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모든 직원들이 같은 내용을 공유: Foursquare 직원들이 Dropbox Business를 통해 원활하게 협업하는 방법

Foursquare는 사용자 위치에 따라 다양한 정보를 제공하는 위치 기반 모바일 앱입니다. 이 앱은 사용자가 방문한 장소를 공유하고 저장하여 이를 바탕으로 사용자에게 맞춤 정보를 추천해 줍니다. Foursquare의 커뮤니티에서 활동하는 사용자는 2천 5백만 명 이상이며, 업체는 백만여 개에 달합니다.

성장에 따른 어려움 해결

처음에 사무실 하나에서 소수 인원으로 시작한 Foursquare는 2009년에 첫 제품을 출시하였습니다. 설립 당시 사무실이 작아 문서나 프로젝트를 공유하는 데 아무 문제가 없었습니다. Foursquare의 영업 및 매출 이사인 Eric Friedman은 "인원이 몇 명 되지 않아 다 같이 정보를 공유하는 것이 쉬웠습니다."라고 말합니다. 그러나 사업이 성장하면서 인원도 증가했고, 곧 국내외 여러 사무실에서 파일을 공유할 수 있는 좀 더 강력하고 신뢰할만한 솔루션이 필요하게 되었습니다. Friedman 이사는 "샌프란시스코, 뉴욕, 런던에 사무실을 운영하는 상황에서 디지털 문서를 쉽게 만들고 정리하고 관리할 수 있는 중앙 파일 시스템이 필요했습니다."라고 설명합니다. Friedman 이사는 보안, 품질, 안정성을 최우선 기준으로 여러 제품을 평가하였습니다. 초창기부터 Dropbox를 사용해 온 그는 "Dropbox가 디지털 작업 환경에서 협업하는 데 가장 적합한 솔루션임을 곧바로 깨닫게 되었습니다."라고 말합니다. Dropbox에 대해 익히 알고 있는 Friedman 이사는 파일 시스템이나 네트워크 드라이브와 달리 Dropbox에서는 어느 장치에서나 파일에 액세스할 수 있을 뿐 아니라 파일을 수정하면 해당 내용이 컴퓨터와 동기화된다는 것을 알고 있었습니다. 따라서 Dropbox 환경에서는 직원들이 출장 중에 인터넷이 연결되지 않을 경우에도 중요한 문서를 확인할 수 있습니다.

"모든 파일이 모든 직원들의 컴퓨터에도 저장되고 정기적으로 백업된다는 게 정말 큰 장점입니다. Dropbox를 사용하고 나서 업무 노하우를 얻게 되었습니다."

동일한 환경에서 운영

Foursquare는 Dropbox Business를 초창기에 도입하였는데 도입 전부터 이미 많은 직원들이 Dropbox 개인 계정을 가지고 있었습니다. 회사에서 Dropbox Business로 바꿀 무렵에는 모두 Dropbox에 익숙한 상태였습니다. Friedman 이사는 "회사의 모든 고객 및 파트너 업체에서 Dropbox를 사용하고 있습니다. 이들 업체는 Dropbox를 기반으로 모든 업무를 보고 있습니다. 또한 당사 영업 직원, 고객 담당 직원, 법률팀, 설계팀도 중요한 문서를 모두 Dropbox에 저장합니다."라고 말합니다. 통합된 한 곳에 중요한 데이터를 보관하므로 사무실이 세 곳에 흩어져 있더라도 직원들이 고객 연락처, 영업 자료, 및 내부용 참고 자료에 쉽고 빠르게 액세스할 수 있습니다. Adobe Photoshop이나 Microsoft Office에서 대용량 파일을 수정해야 할 경우, 해당 문서나 사진이 직원들 개인 컴퓨터에도 저장되어 있으므로 바로 액세스할 수 있습니다. Dropbox Business를 사용하고부터 시간이 많이 걸리던 관리 업무를 능률적으로 처리할 수 있게 되었습니다. Friedman 이사는 "Dropbox 덕분에 신규 직원을 합류시키는 일이 훨씬 수월해졌습니다. 신규 직원을 추가하고 폴더를 공유하기만 하면 신규 직원은 일을 시작하는 데 필요한 모든 자료를 갖게 됩니다."라고 설명합니다. Foursquare가 업체, 상점 등 외부 고객들과 협력하는 과정에서도 Dropbox Business가 도움이 되었습니다. 이제 Foursquare 직원들은 파일을 공유할 때 이메일로 잔뜩 보내지 않고 Dropbox에서 링크를 만들어 사람들에게 보냅니다. Friedman 이사는 "20~30명이 서로 이메일을 계속 주고 받을 경우와 비교해 봤을 때 시간이 크게 단축됩니다. 업무 속도가 확실히 빨라졌습니다."라고 말합니다.

필수적인 시스템으로 자리 잡음

Friedman 이사는 Dropbox Business에서 가장 마음에 드는 기능으로, 링크를 사용한 공유, 삭제 취소 및 변경된 파일의 이전 내용을 복원하는 기능을 꼽습니다. "누군가 중요한 파일을 한꺼번에 실수로 지운 적이 있었는데 그 때 Dropbox Business의 진가를 알게 되었습니다. 즉시 웹사이트에서 삭제된 파일을 복원할 수 있었습니다. 실수가 생겼을 때 이를 바로 되돌릴 수 있다는 점이 좋습니다."라고 설명합니다. 하지만 무엇보다도 Foursquare에서 Dropbox Business를 가치 있게 만들어주는 것은 통합된 저장소에 보관된 파일은 각 개인 컴퓨터에도 동일하게 저장된다는 것입니다. Friendman 이사는 "이동 중인 직원이나 다른 사무실에 있는 직원들이 있기 때문에 모든 중요한 회사 정보와 문서를 한 곳에 보관하고 언제나 쉽게 액세스할 수 있는 환경이 필요합니다. 모든 파일이 모든 직원들의 컴퓨터에도 저장되고 정기적으로 백업된다는 게 정말 큰 장점입니다. Dropbox를 사용하고 나서 업무 노하우를 얻게 되었습니다."라고 말합니다.