Dropbox Business チームのチーム管理者やユーザー管理者は、 社内外のデータ共有状況を把握することができます。Dropbox は共有フォルダや共有リンクの作成、Paper ドキュメントの共有、共有フォルダへの変更内容や共有リンクの権限変更など、社内外のデータ共有アクティビティをすべて記録します。
共有アクティビティを表示する
- 管理者用アカウントで dropbox.com にログインします。
- サイドバーの［管理コンソール］をクリックします。
- アクティビティ ページには共有イベントとその他のイベントが表示されます。共有イベントのみを表示する場合は、プルダウンメニューから [共有] を選択してください。
アクティビティ ページにはチームの最近のアクティビティが表示されますが、すべてのアクティビティは表示されません。[アクティビティ] タブの [レポートを作成] をクリックすると、特定した期間のアクティビティに関するレポートを生成することができます。特定のチーム メンバーによる最近のアクティビティを表示するには、左側のサイドバーで [メンバー] をクリックし、リストからメンバーの名前を選択してください。
不明なユーザーが共有フォルダに参加した場合
共有フォルダに不明なユーザーが参加すると、管理者は［アクティビティ］タブからこの状況を確認できるほか、このユーザーを招待したユーザーも特定することができます。
記録されるイベントの種類
次の場合に共有フォルダのイベントが記録されます。
- 共有フォルダを作成した場合
- フォルダに他のユーザーを招待した場合
- フォルダに参加した場合
- フォルダからユーザーを削除した場合
- フォルダに参加している別のユーザーの役割を変更した場合
- フォルダの所有権を他のユーザーに譲渡した場合
- フォルダの共有を解除した場合
- フォルダの共有許可権を変更した場合
- 管理コンソールで共有フォルダの共有許可権を変更した場合
- 共有フォルダをビジネス用から個人用アカウントに移動した場合（その逆も同様） - 特に、フォルダ レベルの設定やチーム レベルの設定でチーム外のユーザーとの共有が許可されている場合
次の場合に共有ファイルのイベントが記録されます。
- 追加したとき
- ダウンロードしたとき
- 編集したとき
- プレビューしたとき
- 削除したとき
- 完全に削除したとき
- 復元したとき（ファイルの削除を取り消したときや、元の場所に移動したとき）
- 元に戻したとき（ファイルを編集を加える前のバージョンに戻したとき）
- 名前を変更したとき
- 移動したとき（ファイルをフォルダ間で移動したとき）
- コピーしたとき
- ロールバックしたとき（ユーザーのアカウントを過去のある時点までロールバックし、ロールバックによりファイルが影響を受けたとき）
共有リンクのイベントが記録される場合:
- チーム メンバーがリンクを作成または共有した場合
- チーム メンバーが所有している共有フォルダからチーム外のユーザーがリンクを作成/共有した場合
- 他社製アプリを使用してリンクが共有または作成された場合
- チーム メンバーがリンクを削除した場合
- チーム メンバーがリンクの可視性を変更した場合
- チーム メンバーがリンクにパスワードや有効期限を設定した場合
- 管理コンソールで管理者が共有リンクの共有許可権を変更した場合
- チーム メンバーが共有したリンクからファイルを開いたり保存した場合
ファイル リクエストのイベントが記録される場合:
- チーム メンバーがファイル リクエストを作成した場合
- チーム メンバーがファイル リクエストにアップロードされたファイルを受け取った場合
Paper の共有イベントが記録される場合：
- Paper ドキュメントやフォルダがチーム メンバーと共有/共有解除された場合
- チームで所有している Paper ドキュメントやフォルダがチーム外のユーザーと共有/共有解除された場合
- チーム メンバーが Paper ドキュメントを閲覧した場合
- チーム外のユーザーが Paper ドキュメントを閲覧した場合
- チーム メンバーが Paper ドキュメントでメンションされた場合
- チーム外のメンバーがチームで所有している Paper ドキュメントでメンションされた場合
- Paper ドキュメントのデフォルトの共有設定が変更された場合
- Paper ドキュメントのメンバーに対する権限が変更された場合
- チーム メンバーやチーム外のユーザーから Paper ドキュメントへのアクセスをリクエストされた場合
リンクにアクセスしたり、Dropbox アカウントにファイルを追加したアクティビティは、アクティビティ レポートのみで報告されます。チーム メンバーだけでなく、チーム外のユーザーが各自の Dropbox でリンクを開いたり追加した場合もイベントが記録されます。
メンバーには共有フォルダへのアクセス権があり、いつでも共有フォルダから退会したり再度追加したりできるため、共有監査ログではこのアクティビティをトラックしません。
共有アクティビティと Public フォルダ
以前からアカウントを所有しているチーム メンバーは、Dropbox のレガシー機能である Public フォルダを所有している場合があります。Public フォルダ内の共有アクティビティは記録されないため、チーム メンバーのアカウントで Public フォルダをオフにすることができます。
管理者用ダッシュボードで共有アクティビティを表示する
長期にわたるチームの共有アクティビティの詳細を確認したい場合は管理者用ダッシュボードをお使いください。ダッシュボードは、チームが作成したリンク数やアクティブ状態にある共有フォルダ数など、使用統計の全般情報を提供しています。管理者用ダッシュボードの詳細については、こちらをご覧ください。
