고객 / CEL Electric

CEL Electric 고객 집중조명

이 전기 계약 회사는 Dropbox Business를 사용해 본사와 캐나다의 가장 먼 지역에 있는 현장 감독자들을 연결합니다.

도전과제

시스템 문제를 겪다

캐나다의 서스캐처원 주는 광업, 제조업, 농업이 주로 경제를 이끌어가고 있기 때문에 전력 핵심 생산 시설을 위해 CEL Electric과 같은 전기 계약 회사에 의존하고 있습니다. 1979년 설립된 CEL은 지속적인 성장을 거듭하며 캐나다 전역에 6개의 지사를 설립했습니다. 하지만 회사 규모가 커지면서 직원들은 기존 도구만으로는 다른 직원 및 고객과 정보를 쉽게 공유할 수 없게 되었습니다. 직원들은 도면을 건물주에게 보낼 때 첨부파일 용량 제한 때문에 대용량 PDF 파일을 작게 쪼개서 보내야 했습니다. "이는 성가시기도 하고 이 과정에서 데이터를 분실하기도 했습니다."라고 프로젝트 관리자인 Mark Karr는 말합니다. 설상가상으로 다수의 직원들은 CD, USB 메모리로 보내거나 산더미 같은 종이 도면과 계약서를 느리고 비싼 방법인 우편으로 보낼 수 밖에 없었습니다. 최후의 결정타는 2014년에 있었습니다. 당시 번개가 서스캐처원 주에 있는 CEL 서버를 강타해 6개월간의 작업이 사라졌다고 기업 커뮤니케이션 담당 부사장인 Shaun Unger가 말합니다. "이 사건으로 인해 정신을 차리는 계기가 되었습니다."라고 Unger는 말합니다. CEL은 클라우드로 데이터 이전을 결정하고 외부 파트너와 파일 공유가 용이한 Dropbox Business를 선택했습니다. 다수의 CEL 직원들이 이미 개인용 Dropbox 계정을 사용하고 있었기 때문에 쉽게 Dropbox를 선택했습니다. "사람들이 이미 Dropbox 시스템에 익숙했기 때문에 훨씬 쉽게 채택할 수 있었습니다. Dropbox는 프로젝트를 시작하기에 가장 효율적인 수단이었습니다."라고 Unger는 말합니다.

"현장에 가게 되면 제 시간은 없는 거죠. 비행기를 타고 내려서 먼 곳까지 차로 이동해서 미팅을 하고 돌아와야 합니다. 비용도 꽤 많이 들어갑니다. 저는 Dropbox Business를 통해 현장에 직접 가지 않고도 본사에서 현장 감독자들을 지원할 수 있습니다."

CEL Electric의 프로젝트 관리자 Mark Karr

해결책

더욱 편리하게 협업할 수 있는 방법 강화

Dropbox Business는 초기 입찰부터 설계 단계, 최종 발전기, 물 처리 공장 및 곡물 저장소 공사에 이르기까지 CEL의 업무 운영 방식을 전적으로 바꾸어 놓았습니다. CEL은 이 복잡한 절차를 가능한 깔끔하게 정리하기 위해서 도면, 계약 변경 지시, 견적서, 허가증과 같은 주요 자산을 정리할 용도로 각 프로젝트마다 하위 폴더를 만들었습니다. Karr는 "이제 모든 것이 어디에 있는지 모두가 항상 알고 있습니다. 더 이상 열쇠고리에 USB 메모리를 달고 다니지 않습니다."라고 말합니다. 엔지니어링팀과 설계팀은 Dropbox에서 최신 파일에 액세스할 수 있게 되면서 많은 양의 AutoCAD 설계 작업에서 협업할 수 있기 때문에 프로젝트 완료 시간이 단축되었습니다. 업무 영역이 변경되면 현장 감독자가 휴대폰을 통해 필요한 파일을 바로 찾을 수 있기 때문에 실시간으로 CEL 사무실과 협업하는 것이 용이해졌습니다. Dropbox의 카메라 업로드 기능을 통해 현장에 있는 새로운 배선 또는 전원 사진을 본사와 거의 바로 공유할 수 있습니다. "감독자가 사진을 찍자마자 바로 볼 수 있습니다."라고 Karr는 말합니다. 직원들은 먼 곳에서 일하더라도 Dropbox Business가 저대역 환경에서도 작동하기 때문에 필요한 파일에 액세스할 수 있습니다. "허드슨 만 옆 연결이 불안정한 곳에서도 수정사항을 확인할 수 있습니다."라고 Karr는 말합니다. Dropbox 배지는 파일에서 작업 중인 다른 사용자가 누구인지 알려주기 때문에 CEL 직원들은 더 이상 이전 버전의 문서에서 작업하느라 시간을 낭비하지 않습니다. 민감한 정보가 안전하게 보관되어 있다는 사실을 알고 있기 때문에 IT 부서는 이제 더욱 편안하게 잠을 잡니다. 퇴사하는 직원이 있는 경우 계정 이전 기능을 통해 관리자가 파일을 다른 직원의 계정으로 옮길 수 있습니다. 링크에 설정된 만료일을 통해 특정 기간 이후에 입찰 또는 설계 컨셉 자료에 액세스를 제한할 수 있습니다.

"사람들이 이미 Dropbox 시스템에 익숙했기 때문에 훨씬 쉽게 채택할 수 있었습니다. Dropbox는 프로젝트를 시작하기에 가장 효율적인 수단이었습니다."

CEL Electric의 기업 커뮤니케이션 담당 부사장 Shaun Unger

성과

비행기를 타는 대신 링크를 클릭

CEL은 Dropbox Business를 통해 번개 사건 이후에 가장 긴급한 사안이었던 데이터 백업을 신뢰할 수 있게 되었습니다. 하지만 Dropbox 서비스는 다른 부분에서도 유용했다고 CEL은 말합니다. 변경 내용 무제한 기록 기능도 유용합니다. 이 기능을 통해 실수로 삭제된 5,000달러에 달하는 도면과 스프레드시트를 한 직원이 복구한 적이 있습니다. 하지만 가장 큰 성과는 향상된 효율성과 생산성입니다. Karr는 "출장을 가지 않고도 Dropbox Business를 통해 본사에서 현장 감독자를 지원할 수 있습니다. 현장에 가면 비행기를 타고 내려서 먼 곳까지 운전해서 회의를 하고 돌아와야 합니다. 비용도 꽤 많이 들어갑니다."라고 말합니다. 현장에서는 Dropbox Business를 통해 모든 직원들이 현재 상황에 대한 정보를 함께 공유할 수 있습니다. Unger는 "팀이 어디에 있든 모든 것이 한 곳에 집중되었습니다. Dropbox를 통해 모든 직원의 생산성이 향상되었다는 데 의심할 여지가 없습니다."라고 말합니다.