ストレージ デバイス

ファイル共有ソリューションとしてストレージ デバイスを設定するには?

メールと同様に、ストレージ デバイスによるファイル共有では、何も設定する必要はありません。ただし、どのようなストレージ デバイスを使用するか、よく考える必要があります。

ストレージ デバイス

  • 必要な数のストレージ デバイスを購入します。
  • チームで使用できるようにデバイスを設定します。

Dropbox

  • Dropbox に登録します
  • Dropbox アプリケーションをダウンロードします

保存容量は重要な要素ですが、デバイスの使用頻繁を考慮すると、損傷を受けやすいソリッド ステート ドライブのようなものではなく、移動可能なデバイスの方が便利です。

Dropbox で必要な設定は、アカウントを作成して Dropbox アプリケーションをダウンロードすることだけです。インターネットを使った便利なファイル共有は、この手間をかけても使ってみる価値が十分にあります。


チーム メンバーとファイルを共有するには?

ファイル共有ソリューションとしてのストレージ デバイスは FTP と似ています。ファイルをアップロード、ダウンロードする代わりに、「サーバー」を物理的にやり取りします。そのため、FTP と同様にファイルの同期に関する問題があります。

ストレージ デバイス

  • ストレージ デバイスをコンピュータに接続します。
  • ファイルをコンピュータからストレージ デバイスにコピーします。
  • ストレージ デバイスを安全に取り外します。
  • チーム メンバーのところに行き、相手のコンピュータにデバイスを取り付けます。
  • ファイルをストレージ デバイスからコンピュータにコピーします。
  • ストレージ デバイスを安全に取り外します。
  • 最新のファイルを共有する度に同じことを繰り返します。

Dropbox

  • Dropbox 内に新規フォルダを作成し、チームと共有するドキュメントを保存します。
  • フォルダを右クリックし、チーム メンバーとフォルダを共有します。
  • コンピュータ上の共有フォルダにファイルを保存します。チーム メンバーの Dropbox フォルダにファイルが自動的に表示されます。
  • 誰かがファイルを編集すると、他のメンバーのコピーが自動的に同期します。

FTP のようなシステムに比べると、ストレージ デバイスは専用のソフトウェアも必要ないため(インターネットに接続する必要もありません)より直感的な共有方法です。ただし、ストレージ デバイスはプラットフォームが異なるワークスペースでは扱いが困難になります。Windows と Mac ではディスクのフォーマット形式が異なるため、OS 間のファイル共有が簡単にできないことがあります。

Dropbox の共有フォルダの設定には若干の手間が必要ですが、一度設定してしまえばストレージ デバイスに代わって威力を発揮します。ファイルを変更すると、同僚のファイルも自動的に更新されます。つまり、最新のファイルを共有するために、毎回立ち上がってオフィスを歩き回る必要がなくなるのです。


顧客とファイルを共有するには?

ストレージ デバイスは社内での共同作業には便利なソリューションですが、チームと物理的に異なる場所にいる顧客とドキュメントを共有しようとすると限界が明らかになります。

顧客に USB メモリや SD カードを渡すのは簡単です。しかし、進捗状況を頻繁に知らせる必要がある場合、相手がいないとファイルを渡せないというのは非常に不便です。

ストレージ デバイス

  • ストレージ デバイスをコンピュータに接続します。
  • 共有するファイルをストレージ デバイスにコピーします。
  • ストレージ デバイスを安全に取り外します。
  • ストレージ デバイスを顧客に渡します。

Dropbox

  • Dropbox フォルダに保存しているファイルを右クリックします。
  • Dropbox リンクを共有]を選択し、共有可能なリンクを作成します。
  • 作成したリンクを顧客に送信します。リンク先のファイルはすべてのウェブ ブラウザで閲覧、ダウンロードすることが可能です。

Dropbox なら顧客とドキュメントを簡単に共有できます。インターネットでファイルを転送するので、進捗状況を伝えるために顧客のところに出向く必要がありません。


サイズの大きいファイルを共有するには?

