チーム向け選択型同期の利用方法

チーム向け選択型同期とは、Dropbox Business 管理者向けのフォルダ管理機能です。チーム管理者がチーム フォルダ(またはチーム スペースのメンバー フォルダ以外のフォルダ)用に選択型同期のデフォルト設定を作成できる機能です。このデフォルト設定後は、該当するフォルダにアクセスできる Dropbox Business チームの新メンバー全員に適用されます。

  • 重要:選択型同期のデフォルト設定は管理コンソールでチーム管理者が管理できるフォルダであればどのフォルダでも設定できます。チーム フォルダに適用されるチームもあれば、新しいチーム スペース内のすべてのフォルダ(メンバー フォルダ以外のフォルダ)に適用されるチームもあります。この記事では、これら 2 種類のフォルダを「管理者が管理しているフォルダ」とします。

チーム向け選択型同期は選択型同期と似ていますが、チームで管理者が管理しているフォルダ向けの機能です。選択型同期では、ユーザーが dropbox.com のどのフォルダをパソコンのハード ドライブ上の Dropbox フォルダに同期するかを選択できます。チーム向け選択型同期では、Dropbox Business のチーム メンバーが最初にアカウントをリンクしたときに、メンバーのパソコンにどのフォルダを同期させるかを管理者が一元的に管理します。

なお、dropbox.com からであればチーム メンバー全員が、同期しているフォルダにも同期していないフォルダにもアクセスできます。

既存のフォルダを「同期していない状態で開始」する方法

管理者が管理しているフォルダは、デフォルトで同期するよう設定されます。特定のフォルダでこの設定を変更する方法は次のとおりです。

  1. チーム管理者のアカウント情報を使用して Dropbox Business にログインします。
  2. 管理コンソール]をクリックします。
  3. チーム フォルダ](場合によっては[コンテンツ])をクリックします。
  4. 同期設定を作成するフォルダ名の横にある[...](省略記号)をクリックします。
  5. 同期のデフォルト設定を変更]をクリックします。
  6. 同期していない状態で開始]を選択して[保存]をクリックします。

:

  • 既存のフォルダのメンバーがすでに独自の選択型同期設定を設定済みの場合、その設定を変更することはできません。
  • デフォルトでは、管理者が管理しているフォルダが同期している状態で開始します。つまり、dropbox.com と メンバーのパソコン上にある Dropbox フォルダの両方にフォルダが表示されます。
  • チームでスマート シンクを利用している場合、管理者が管理しているフォルダは、スマート シンクの設定に従ってオンラインのみまたはローカルで同期します。
  • 同期した状態で開始]に変更しても、既存のメンバーのパソコンに自動的にフォルダが表示されるわけではありません(この設定は新しいメンバーにのみ適用されます)。
  • 同期していない状態で開始]に変更しても、既存のフォルダ メンバーのパソコンからフォルダが削除されることはありません。
  • 同期していない状態で開始]を選択すると、同期していないフォルダにも dropbox.com でアクセスできる旨をそのフォルダの新しいメンバーに通知します。

新しいフォルダを同期していない状態で開始する方法

管理者が管理しているフォルダは、デフォルトで同期するよう設定されます。ただし、新しいフォルダを作成する際に、管理者はこの設定をデフォルトで同期しないよう変更できます。同期しない新しいフォルダは、チーム メンバーのパソコンに自動的に表示されなくなりますが、dropbox.com からは引き続きアクセスできます。

新しいフォルダをデフォルトで同期しないよう設定するには:

  1. チーム管理者のアカウント情報を使用して Dropbox Business にログインします。
  2. 管理コンソール]をクリックします。
  3. チーム フォルダ](場合によっては[コンテンツ])をクリックします。
  4. チーム フォルダを作成](オプションによっては[フォルダを作成])をクリックします。
  5. フォルダ名を入力し、[同期していない状態で開始]の横にあるチェックボックスをオンにします。
  6. 作成]をクリックします。

チーム向け選択型同期が適用されるフォルダは?

チーム向け選択型同期は管理者が管理しているフォルダに適用されます。つまり、チーム フォルダ(または新しいチーム スペース内のフォルダ)とその 1 つ下位にあるサブフォルダが対象となります。

たとえば、「マーケティング」というフォルダがあって、その中に「戦略」と「プロジェクト」というサブフォルダがあるとします。チーム向け選択型同期では、この 3 つのフォルダすべてにデフォルトの設定を作成できます。

:サブフォルダを 1 つでも同期させたい場合は、メイン フォルダも同期するよう設定する必要があります。つまり、上記の例で「プロジェクト」フォルダを同期させたいときは、「マーケティング」フォルダも同期するように設定しなければなりません。

一部のチーム メンバーが、同期していない状態で開始したフォルダにアクセスする必要がある場合は?

一部のチーム メンバーがフォルダをパソコンに同期する必要がある場合は、普通の選択型同期機能を使用してください。選択型同期なら、他のメンバーのデフォルト設定まで変更されることはありません。

:dropbox.com でなら同期していないフォルダにもチーム メンバー全員がアクセスできます。

チーム向け選択型同期のデフォルトを設定できるユーザーは誰ですか?

チーム管理者のみが同期のデフォルトを設定したり、既存のデフォルト設定を変更したりできます。

:チーム メンバーは自分がアクセスできるフォルダであれば、デフォルト設定後も選択型同期を使ってフォルダを同期することができます。こうして手動で変更することで、チームの選択型同期のデフォルト設定が変更されますが、他のチーム メンバーの設定まで変更されることはありません。

チーム メンバーのパソコンにすでに同期されているフォルダを削除したり、同期を解除したりできますか?

チーム向け選択型同期のデフォルト設定を遡って適用することはできません。チーム メンバーがすでにフォルダをパソコンに同期している場合、同期の新しいデフォルト設定がそれまでの設定を上書きして変更してしまうことはありません。

メンバーのフォルダへのアクセスを削除するには 3 つの方法があります。

チーム向け選択型同期とスマート シンクの両方を使う場合は?

チーム向け選択型同期のデフォルト設定がスマート シンクの設定に影響することはありません。同期していない状態で開始したフォルダはメンバーのパソコンには表示されません(そのため、スマート シンクの影響を受けません)。同期した状態で開始されるフォルダは、パソコンのスマート シンクの設定に従って同期されます。

スマート シンクよりもチーム向け選択型同期の方が便利なときはありますか?

社員のパソコンの容量を節約しながら、会社のファイルに簡単にアクセスできるスマート シンクは、ほとんどの Dropbox Business チームにとって便利な機能ですが、スマート シンクの場合、パソコン上にファイルのプレースホルダ アイコンが作成されます(ファイルをローカルにダウンロードしていなくても、すべてのファイルがパソコン上に表示されます)。

迅速なデプロイメントとチーム メンバーによる操作の手間を省きたい場合には、チームの選択型同期の方が便利なこともあります。チームの選択型同期なら、管理者が必要だと判断したフォルダのみチーム メンバーのパソコンに表示されます。

どちらの同期方法が最適か迷った場合は、選択型同期についての詳しい説明と、パソコンで同期した状態で開始できるファイル数を確認してください。

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