbox Business アカウントの使用方法については、自分のペースで進められるトレーニングにアクセスしてください。

何卒よろしくお願いいたします。

[ADMIN NAME]

リマインダー メール(SSO から招待を送信した場合)

1 週間たっても SSO の招待を承諾していないメンバーがいる場合、このテンプレートを使用してリマインダー メールを送信してください。

件名:[COMPANY] の Dropbox ご参加のお願い(再送)

[INSERT COMPANY NAME] は、チームの整然とした業務ファイル管理と会社データのセキュリティ強化を目的として Dropbox Business を導入しました。Business アカウントにご参加をお願いするメールが届いているはずですが、まだ登録されていないようです。数分のシンプルな手順ですので、[INSERT DATE]までに参加するようお願いいたします。

他のメンバーと共同作業を始めるには、https://www.dropbox.com/sso にアクセスして仕事用のメール アドレスでご登録ください。登録方法についてご質問がある場合は、こちらのオンボーディング手順で詳しく説明しています。参加できない場合には、このメールに返信いただくか [INSERT EMAIL] までお問い合わせください。

Dropbox Business チームに参加するメリットは何ですか?

  • 場所を問わずどのデバイスからでもファイルにアクセス
  • 削除してしまったファイルや前のバージョンを復元 
  • 添付ファイルの容量制限を気にすることなく大容量ファイルを送信
  • 追加ソフトウェアをダウンロードしなくとも 150 種以上のファイル形式のプレビュー表示とコメント編集が可能
  • 利用できるストレージ容量が増加

新しい Dropbox Business アカウントの使用方法については、自分のペースで進められるトレーニングにアクセスしてください。

何卒よろしくお願いいたします。

[ADMIN NAME]

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