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Dropbox Business는 Distilled가 마케팅 역량을 높이면서 효율성을 발휘할 수 있도록 도와 줍니다.

Distilled는 SEO, PPC, 소셜 미디어를 전문으로 하는 온라인 마케팅 컨설팅사입니다. 런던, 뉴욕, 시애틀에 사무실을 두고 있는 이 업체는 고객에게 컨설팅 및 광고, 인터랙티브 마케팅 교육 및 효과적인 컨퍼런스 서비스를 제공합니다. Distilled의 사명은 기업들이 성공 전략을 수립하고 달성할 수 있도록 온라인 상에서 돕는 것입니다. www.distilled.net에서 Distilled를 만나보세요.

큰 시야에서 보기

Distilled는 처음에 런던의 한 사무실에서 소수의 인원으로 시작하였습니다. 이 당시에는 중요한 회사 파일을 모두 사내 서버에 저장하였습니다. Distilled 경영진은 안전 차원에서 매주 한 번씩 외장형 하드 디스크를 가져와 회사 자료를 몽땅 복사해서 집에 보관하였습니다. 하지만 회사 규모가 커지고, 시애틀에 사무실을 열면서 변화가 필요하게 되었습니다. 런던과 시애틀 직원들이 서로 협업할 수 있도록 임시 변통으로 개인용 Dropbox 계정을 사용하기로 했습니다. 하지만 Distilled 경영진은 두 사무실 간에 파일을 동기화할 수 있는 네트워크 스토리지 시스템으로 전환하기로 결정했습니다. 안타깝게도 이 시스템은 그다지 안정적이지 못했습니다. 최고 운영책임자인 Rob Ousbey는 "스토리지도 불편하고, 파일을 공유하는 것도 불편해서 암담했죠."라고 농담처럼 말합니다. 뉴욕에 세 번째 사무실을 열어 직원들이 더 흩어지게 되면서 Distilled는 시스템 재정비가 필요함을 알게 되었습니다. 이미 Dropbox를 잘 사용했던 경험이 있으므로 Ousbey는 다시 고려하게 되었습니다. 그는 우선 직원들이 개인용 Dropbox 계정에 가입하게 한 다음 Dropbox Business를 구축하고 나서 회사 전체를 Business 계정으로 이전하였습니다. Ousbey는 Dropbox Business로 이전하는 과정이 간단했다며 "이 솔루션은 기술적으로 복잡한 과정을 거치지 않아도 되므로 시작하기가 쉽습니다."라고 말합니다.

"Dropbox Business를 사용하면 날마다 업무 환경 때문에 생기는 문제가 없어 프로젝트에 매진할 수 있습니다."

유기적으로 협력

요즘 Distilled 직원들은 Dropbox Business를 사용하면서 사내에서는 물론 외부 파트너업체와 매끄럽게 협업하고 있습니다. 각 부서는 하나의 공유 폴더에서 데이터 처리, 보고서 작성, 결과 분석 등의 일을 서로 협력하며 처리할 수 있습니다. 파일은 변경될 때마다 저장되므로 이전 내용으로 되돌릴 수 있으며, 백업 걱정도 없습니다. Ousbey는 "직원들이 파일을 수정하거나 서로 협업하는 일이 모두 Dropbox 안에서 이루어지므로 파일을 이메일로 보낼 필요가 없습니다. 필요한 자료가 어느 폴더에 있는지 알려 주기만 하면 자료를 정확히 찾을 수 있습니다."라고 말합니다. 이러한 간편한 방식은 여러 곳에 흩어져 있어 시차가 다른 각 사무실이 프로젝트를 함께 진행할 때 특히 유용합니다. 예를 들어, 뉴욕에 있는 직원이 런던 지사에 광고 자료를 요청하고, Dropbox에 최종 자료가 올라오면 시애틀 사무실의 홍보팀이 Dropbox에서 자료를 손쉽게 가져와 홍보에 이용할 수 있습니다. "Dropbox Business를 사용하면 날마다 업무 환경 때문에 생기는 문제가 없어 프로젝트에 매진할 수 있습니다."라고 Ousbey는 말합니다. 노트북과 모바일 장치에서 파일이 동기화되므로 직원들은 집이나 고객 사무실, 밖에 있을 때에도 업무를 볼 수 있습니다. "이제 PowerPoint 자료를 이메일로 보내거나 비행기를 탈 때 어떤 파일을 챙겨야 할지 생각할 필요가 없습니다. Dropbox 덕분에 파일 관리에 대해 걱정할 필요가 없어졌습니다."라고 Ousbey는 설명합니다. Dropbox Business를 사용하면서 또한 고객이나 협력업체와 더욱 순조롭게 교류할 수 있게 되었습니다. 많은 Distilled 외부 파트너업체가 Dropbox를 사용하고 있어 이 제품이 어떻게 작동하는지 잘 알고 있기 때문에 가능했습니다. Ousbey는 "Dropbox의 장점 중 하나는 많은 사람들이 사용한다는 것입니다. 제가 회계사나 협력업체에 Dropbox에 대해 종종 얘기하는데 이미 이 제품을 사용 중이더군요. 그래서 이들과 Dropbox에서 폴더를 공유해서 일을 진행하는데 정말 편리하더군요."라고 말합니다.

보안 기능으로 안심

회사 내부에서는 물론 외부와 항상 많은 자료를 공유하므로 Distilled에서 보안은 매우 우선시되는 사항입니다. Dropbox의 팀 공유 옵션을 사용하면 관리자는 중요한 정보에 필요한 사람만 액세스할 수 있도록 지정할 수 있습니다. 아울러 2단계 인증을 실행하면 보안이 한층 더 강화되므로 더욱 안심할 수 있습니다. 이러한 보안 기능은 작년에 이 회사의 런던 사무실에 도둑이 들어 노트북 30대를 도난 당했을 때 도움이 되었습니다. 이러한 일이 벌어져 안 좋았지만 모든 데이터가 Dropbox Business에 안전하게 보관되어 있으므로 직원들은 안도의 한숨을 쉴 수 있었습니다. Ousbey는 "Dropbox 덕분에 하루 이틀 만에 업무를 정상적으로 복구할 수 있었습니다. 노트북 30대를 새로 장만해서 Dropbox를 설치하고 동기화하니 바로 일할 수 있게 되었습니다."라고 말합니다. Dropbox의 사용 편의성이 Distilled에 가져다 준 중요한 효과는 직원과 고객 모두 만족도가 높아졌다는 것입니다. Ousbey는 "업무 환경이 조금이라도 더 효율적으로 바뀌면 고객에게 더 큰 가치를 제공할 수 있습니다. Dropbox를 통해 효율성을 3%만 높여도 회사는 큰 효과를 거둘 수 있습니다."라고 설명합니다.