サイズの大きなファイルを扱うことができるのがストレージ デバイスの長所です。添付ファイルのサイズに上限があるメール サーバーや、専用のソフトウェアが必要な FTP と違い、非常に直感的な操作でストレージ デバイスを使ってサイズの大きなドキュメントを共有できます。

ストレージ デバイス

  • FAT32 ファイル システムでフォーマットしたデバイスのファイル サイズの上限は 4 GB です。
  • その他のファイル サイズの上限は、ストレージ デバイスの容量のみです。
  • サイズの大きなファイルに変更を加える度に、ファイル全体をコピーする必要があります。

Dropbox

  • Dropbox アプリケーションを使用してファイルをアップロードする場合、サイズ制限はありません。
  • すでにアップロードしたファイルを更新すると、変更した部分だけが Dropbox に送信されます。

ストレージ デバイスではネットワーク接続の必要がないため、近くにいる相手とファイルを共有する場合、ファイルの転送が瞬時にできます。ただし、Windows と Mac ではディスクのフォーマット形式が異なるため、それぞれにファイル サイズやボリューム サイズの上限も異なります。

Dropbox はストレージ デバイスの手軽さとインターネットの利便性を兼ね備えています。サイズの大きなドキュメントも小さなドキュメントと同じように処理されるので、迷うことなく共同作業ができます。ストレージ デバイスにファイルをコピーするのに比べると、初回のアップロードには若干時間がかかりますが、Dropbox では変更した箇所だけアップロードするので、2 回目以降のファイルの更新はよりスムーズになります。


他のユーザーと同じファイルで共同作業をするには?

2 人のユーザーが同じファイルで同時に作業をすると、競合が発生してしまいます。どちらの編集内容を採用すべきでしょう?ストレージ デバイスと Dropbox では、この問題の対処方法が大きく異なります。

ストレージ デバイス

  • ストレージ デバイスは競合の解決に対応していません。
  • ファイルの最新コピーで、他のユーザーの作業内容が上書きされてしまいます。
  • 一度に編集できるユーザーを 1 人だけに指定する必要があります。

Dropbox

  • 競合が発生しても、Dropbox が両方のコピーを保存します。
  • 競合コピーが保存されるので、両方のユーザーの編集内容を確認して、どのようにまとめるか判断できます。

ストレージ デバイスの競合の管理ではヒューマン エラーが起きやすくなります。ストレージ デバイスでは使用可能なドキュメントのコピーは 1 つだけなので、ファイルを上書きすることで変更内容が簡単に消えてしまいます。チームでは同時に複数のメンバーが編集することがないよう注意する必要があります。

Dropbox には競合コピー機能が備わっており、他のユーザーの編集内容を上書きしてしまう心配がありません。2 人のユーザーが同時に同じファイルを編集すると、競合コピーがあることを通知する警告が Dropbox に表示され、そこで 2 つのコピーの変更内容をどのように統合するかを決めることができます。


ファイルの旧バージョンを管理するには?

FTP サーバーと同様に、ストレージ デバイスはファイルの変更内容を記録できません。間違って保存してしまった場合、ファイルを変更前の状態に戻す方法がないため、重要な変更内容が失われるリスクがあります。

ストレージ デバイス

  • ストレージ デバイスはファイルのバージョン管理に対応していません。
  • 一般的な解決方法はファイルの
    コピーを作成して、ファイル名に
    バージョン番号を追加することです。

Dropbox

  • Dropbox フォルダに保存しているファイルを右クリックします。
  • 前のバージョンを表示]を選択し、ファイル履歴のリストを表示します。
  • お探しのファイル バージョンを
    選択し、[復元]をクリックします。

Dropbox ではバージョン管理サポートを内蔵しているので、情報を紛失する心配はありません。変更内容はすべてバックグラウンドで記録され、数回クリックするだけですべての変更履歴を確認できます。