VPN

ファイル共有ソリューションとして VPN を設定するには?

VPN の利便性とセキュリティには慎重な設定と継続的なメンテナンスが欠かせません。ほとんどの企業で VPN の設定とメンテナンスには IT 専門の担当者が必要となります。

VPN

  • IT 担当者と協力して VPN サーバーを購入します。
  • IT 担当者に各ユーザーのアカウントを設定してもらいます。
  • IT 担当者と協力して VPN で使用するファイル サーバーを購入します。
  • ファイル サーバーに共有フォルダを作成し、適切なユーザーに権限を付与します。
  • 各ユーザーのコンピュータに VPN のクライアントをインストールし、アクセスを設定します。
  • 各ユーザーのコンピュータで共有フォルダへのネットワーク ドライブを割り当てます。

Dropbox

  • Dropbox に登録します
  • Dropbox アプリケーションをダウンロードします

IT 担当者は VPN の設定以外にも、各ユーザーのアカウントの作成、ファイル サーバー上の共有フォルダに適切な権限を追加、パフォーマンスの監視、マルウェア対策、新しいユーザーを対象に VPN の接続方法のトレーニングを行う必要があります。

ファイルの共有には VPN も Dropbox も威力を発揮しますが、共有フォルダなどのフォルダの設定は Dropbox の方が非常に直感的です。技術的なスキルも不要な上にユーザー アカウントの追加はメール アドレスを入力するだけなので、チームは新しいソフトウェアの使い方を学ぶために時間を大幅に取られることがありません。


チーム メンバーとファイルを共有するには?

VPN では共有ファイルをハード ディスク上のローカル ファイルと同じように扱うことができます。ファイルを直接編集できるので、FTP のように手動でサーバーへアップロードしたり、サーバーからダウンロードする必要がありません。デメリットは、ファイルとのすべてのやり取りがネットワーク上で行われるため、インターネットの接続状況と受信したリクエストを処理する VPN サーバーの能力によりパフォーマンスが異なる点です。

VPN

  • VPN ソフトウェアを開きます。
  • サーバーのアドレス、VPN アカウントのユーザー名とパスワードを入力します。
  • VPN サーバーが資格情報を認証するまで待ちます。
  • ファイル サーバーに接続します。
  • 作成済みの共有ネットワーク ドライブにファイルを追加します。
  • ファイルはチーム メンバーの共有ネットワーク ドライブに自動的に表示されます。
  • 誰かがファイルを編集すると、変更内容が他のメンバーにも自動的に表示されます。

Dropbox

  • Dropbox 内に新規フォルダを作成し、チームと共有するドキュメントを保存します。
  • フォルダを右クリックし、チーム メンバーとフォルダを共有します。
  • お使いのコンピュータの Dropbox 共有フォルダに共有
    するファイルを移動します。
  • チーム メンバーの Dropbox
    フォルダにそのファイルが表示されます。
  • 他のユーザーがそのファイルを
    更新する度に、ユーザー全員の
    ファイルも自動的に更新されます。

一見したところ、Dropbox も VPN もファイルの共有方法はさほど変わらないように見えます。ダウンロードせずにファイルを直接編集でき、チームの共有フォルダには変更内容が自動的に表示されます。ただし、Dropbox ではすべてのドキュメントにおいて各ユーザーに独自のローカル コピーを提供するので、ファイルの閲覧や編集が驚くほどスムーズです。

さらに、VPN ではネットワーク接続中に限りファイルの編集が可能なのに対し、Dropbox に保存したファイルはオフラインでもアクセスや編集が可能で、ネットワークに接続すると変更内容がアップロードされます。また、Dropbox では複数のユーザーが同時に同じファイルを編集した場合は競合コピーが作成されるため、他のユーザーも安心して編集を続けることができます。


顧客とファイルを共有するには?

自社のネットワークに社員以外のアクセスを制限付きで許可する場合は、VPN を使って顧客とファイルを共有するのは困難になります。顧客とファイルを共有するには、Dropbox や他のシステムを設定する方がより簡単で安全です。

それでも VPN を使用する場合は、Secure Sockets Layer(SSL)VPN を使用することをおすすめします。あまり一般的な方法ではありませんが、システム管理者がプライベート ネットワーク上の特定のサーバーやファイルへのアクセスを制限することができます。

VPN

  • IT 担当者と事前に協力して、サーバーを SSL VPN として設定できるか確認します。
  • 顧客が必要なサーバーやファイルのみにアクセスできるよう、IT 担当者に顧客用の SSL VPN アカウントを作成してもらいます。
  • 顧客に VPN のアカウント情報を提供します。
  • 顧客はどのウェブ ブラウザからも SSL VPN にログインできます。
  • ファイル サーバー、共有フォルダ、ファイルなど、アクセス可能なすべてのリソースがウェブ インターフェースに表示されます。

Dropbox

  • Dropbox フォルダに保存しているファイルを右クリックします。
  • Dropbox リンクを共有]を選択し、共有可能なリンクを作成します。
  • 顧客にリンクを送信します。リンクの受信者は、お好きなブラウザでファイルの閲覧/ダウンロードができます。

Dropbox の共有リンクには、顧客に表示するファイルを細かく指定できます。ファイルへのアクセスはリンクをクリックするだけなので、VPN の複雑なソフトウェアを使用する必要がなくなります。また、Dropbox Pro Dropbox Business をお使いの場合は、共有リンクにパスワードや有効期限を設定することも可能です。さらに、ドキュメントへのアクセスを取り消したい場合は、いつでもリンクを無効にすることができます。


サイズの大きいファイルを共有するには?

