고객 / Asana

Dropbox Business로 Asana는 간편하게 생산성을 높이고, 원활하게 협업할 수 있게 되었습니다.

Asana는 직원들이 업무 목록을 공유할 수 있는 웹 기반 서비스로, 회사에서는 업무를 잘 파악 및 관리하고, 직원들은 서로 원활하게 커뮤니케이션할 수 있습니다. 이 핵심 애플리케이션을 사용하면 업무 진행 상황을 파악하기 위해 회의를 열고 이메일을 보내는 일이 줄어들므로 업무를 효율적으로 처리할 수 있습니다. 샌프란시스코에 본사를 둔 Asana는 현재 혁신적인 사고를 가진 35명의 직원을 두고 있습니다.

한 곳에 통합

생산성을 회사의 가장 중요한 사명으로 여기는 Asana는 업무에 있어 최대의 효율을 강조합니다. 컴퓨터 리소스를 포함하여 모든 면에서 간편성을 추구하는 Asana 설립자들은 설립 당시부터 서버 또는 IT 인프라에 큰 투자를 하지 않기로 결심했습니다. 대신 간접 비용이 낮은 파일 공유 및 스토리지 방식을 선택했습니다. 대부분의 경우, 특히 회사가 자체 소프트웨어에 의존하여 프로젝트를 진행하고 관리하므로 이 방식은 잘 맞았습니다. 하지만 스프레드시트와 마케팅 디자인이 늘어나고 직원들 간에 문서가 돌고 돌면서 파일 스토리지에 문제가 생기기 시작했습니다. 직원들은 USB 메모리와 개인용 Dropbox 계정에 파일을 보관하기 시작했으나, 파일을 정확히 어디에 저장했는지 찾기 어려운 경우가 많았습니다. 경영 책임자 Kenny Van Zant는 "파일이 여기저기 흩어져 있어 곤혹스러웠습니다."라고 말합니다. Dropbox Business로 전환하면서 마침내 Asana는 파일을 한 곳에 통합함으로써 파일을 바로 찾고 직원들이 빠르게 협업할 수 있게 되었습니다. Van Zant는 "Dropbox를 구축할 때 직원들 교육은 이메일 한 번으로 끝냈습니다. 가장 큰 공유 폴더를 이전하고 난 후 기존 시스템에 대한 아쉬움 없이 이 제품을 잘 사용하고 있습니다."라고 설명합니다.

"어떤 날은 직원들이 데스크톱 컴퓨터를 쓰다가 회의실 노트북을 쓰기도 합니다. 이렇게 해도 Dropbox에서는 파일을 못찾을까봐 걱정이 없으므로 괜찮습니다."

효율성 확대

이제 Dropbox Business는 Asana에서 없어서는 안 될 존재로 자리 잡았습니다. Dropbox는 신규 직원이 업무를 시작하면서 처음으로 접하고, 늘상 파일에 액세스할 때 역할을 넘어서 이제 중요한 프레젠테이션과 회사 전망 보고서는 물론 회사 재무 정보도 보관하는 장소가 되었습니다. "Dropbox는 업무 투명성을 확보하는 데 기여하고 있습니다."라고 Van Zant는 말합니다. 또한 Dropbox Business를 사용하면서 직원들이 어떤 컴퓨터에서도 파일에 액세스할 수 있어 기동성이 훨씬 좋아졌습니다. Van Zant는 "저희 사무실에는 노트북이 여기저기 널려 있습니다. 어떤 날은 직원들이 데스크톱 컴퓨터를 쓰다가 회의실 노트북을 쓰기도 합니다. Dropbox에 파일이 저장되어 있으므로 데스크톱 컴퓨터든 노트북이든 어디서나 파일에 액세스할 수 있습니다."라고 말합니다. 심지어 직원들은 Dropbox를 통해 집에서도 회사에서만큼 빠르고 편리하게 업무를 볼 수 있습니다. Van Zant는 집 컴퓨터 2대를 자신의 Asana Dropbox 계정과 동기화하고 있습니다. 그는 "제 컴퓨터나 사무실 책상이 아니더라도 어디에 있든 파일에 액세스할 수 있으므로 매우 효율적입니다."라며 Dropbox의 우수성을 입증합니다. Asana는 Dropbox를 통해 사내에서 파일을 저장하고 공유할 뿐 아니라 외부 업체와도 협업합니다. Asana 직원들은 법적 문서, 이사회 프레젠테이션 등의 자료를 Dropbox에 저장하므로 외부 법률 및 재무 파트너업체들과 이메일을 주고 받지 않고도 자료를 교환할 수 있습니다. Van Zant는 이를 매우 유용하게 여깁니다. "이메일은 서로 헤매게 되는 지름길이더군요"라며 농담스럽게 얘기합니다. 사내 업무 프로세스가 간편해지면서 직원들은 이메일을 주고 받지 않고 Asana 소프트웨어와 Dropbox만 사용하여 서로 협업하게 되었습니다. Van Zant는 "Dropbox를 통해 가장 최신 상태의 정보를 공유하며, 시간을 낭비하거나 쓸데없는 데 힘을 쓸 필요가 없습니다. 이는 회사 효율성 차원에서 굉장히 중요합니다."라고 말합니다.

비용 부담 해소 및 경영 원칙을 유지할 수 있는 융통성 확보

Asana가 Dropbox Business를 도입하면서 얻은 가장 큰 이점 중 하나는 별도의 전문 인력 없이도 기술적 역량이 높아졌다는 것입니다. Van Zant는 Dropbox 덕분에 Asana가 인력 낭비 없이 알찬 인재만으로 회사를 꾸려나갈 수 있게 되었다고 확신합니다. "인프라 비용과 상근 직원들 임금을 감안하면 회사에서 수십만 달러를 절감한다고 볼 수 있습니다. Dropbox는 투자 수익률이 뛰어납니다"라고 말합니다. 대신에 Asana는 회사를 더 성장시키는 데 필요한 핵심 부문에 인력을 더 늘릴 수 있습니다. Van Zant는 직원들마다 생산성이 증가함으로써 Asana가 더 적은 인력으로도 목표를 달성하는 데 Dropbox가 크게 도움이 되었다고 생각합니다. Van Zant는 "수익성 및 직원들 생산성 차원에서 이 제품의 장점이 크게 드러남으로써 그 효과를 확실하게 가늠할 수 있습니다."라고 덧붙입니다. 알찬 인력으로 회사를 경영함으로써 Asana는 또한 설립 당시의 경영 원칙을 고수할 수 있었습니다. Van Zant는 Dropbox Business 덕분에 Asana는 발전을 늦추는 과도한 기술 또는 인력 없이 제때에 성장할 수 있었다고 말합니다. 그는 또한 "Dropbox는 눈에 보이지 않지만 저희 회사에 이익을 가져다 주는 소중한 자산입니다."라고 덧붙입니다.