チーム フォルダで企業データを一括管理

チーム フォルダは、Dropbox で重要な企業データ構造を構築する場合にご利用いただけます。チーム フォルダは管理者が作成するフォルダで、企業が所有する場所でチーム メンバーや外部の協力者と同じプロジェクトを進行させる場合に、ファイルの共有先として使うことができます。

この記事では、次の操作の手順をご説明します。

  • チーム フォルダを作成する
  • チーム フォルダの同期設定を管理する
  • 特定のユーザーにアクセス権を設定する

まず、チーム フォルダを Dropbox グループと共有します。このグループには似たような業務を行うメンバーが参加します(例:ファイナンス グループ)。チーム フォルダを作成した管理者が、各グループに適切なアクセス レベル(閲覧/編集可能)を設定します。

チーム フォルダのサブフォルダはグループと自動的に共有されます。サブ フォルダは各チーム メンバーやチーム外のユーザーと共有することもできます。グループと同様に、管理者はサブフォルダの各メンバーの閲覧または編集の権限を設定することができます。

グループを開始するには次の手順に従ってください。

  1. 管理者のアカウント情報を使用して dropbox.com にログイン します。
  2. 管理コンソール]をクリックします。
  3. チーム フォルダ]をクリックします。
  4. チーム フォルダを作成する]をクリックします。
  5. チーム フォルダ名を指定します。
  6. チーム フォルダにアクセスする必要があるグループ(複数可)を追加し、そのグループに閲覧または編集のアクセス権を許可するか決定します。
    • グループを作成するには[グループ]ページにアクセスしてください。
    • グループ メンバーは、チーム フォルダとチーム フォルダ内のコンテンツにアクセスすることができます。
    • チーム フォルダは個人ではなく Dropbox グループと共有するものです。次に、企業内外の個人とチーム フォルダのサブフォルダを共有する場合についてご説明します。
  7. サブフォルダ(チーム フォルダ内にあるフォルダ)を作成するには、チーム フォルダをクリックしてアクセスします。
  8. 任意の場所を右クリックし、[新規フォルダ]をクリックします。
  9. サブフォルダ名を指定します。
  10. サブフォルダを作成したら、サブフォルダにカーソルを合わせて[アクセスを管理]をクリックします。
    • サブ フォルダは個人または他のグループと共有することができます。また、権限を[編集可能]または[閲覧可能]に変更することができます。
  11. アクセス権が適切か確認します。
  12. 企業データを一括管理するには、チーム メンバーに各自が所有する共有フォルダをチーム フォルダに移動するようにリクエストしてください。
    • 共有フォルダの所有者は、自分が所有する共有フォルダをチーム フォルダに移動することができます。この手順で、共有フォルダの所有者はファイルの所有権を自分から企業に移行することができます。

チーム フォルダの使用方法

チーム フォルダをより具体的に理解していただくため、例を挙げてご説明します。マーケティングのチーム マネージャーが年間を通してイベントをプランするプロジェクトを任されたとします。各イベントにはそれぞれ別のスタッフやチームが関わることになります。それでもイベントに関係するファイルはすべて同じ場所で管理する必要があります。こうした場合にチーム フォルダが便利です。

この例では「イベント チーム」というチーム フォルダを作成し、イベント チームのグループとだけ共有します。

企業が営業イベントを計画しているので、マーケティング マネージャーは「第三四半期の営業イベント」というサブフォルダを「イベント チーム」というチーム フォルダ内に作成します。「第三四半期の営業イベント」というサブフォルダを営業チームのグループと共有します。営業チームのグループが閲覧することができるのは「第三四半期の営業イベント」というサブフォルダのみで、「イベント チーム」というチーム フォルダにあるその他のコンテンツを見ることはできません。以下のイラストを参照してください。


営業チームを追加

最後に、マーケティング チームのマネージャーが、どのチームがチーム フォルダ「イベント チーム」内のファイルにアクセスできるか確認します。次の図では、サブフォルダである「第三四半期の営業イベント」がイベント チームのグループと自動的に共有されています。イベント チームのグループは「第三四半期の営業イベント」フォルダが保存されているチーム フォルダのメンバーだからです。イベント チームのグループには「第三四半期の営業イベント」へのアクセスが許可されます。営業チームのグループにも「第三四半期の営業イベント」の読み取り専用アクセスが許可されます。


読み取り専用に権限を変更する
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