Dropbox スタートガイド:管理者用

Dropbox Business をご利用いただき、ありがとうございます!このガイドでは、新しいアカウントをセットアップするシンプルな 8 つの手順をご紹介します。Dropbox Business に移行すると、ファイルをすっきり整理してスムーズなコラボレーションが可能になるだけでなく、ファイルの保護を強化することができます。

管理者は、チーム メンバーの追加と削除、共有アクティビティの監視、会社のデータの保護といった操作が簡単に行えます。チーム メンバーがスムーズに共同作業を始められるように、以下に記載した手順を 30 日以内に完了してください。

他にチームのセットアップをお手伝いする方がいらっしゃいますか?管理者の追加や変更の仕方についてはこちらをご覧ください。

注意点

1. チームの共同作業用スペースを作成する

チーム スペースを使いやすくセットアップすれば、メンバーはすぐに Dropbox Business を活用して共同作業を始めることができます。共有ドライブのように使える、チーム用の共有ワークスペースがあり、一部のメンバーだけがアクセスできるフォルダや、チーム全員が使えるフォルダを作成できます。デフォルトの設定ではメンバー全員がアクセスできますが、フォルダごとに後から設定を変更できます。また、個人用ファイルを保存できる自分専用のフォルダもあります。

チーム スペースでフォルダを共有し、自分の作業用ファイルはメンバー フォルダに保存します。
チーム スペースでフォルダを共有し、自分の作業用ファイルはメンバー フォルダに保存します。

チーム スペースをセットアップするには、次の手順に従ってください。

  • ベースとなるフォルダ構造を作成します(あとから自由に変更したりフォルダを追加できます)。社内の組織構造をもとにフォルダをわかりやすく整理すると、使いやすいワーク スペースになります。「会計」「営業」「マーケティング」など、サブ チームごとにフォルダを追加してもいいでしょう。
  • 作業ファイルを追加します。手始めにチームで使用する各種ドキュメント、PDF、スプレッドシートを追加します。足りないファイルがあったら追加するようにチーム リーダーに依頼してください。
  • このとき、社内組織のサブ チームや部署に合わせてユーザーをグループに編成することも検討してください。

チェックマークが付いた投票箱 チーム スペースを設定する

2. 導入についてチーム全員に連絡する

スムーズに導入するには、全員に連絡して現状を把握してもらうことが不可欠です。チーム メンバーの追加と連絡が簡単になるように、Dropbox は特に重要なポイントをまとめたメール テンプレートを用意しました。こちらからテンプレート メッセージのリストを参照するか、ご自身でメッセージを作成してください。

チェックマークが付いた投票箱 テンプレートをチェックする

電球アイコン ご存知ですか?

チーム メンバーがビジネス用のメール アドレスを使用して別の Dropbox アカウントを作成している場合は、そのアカウントを Dropbox Business チームに移行することができます。

3. チームにメンバーを追加する

会社の規模によっては、全社員に導入する前に、何人かのユーザーを選定して Dropbox ツールのテストをしてもいいかもしれません。50 人未満であれば、全員で Dropbox Business の使用を開始してもおそらく問題はありません。

チームにユーザーを招待する方法は 2 つあります。

チェックマークが付いた投票箱 管理コンソールでメール アドレスを入力する (大部分のチームに適したシンプルな方法です)

チェックマークが付いた投票箱 Active Directory Connector または ID 管理パートナーを使用する(多様なインテグレーションを導入済みの会社に適していますが、あまり一般的でない方法です) 

4. Dropbox デスクトップ アプリで利便性を高める

アプリをインストールすると作成される Dropbox フォルダは、パソコンの普通のフォルダのように使えます。ドラッグ & ドロップ(または右クリック)して Dropbox フォルダにファイルを移動してください。ファイルは自動的に Dropbox にアップロードされ、Dropbox のデスクトップ アプリ、モバイル アプリ、または Dropbox のウェブサイトから、いつでもすぐファイルにアクセスできます。

チェックマークが付いた投票箱 Mac 版、Windows 版、Linux 版の Dropbox アプリをダウンロード/インストールする

電球アイコン ご存知ですか?

Dropbox Business のチーム メンバーは個人用とビジネス用の Dropbox アカウントを「ペアリング」することができます。これにより、同じデバイスで 2 つのアカウントへのアクセスが可能になります。

管理者は、Dropbox Business アカウントとメンバーの個人用 Dropbox アカウントをリンクまたはリンクを解除することができます。

5. スマート シンクでハード ドライブの容量を節約

スマート シンク機能は、Dropbox に保存したすべてのファイルやフォルダをデスクトップで閲覧/アクセスできる一方で、ハード ドライブの容量をほとんど消費しません。チームのワークフローはそのままに、ハード ドライブの使用容量を大幅に削減できます。以下のリンクから、新しいファイルをチームのパソコンに自動的にダウンロードするか、オンラインのみでアクセスするかを選択できます。

チェックマークが付いた投票箱 スマート シンクの設定を確認する

6. 追加のセキュリティ設定で手厚くチームを保護する

Dropbox は世界で広く認められている暗号化規格とセキュリティ規格に準拠していますが、デフォルトで提供される保護に加えて、以下の手順でチームとデータのセキュリティ保護を強化することを強くおすすめします。

チェックマークが付いた投票箱 チーム全体で 2 段階認証(2FA)を有効にする

チェックマークが付いた投票箱 チーム全体の共有権限を設定する

チェックマークが付いた投票箱 シングル サインオンを有効にする(Advanced チームのみ)

電球アイコン ご存知ですか?

Dropbox Business を使用すれば、会社のデータをサーバーから Dropbox に移行することができます。

7. お気に入りの効率化アプリと Dropbox をリンクする

仕事で使い慣れたアプリと Dropbox をリンクすると、ワークフローの中断が最小限に抑えられます。Google、Microsoft、Adobe、Slack、Salesforce、Atlassian など多岐にわたるアプリとのインテグレーションを提供しているので、チーム メンバーはツールの頻繁な切り替えや、繰り返しの作業から解放されます。包括的な提携パートナーのリストを確認して、手始めに 1 つサード パーティ製アプリにリンクしてみてください。

チェックマークが付いた投票箱 サード パーティ製アプリにリンクする

8. Dropbox のたくさんの機能をチェック

Dropbox の機能はファイルやフォルダの同期だけではありません。このガイドでは Dropbox を活用する上で欠かせないポイントを説明しましたが、以下の自分のペースで進められるトレーニング コースでは便利な機能をたくさん紹介しています。

チェックマークが付いた投票箱 トレーニング コースをチェックする

以上です!セットアップの手順はすべて完了しました。チームで Dropbox をご利用ください。その他の便利なリソースについては、以下のリンクをご覧ください。

チェックマークが付いた投票箱 ヘルプセンターで Dropbox の詳細を確認する

チェックマークが付いた投票箱 Dropbox サポートに連絡する

チェックマークが付いた投票箱 Dropbox が稼働しているか確認する

 

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