고객 / USA Gymnastics

Dropbox Business는 USA Gymnastics와 선수들이 전력을 다할 수 있도록 돕습니다.

USA Gymnastics은 미국 체조협회입니다. 이 조직은 미국의 체조 경기 규정과 정책을 수립하고, 올림픽 경기와 세계 선수권대회에 출전할 선수들을 선발 및 훈련시키며, 국내 체조 발전에 힘쓰고 있습니다. USA Gymnastics은 남녀 일반체조, 리듬체조, 트램폴린 체조, 곡예 체조, 단체 종목의 전국 선수권대회, 국제 대회 등 많은 대회를 주관합니다.

시스템 강화

2008년 미국에서 전국 체조 선수권대회가 끝난 후 USA Gymnastics의 행사 주관팀은 기술적인 문제를 겪는 바람에 기존에 직원들이 사무실 밖에서 또는 이동 중에 업무를 처리했던 방식을 진지하게 고민하게 되었습니다. 대회 전에 직원들은 평상시 대로 기밀 문서에서 경기장 배치도, 대회 일정에 이르는 모든 자료를 노트북에 복사해 두었습니다. 대회가 끝난 후 한 직원이 서버에 업데이트된 대회 관련 문서를 올릴 때 실수로 수백 개의 파일을 삭제하고 말았습니다.

다른 컴퓨터에서 파일을 많이 복구할 수 있었지만 모든 자료를 잃어버릴지 모른다는 불안감이 변화를 모색하게 되는 계기가 되었습니다. 대회 및 기술 총책임자 Jeff Smith는 노트북에서 사람들과 파일을 주고 받고 백업도 할 수 있는 솔루션을 기대하며 여러 제품을 알아보기 시작했습니다. 많은 USA Gymnastics 직원들이 자주 출장을 가므로 Smith는 멀리 떨어져 있는 직원들이 자료에 액세스하고 공유할 수 있는 방법을 찾고 있었습니다.

백업 기능을 갖추었으나 공유는 불가능한 제품들이 많아 마땅한 솔루션을 찾는 데 시간이 좀 걸렸으나 마침내 Dropbox에서 원하는 것을 찾았습니다. 해당 팀은 처음에 약 10개의 Dropbox Pro 계정을 구매하였고 Dropbox Business가 출시되면서 이 제품으로 전환했습니다.

국제 대회에서는 많은 직원들이 매일 24시간 내내 일합니다. 언제든지 휴대폰에서 파일에 액세스하고 문서를 사용할 수 있다는 점이 정말 유용합니다.

강력한 성능 입증

대개 USA Gymnastics 직원들과 관계자들은 대회 때는 정신 없이 분주하게 일하므로, 안내 및 관리 자료를 늘 갖고 다니며 볼 수 있어야 합니다. 경기장 배치도와 대회 일정을 쉽게 확인할 수 있어야 경기 시간에 맞춰 선수들, 코치, 임원들을 각 좌석에 안내할 수 있습니다. 또한 직원들은 경기 진행을 기록해야 하므로 스프레드시트와 문서를 곁에 두고 사용해야 합니다. Smith는 "Dropbox Business에서는 모든 사람들이 필요한 파일과 정보를 공유하고 즉시 이용할 수 있습니다. 더 이상 공유 드라이브나 파일 서버가 필요하지 않습니다."라고 말합니다.

대회 일정 중에 TV 중계 역시 중요합니다. 직원들은 방송에 내보낼 내용을 정확하게 계획해야 합니다. USA Gymnastics에서는 보통 최대 5명이 TV에 내보낼 선수와 경기를 결정하는데, 그때그때 상황에 따라 결정이 바뀌기도 합니다. Smith는 "Dropbox Business에서 TV 편성표를 보면서 방송할 내용을 실시간으로 수정할 수 있습니다. 또한 파일을 Dropbox에 보관해 둔 후 다음 대회 때 다시 참조할 수 있습니다."라고 설명합니다.

아울러 한 곳에 모든 파일을 편리하게 보관하므로 USA Gymnastics는 대회 이외 업무도 순조롭게 처리할 수 있습니다. 프로그램 책임자와 부하직원들은 공유 폴더에서 손쉽게 자료를 최신 상태로 유지하고, 파일은 변경될 때마다 기록되므로 특정 내용을 복원할 수도 있습니다. 그리고 특정 대회에서 계약직 직원들을 채용할 경우, 이들 직원들은 Dropbox라는 한 장소에서 필요한 문서에 바로 액세스하고 파일을 저장하므로 정규 직원들은 즉시 자료를 공유할 수 있습니다.

USA Gymnastics에서는 수많은 사람들이 파일을 관리하므로 삭제된 파일을 복구할 수 있는 기능이 필수적입니다. "과거에는 사람들이 실수로 파일을 삭제하곤 했는데 이제는 이런 일이 생겨도 Dropbox Business에서 자료를 보호해 주므로 안심이 됩니다."라고 Smith가 설명합니다.

메달을 수여할만한 수준의 솔루션

USA Gymnastics 직원들이 사무실 밖에서 많이 일하는 걸 고려하면 Dropbox Business의 가장 큰 이점 중 하나는 직원들이 멀리 떨어져 있어도 조직에서 업무 효율성을 유지할 수 있다는 것입니다. 직원 대부분이 노트북을 사용하지만 iPhone과 Dropbox 앱에도 많이 의존하는 편입니다. Smith는 다음과 같이 말합니다. "국제 대회에서는 많은 직원들이 매일 24시간 내내 일합니다. 언제든지 휴대폰에서 파일에 액세스하고 문서를 사용할 수 있다는 점이 정말 유용합니다."

USA Gymnastics의 가장 중요한 국제 대회는 당연히 올림픽입니다. 2012년 올림픽에서 미국 선수들 경기에서 런던과 인디애나폴리스에 있는 직원들은 Dropbox Business를 사용하였습니다. Smith는 "Dropbox는 런던과 미국에 있는 직원들이 경기 중에 각종 문서와 정보를 공유할 수 있도록 해주는 거대한 시스템 역할을 했습니다. 올림픽 내내 Dropbox 덕을 많이 봤습니다."라고 말합니다.