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Huge는 Dropbox Business를 통해 협업 및 생산성을 향상시킵니다.

Huge, Inc은 광고 기획, 디자인 및 제작 서비스를 제공하는 종합 디지털 광고대행사로, 주요 고객으로는 HBO, PepsiCo, IKEA, Toyota가 있습니다. 미국, 유럽, 남미에 사무실을 운영하고 있는 Huge는 전 세계 흩어져 있는 직원들이 서로 아이디어와 정보를 효과적으로 주고 받는 시스템에 전적으로 의존합니다.

간편하면서도 강력한 클라우드 기반의 공유 솔루션 찾기

Huge는 전 세계에 직원들이 흩어져 있어 늘 협업하는 게 쉽지 않습니다. 따라서 직원들이 어디에 있던, 어떤 장치를 쓰건 간에 대용량 파일을 쉽고 빠르게 공유할 수 있는 방법이 필요하였습니다. Huge의 IT 책임자 Paul Doyle는 "프로젝트를 신속하게 완성하려면 직원들이 민첩하게 일할 수 있는 환경을 마련하는 것이 중요합니다. 직원들이 여러 지역에 분산되어 있고 공유하는 데이터 양이 엄청나다 보니 기존 방식으로 운영하기가 점점 더 어려워졌습니다."라고 말합니다. 기존 파일 공유 시스템이 효과적이지 못하다는 걸 깨닫고 난 후 Doyle는 더 우수한 협업 환경이 필요한 직원들의 요구를 해결하기 위해 여러 솔루션을 찾아 다녔습니다. 그가 제일 우선시한 기준은 기존 업무 흐름을 그대로 유지할 수 있어야 한다는 것이었습니다. 또한 파일 공유가 간편하고, 모든 장치에서 파일에 액세스할 수 있으며, 파일 크기에 제한이 없고, 요금도 합리적인 제품을 원했습니다. 몇 달 동안 Huge에서는 오픈 소스 솔루션을 모델링하고 테스트하였으나 전 세계 직원들의 요구를 해결하기에는 관리할 게 너무 많고 비용도 많이 든다는 결론을 내렸습니다. 회사에서 다른 제품들을 평가해 봤으나 요금과 파일 크기 제한이 걸림돌이 되었습니다.

"많은 직원들이 항상 컴퓨터와 노트북을 함께 사용합니다. Dropbox에서 작업하면 컴퓨터와 노트북에서 자료가 동기화됩니다. 따라서 IT 부서가 여러 장치 간에 동기화할 수 있는 솔루션을 제공해야 하는 수고를 덜 수 있습니다. Dropbox가 다 알아서 헤주니까요."

기존의 업무 흐름에 맞춰주는 솔루션

Doyle은 Dropbox Business를 알게 되었을 때 다른 솔루션과 달리 이 제품은 Huge의 업무 방식에 맞춰주는 시스템이라는 것을 깨닫게 되었습니다. 경쟁력 있는 요금까지 갖춘 Dropbox Business를 도입하면서 Huge는 넉넉한 용량으로 대용량 파일을 걱정 없이 공유하고, 계속 늘어나는 전 세계 직원들과 고객을 수용할 수 있게 되었습니다. LAN 동기화와 같은 기능을 통해 Huge는 런던과 리우데자네이루 해외 지사와 파일을 즉시 동기화할 수 있습니다. 사람들은 크기에 관계없이 고화질 그래픽과 동영상을 공유하고, 원시 파일 형식을 분석할 수 있어 일 처리가 빨라졌습니다. 관리 측면에서는 파일을 잠그고 제어할 수 있어 업무를 제대로 할당하고, 삭제된 파일을 복원할 수 있게 되었습니다. 회사 전체를 공유 및 스토리지 시스템을 Dropbox Business로 이전하는 일도 수월했습니다. Huge의 기술 지원 시스템 담당자인 Sam Gorney는 "이전 작업이 순조롭게 진행되었습니다. 직원 중 10분의 7 정도가 이미 Dropbox 계정을 가지고 있었으며, 더 많은 용량을 얻는다는 사실에 반가워하더군요. 각 직원의 개인용 Dropbox 계정을 회사 Business 계정으로 아주 간편하게 옮겼습니다."라고 말합니다.

효율성 및 고객 만족도 향상

Dropbox Business를 새로 구축하면서 직원들이 늘상 하는 중요한 업무를 능률적으로 처리하게 되었고, 거의 모든 부서에서 변화를 가져왔습니다. "많은 직원들이 항상 컴퓨터와 노트북을 함께 사용합니다. Dropbox에서는 자료가 컴퓨터와 노트북에서 동기화됩니다. 따라서 IT 부서가 여러 장치 간에 동기화할 수 있는 솔루션을 찾는 수고를 덜었습니다. Dropbox가 다 알아서 해주니까요."라고 Doyle은 말합니다. 이제 각 부서 간에 힘들이지 않고 항상 같은 내용을 공유할 수 있습니다. 예를 들어 디자인팀은 웹사이트의 와이어프레임 제작을 협업할 때 Dropbox Business가 특히 유용함을 알게 되었습니다. 또한 Dropbox의 공유 소프트웨어는 업데이트가 쉬워 IT 부서가 관리하기 편합니다. Gorney는 "멀리 떨어져 있는 각 지사로 소프트웨어를 배포하기가 가장 쉬운 솔루션이 바로 Dropbox입니다. 새 버전의 MAC 운영 체제를 각 지사에 배포해야 했는데 서로 Dropbox를 통해 파일을 공유해서 아주 쉽게 배포할 수 있었습니다."라고 설명합니다. 해외 지사와의 협업도 원활해졌습니다. Gorney는 "Dropbox에서는 어떤 인프라를 구축하지 않고도 브라질 지사와 자료를 공유할 수 있어 융통성을 발휘할 수 있습니다. 전에는 자료를 제대로 관리하기가 어려웠는데 Dropbox를 도입한 후로는 남미에 있는 직원들과 손쉽게 파일을 주고 받을 수 있습니다."라고 말합니다. Huge에서 Dropbox에 가장 많이 의지하는 사용자는 단연 프로젝트 관리자들로 예산서, 프로젝트 파일, 작업명세서 등을 자주 올립니다. 이들 관리자들은 Dropbox 장점 중 하나로 고객들과 납품 파일을 쉽게 공유할 수 있는 기능을 꼽습니다. Doyle은 "Dropbox에서는 링크만 보내면 자료를 안전하게 공유할 수 있어 사람들에게 파일을 보낼 때 특정 디렉토리를 설정할 필요가 없습니다. 직원들 간의 협업은 물론 외부 업체와의 업무 협력 속도도 빨라졌습니다. Dropbox를 사용하고 나서 정말 달라졌습니다."라고 말합니다. Huge는 또한 고객과 외부에서 회의를 할 때도 Dropbox 스토리지의 혜택을 누렸습니다. "직원들이 고객 시스템으로 다운로드할 수 있도록 파일을 Dropbox에 올려 달라는 요청을 많이 합니다. 예전 같으면 고객과 회의할 때 파일을 안 가져온 경우 이메일로 보내거나 FTP로 공유해야 했었는데 이제 Dropbox에 바로 액세스해서 고객에게 보여줄 수 있습니다. Dropbox Business 덕분에 저희 회사는 언제든지 어떤 파일도 즉시 공유할 수 있습니다."