고객 / Monarch Investment & Management Group

Monarch 고객 집중조명

자산 관리자들은 Dropbox Business를 사용하여 이동 중에도 최신 컨텐츠를 액세스하고 공유하여 이 부동산 회사가 이메일 트래픽을 줄이면서 부동산을 안전하게 평가하고 서비스를 제공할 수 있습니다.

도전과제

오래된 도구를 대체

부동산 회사인 Monarch Investment Group은 투자자들의 포트폴리오를 관리하고 세입자들을 위해 건물을 유지보수하는 데 자부심을 가지고 있습니다. 그런데 15개 주에 걸쳐 분포된 부동산을 감독 및 관리하는 약 1,000명의 직원들 간에 항상 능률적인 협업이 이루어지고 있지는 않다는 것을 알고 놀랐습니다. 애널리스트인 Curtis Pottle은 "자산 관리자들은 외부에서 일하는 시간이 많은데 Monarch의 사내 서버로부터 평면도, 계약서, 재대출 계약 등의 중요 문서를 액세스하지 못했습니다. 자산 관리자들에게 이메일로 파일을 보내곤 했는데, 곧 파일이 어디 있냐고 묻는 이메일이 다시 오곤 했습니다.“라고 말합니다. 이메일 받은 편지함이 체계적으로 정리되어 있지 않아서 많은 직원들이 필요한 문서를 잔뜩 들고 다니곤 했습니다. Monarch는 중요한 정보를 더 철저히 통제하기를 원했는데 직원들이 회사 밖에서 일할 때는 특히 더 그랬습니다. Pottle은 “많은 사회보장 번호가 유실 또는 도난되지 않을 것이라고 안심해야 했습니다."라고 말합니다. Monarch는 여러 가지 솔루션을 검토한 후 최고의 보안과 사용자 수용도를 제공할 것이라는 결론을 내고 Dropbox Business를 선택했습니다. 애널리스트인 Greg Hidlay는 “플랫폼이 사용하기가 너무 쉬어서 아무런 주저 없이 바로 익숙해질 수 있었습니다."라고 말합니다.

“Dropbox Business로 모든 사람의 업무가 아주 편리해졌습니다. 자산 관리자들은 문서를 찾느라 시간을 소모하지 않고 부동산에 더 집중할 수 있습니다. 그리고 많은 이메일을 보낼 필요가 없어서 시간도 많이 절약됩니다."

Monarch Investment Group의 애널리스트 Curtis Pottle

해결책

향상된 제어기능으로 공유 강화

Monarch는 Dropbox Business를 사용하여 운영 계약, 건물 사양 등의 모든 부동산 관련 파일을 공유 폴더에 체계적으로 정리해 넣습니다. Dropbox를 통해 자산 관리자들은 어디에 있든 휴대폰에서 필요한 Excel 스프레드시트와 PDF를 이용할 수 있기 때문에 매각 또는 재대출을 평가할 때 시간을 절약할 수 있습니다. 이제 모든 것이 고객 이름과 컨텐츠 유형별로 일관된 폴더 계층 구조에 체계적으로 정리되어 있게 때문에 자산 관리자들은 더 이상 필요한 정보를 얻기 위해 본사에 이메일을 보낼 필요가 없습니다. Pottle은 “자산 관리자들은 이제 쉽게 파일을 찾고 모바일 앱에서 바로 링크를 보낼 수 있습니다."라고 말합니다. 이 솔루션은 또한 관리자가 한 번에 직원 한 명씩 권한을 관리하는 대신 직원들을 그룹으로 묶어 한꺼번에 권한을 관리할 수 있기 때문에 시간을 상당히 절약해 줍니다. Hidlay는 “그룹스 기능은 매우 효과적이고 효율적입니다. 어떤 직원의 팀이 변경되면 그 직원을 새로운 그룹으로 옮기기만 하면 폴더 액세스도 자동으로 변경됩니다."라고 말합니다. 권한을 수정 가능과 읽기 전용으로 세분화하여 조정하여 필요한 사람만 문서를 변경할 수 있게 할 수 있습니다.

Monarch는 계정 이전 및 원격 삭제 등의 기능 덕분에 직원 퇴사 시 파일 보안에 대해 걱정하지 않아도 됩니다. Pottle은 “퇴사하는 직원들의 파일을 후임자에게 아주 쉽게 이전하고 퇴사한 직원들이 그 어떤 장치에서도 파일에 액세스하지 못하도록 할 수 있습니다."라고 말합니다.

“우리는 이미 Dropbox 개인용 계정을 사용하고 있었지만 Dropbox Business로 전환하여 누리게 된 보안 상 이점은 그 가치를 따질 수 없을 만큼 매우 귀중합니다."

Monarch Investment Group의 애널리스트 Greg Hidlay

성과

직원들의 생산성 향상

Monarch는 Dropbox로 자산 관리자들은 이동 중에도 생산적으로 일할 수 있고 회사의 보안도 강화되었다고 말합니다. Pottle은 “이 솔루션 덕분에 모든 사람의 업무가 아주 편리해졌습니다. 자산 관리자들은 문서를 찾느라 시간을 소모하지 않고 본연의 업무인 부동산에 더 집중할 수 있습니다."라고 말합니다. 파일의 변경 내용 무제한 복구 기능은 정말 큰 도움이 됩니다. Hidlay는 “중요한 문서가 삭제되는 일이 빈번히 발생했습니다. 이제 세 번의 클릭으로 모든 것을 복원할 수 있습니다. 이제 두 발 뻗고 잘 수 있게 되었습니다.”라고 말합니다. Pottle은 전반적으로 직원들의 업무 효율성이 높아졌다며 “회사에서 Dropbox를 사용하는 사람들이 신기하게 많아졌습니다. 사람들은 이 제품에 자연스럽게 적응했고 동료들에게도 사용하도록 추천했습니다. 이는 아무도 강요하지 않고 생산성을 높이는 최선의 방법입니다."라고 말합니다.