保存容量は重要な要素ですが、デバイスの使用頻繁を考慮すると、損傷を受けやすいソリッド ステート ドライブのようなものではなく、移動可能なデバイスの方が便利です。

Dropbox で必要な設定は、アカウントを作成して Dropbox アプリケーションをダウンロードすることだけです。インターネットを使った便利なファイル共有は、この手間をかけても使ってみる価値が十分にあります。

FTP のようなシステムに比べると、ストレージ デバイスは専用のソフトウェアも必要ないため（インターネットに接続する必要もありません）より直感的な共有方法です。ただし、ストレージ デバイスはプラットフォームが異なるワークスペースでは扱いが困難になります。Windows と Mac ではディスクのフォーマット形式が異なるため、OS 間のファイル共有が簡単にできないことがあります。

Dropbox の共有フォルダの設定には若干の手間が必要ですが、一度設定してしまえばストレージ デバイスに代わって威力を発揮します。ファイルを変更すると、同僚のファイルも自動的に更新されます。つまり、最新のファイルを共有するために、毎回立ち上がってオフィスを歩き回る必要がなくなるのです。

Dropbox なら顧客とドキュメントを簡単に共有できます。インターネットでファイルを転送するので、進捗状況を伝えるために顧客のところに出向く必要がありません。

ストレージ デバイスではネットワーク接続の必要がないため、近くにいる相手とファイルを共有する場合、ファイルの転送が瞬時にできます。ただし、Windows と Mac ではディスクのフォーマット形式が異なるため、それぞれにファイル サイズやボリューム サイズの上限も異なります。

Dropbox はストレージ デバイスの手軽さとインターネットの利便性を兼ね備えています。サイズの大きなドキュメントも小さなドキュメントと同じように処理されるので、迷うことなく共同作業ができます。ストレージ デバイスにファイルをコピーするのに比べると、初回のアップロードには若干時間がかかりますが、Dropbox では変更した箇所だけアップロードするので、2 回目以降のファイルの更新はよりスムーズになります。

ストレージ デバイスの競合の管理ではヒューマン エラーが起きやすくなります。ストレージ デバイスでは使用可能なドキュメントのコピーは 1 つだけなので、ファイルを上書きすることで変更内容が簡単に消えてしまいます。チームでは同時に複数のメンバーが編集することがないよう注意する必要があります。

Dropbox には競合コピー機能が備わっており、他のユーザーの編集内容を上書きしてしまう心配がありません。2 人のユーザーが同時に同じファイルを編集すると、競合コピーがあることを通知する警告が Dropbox に表示され、そこで 2 つのコピーの変更内容をどのように統合するかを決めることができます。

Dropbox ではバージョン管理サポートを内蔵しているので、情報を紛失する心配はありません。変更内容はすべてバックグラウンドで記録され、数回クリックするだけですべての変更履歴を確認できます。