VPN ではサイズの大きなファイルの扱いが問題になることがあります。保存する度に、ファイル全体が VPN 接続でプライベート ネットワークのファイル サーバーへ送信されるので、サイズの大きなファイルを扱う際には効率的とは言えません。

解決法として、ファイルをネットワーク ドライブからローカルのハード ディスクに
移動してから変更を加え、その後ネットワーク ドライブに戻す方法があります。
ところが、この方法では FTP のようにダウンロード/アップロードの手間がかかり、他のチーム メンバーとファイルを同期するのが困難になります。

VPN

  • VPN で転送するファイルのサイズには制限はありません。
  • VPN の信頼性はインターネット
    接続により異なるため、サイズの大きなファイルの扱いには不安が残ります。
  • ファイルを編集する度に、サイズの大きいファイル全体を再送する必要があります。

Dropbox

  • Dropbox アプリケーションを使用してファイルをアップロードする場合、サイズ制限はありません。
  • ファイル同期中に、ファイルの変更内容のみが Dropbox に送信されます。

Dropbox に内蔵のバージョン管理機能はバックグラウンドですべての変更内容を記録します。数回クリックするだけでドキュメントの履歴がすべて表示されるので、誤って情報を消してしまう心配がなくなります。


ファイルの旧バージョンを管理するには?

ファイル サーバーには、各ファイルの最新バージョンが 1 つだけ保存されます。ファイルの履歴という概念がないため、データ紛失の恐れがあります。たとえば、あるユーザーが一部の情報を削除して、そのドキュメントをサーバーに再アップロードすると、変更前のドキュメントは完全になくなってしまいます。

VPN

  • VPN はファイルのバージョン管理に対応していません。
  • 一般的な解決方法はファイルの
    コピーを作成して、ファイル名に
    バージョン番号を追加することです。

Dropbox

  • Dropbox フォルダに保存しているファイルを右クリックします。
  • 前のバージョンを表示]を選択し、ファイル履歴のリストを表示します。
  • お探しのファイル バージョンを
    選択し、[復元]をクリックします。

ファイルを Dropbox に保存していれば、保存したすべての内容が記録されます。重要なデータを削除してしまったことに気付いたら、数回クリックするだけで元に戻すことができます。ファイル共有と同様にバージョン管理も自動で行われるので、ファイルの旧バージョンを復元する必要がない限り、バージョン管理のことを考える必要もありません。


モバイル デバイスからファイルにアクセスするには?

ほとんどのモバイル VPN クライアントは暗号化された接続の確立に重点を置いています。これは安全なウェブの閲覧、メールの送受信、IP 電話には便利ですが、ファイル共有の際にはあまり役に立ちません。ネットワーク ドライブの割り当てや社内の共有ファイルへのアクセスには別のアプリケーションが必要になることが多く、一部のアプリケーションでは IT 担当者による特別な設定が必要になる場合があります。

VPN

  • 統合型の VPN サポートを使用するか、モバイル デバイスに VPN アプリをインストールします。
  • サーバーのアドレス、ユーザー名、パスワードを入力して VPN に接続します。
  • サードパーティー製のアプリケーションでネットワーク ドライブを割り当て、デスクトップ コンピュータと同じようにファイルにアクセスします。
  • ドキュメントの編集には安定した
    インターネット接続が必要です。

Dropbox

  • Dropbox モバイル アプリケーションをダウンロードします。
  • アカウントにログインして、Dropbox モバイル アプリでドキュメントをプレビューできます。
  • Dropbox 対応の Microsoft Office のようなモバイル アプリを使えば、すべてのデバイスで更新内容を同期できます。

Dropbox モバイル アプリなら VPN 接続を構築する煩わしさから解放されます。アプリを最初に開くときに Dropbox にログインするだけです。その後は、お使いのモバイル デバイスで本格的なファイル システムをご利用いただけます。サードパーティー製のアプリを使ってファイルを閲覧/編集したり、デスクトップ コンピュータの共有フォルダと同じように共有可能リンクを作成したりできます。

モバイル VPN ソフトウェアは接続が途切れやすい点が問題です(例: トンネル内を運転中など)。VPN ソフトウェアや編集用アプリケーションによっては、安定したネットワーク接続がなければファイルを編集できないことがあります。Dropbox ではファイルをダウンロードしてオフラインで編集できるので、こうした問題とは無縁です。