수상 경력을 자랑하는 야외 지프 투어 업체인 Desert Adventures는 Dropbox Business를 사용해서 그룹 투어 관리부터 대금 결제에 이르기까지 모든 업무를 협업하고 있습니다.

여행사인 Desert Adventures

Desert Adventures의 주요 성과

여행사인 Desert Adventures

직원 생산성 향상

여행사인 Desert Adventures

내부 서버 지원에 신경쓰는 대신 IT 유지관리 비용과 시간 절감

여행사인 Desert Adventures

중요한 파일을 보다 안전하게 백업

도전과제

더 나은 협업 방법 발견

지난 30년 가까이 Desert Adventures는 상징적인 빨간색 지프 차량으로 미국 팜스프링스를 방문하는 여행객들에게 콜로라도의 광활한 소노라 사막에 있는 동식물을 체험하는 관광을 제공해 왔습니다. 팜스프링스가 여행객들에게 각광받는 지역으로 부상하면서, 아웃도어 어드벤처 회사의 생태 관광 사업이 호황을 누리게 되었습니다. 1년에 10,000명까지 급증하는 고객들 덕택에 비즈니스는 호황을 거듭했지만 35명의 직원을 둔 회사로서는 관리 업무에 어려움을 겪었습니다. "직원들이 영업용 문서를 업데이트해야 할 경우 이메일을 주고받고 사본을 저장해 두어야 했습니다. 하지만 직원들 모두 다른 사본을 갖고 작업했기 때문에 버전 충돌이 무수히 발생했습니다."라고 Desert Adventures의 소유자 겸 운영자인 Kimberly Nilsson은 말합니다. 이러한 문제는 소규모 업체 사무실이 가상 공간이라는 사실로 인해 더욱 불거졌습니다. Nilsson의 비즈니스 파트너인 Bob Schneider는 팜데저트 현장에서 영업 활동을 관리하는 반면, Nilsson은 산타바바라에 있습니다. 그룹 영업 담당자인 Nilsson의 어머니는 하와이에 살고 계십니다. Nilsson은 어머니가 이끄는 팀원들이 보다 쉽게 업무를 처리할 수 있도록 개인용 Dropbox 계정을 개설하기로 했습니다. "팀원들이 여러 지역에 흩어져 있기 때문에 모든 파일과 자료를 공유하는 게 쉽지 않았습니다. 그래서 Dropbox를 사용하는 것이 중요했습니다."라고 Nilsson은 말합니다. 그는 실수로 삭제된 파일을 복구하고 이전 버전으로 되돌릴 수 있는 Dropbox의 '변경내용 무제한 기록'과 같은 다양한 기능을 체험한 후에 Dropbox Business로 업그레이드했습니다. "가끔은 실수로 파일을 삭제하게 되어 후회하는 경우가 있는데, 이러한 Dropbox의 기능은 정말 매력적이라고 생각했습니다. 그렇기 때문에 Dropbox Business 계정으로 업그레이드했고 아주 만족하고 있습니다."라고 Nilsson은 말합니다.

"저는 여러 가지 업무를 담당하고 있지만 IT 전문가는 아닙니다. 따라서 보안 서버를 설치하는 등의 업무에 대해서는 잘 알지 못합니다. 하지만 Dropbox Business 덕분에 IT 업무를 다른 사람에게 의뢰하거나 IT 전문 직원을 채용할 필요가 없게 되었습니다."

Kimberly Nilsson, Desert Adventures의 소유자 겸 운영자

해결책

성장을 위한 준비

이제 Desert Adventures는 모든 업무에 Dropbox Business를 활용해서 파일을 자동으로 백업하고 직원들이 어디서나 파일에 액세스할 수 있게 되었습니다. “제 방침은 어떠한 자료도 로컬 시스템에 보관하지 않는 것입니다. 모든 자료는 Dropbox에 보관됩니다."라고 Nilsson은 말합니다. 그룹 영업 관리자가 각 고객에게 전달할 서신, 제안서, 계약서를 폴더에 업로드하면 다른 직원들이 이러한 자료를 공유할 수 있습니다. 따라서 직원들이 이메일이나 전화를 통해 영업 현황을 알아볼 필요가 없습니다. “그룹의 활동 현황을 알아야 하는 모든 사람들이 자료에 즉시 액세스할 수 있습니다"라고 Nilsson은 말합니다. 투어에 대해 자세히 알고 싶어 하는 고객들에게는 마케팅 폴더로 연결되는 공유 링크를 보내서 사진, 동영상, 기타 정보를 제공할 수 있습니다. Nilsson은 "고해상도 사진을 이메일로 보내는 것보다 훨씬 더 편리하고 효율적입니다. 샌앤드레어스 단층 투어에 대한 자료가 들어 있는 폴더의 링크와 '사진 20장 보내 드립니다'라는 메시지를 고객들에게 보내면 됩니다."라고 말합니다. 팜데저트 사무실로 보낸 모든 새 청구서는 스캔된 후 미지급금 폴더에 업로드됩니다. "이제 저는 청구서 사본으로 산타바바라에서 대금을 결제할 수 있습니다." 라고 Nilsson은 말합니다. 직원들이 이동 중에 투어에 대해 궁금한 점이 있는 경우 Dropbox 모바일 앱을 유용하게 활용할 수 있습니다. "고객이 전화로 문의하면, 휴대폰에서 필요한 영업용 문서를 찾아 이메일을 통해 링크를 보내기만 하면 됩니다. 이런 방법으로 고객에게 바로바로 회신할 수 있습니다."라고 Nilsson은 말합니다.

“필요한 모든 자료를 손쉽게 찾아 이용할 수 있다는 점은 그야말로 커다란 변화입니다. Dropbox 덕분에 엄청난 시간을 절약할 수 있습니다. 소규모 업체를 운영할 때는 시간이 모든 것을 좌우하니까요.”

Kimberly Nilsson, Desert Adventures의 소유자 겸 운영자

성과

시간 및 비용 절감

Nilsson은 Desert Adventures에서 Dropbox Business를 활용한 후부터 죠슈아트리 국립공원 및 팜스프링스 인디언 협곡 등과 같은 지역을 방문하는 여행객들에게 멋진 투어 서비스를 제공하는 데 주력할 수 있다고 말합니다. "저는 여러 가지 업무를 담당하고 있지만 IT 전문가는 아닙니다. 따라서 보안 서버를 설치하는 등의 업무에 대해서는 잘 알지 못합니다. 하지만 Dropbox Business 덕분에 IT 업무를 다른 사람에게 의뢰하거나 IT 전문 직원을 채용할 필요가 없게 되었습니다."라고 그녀는 말합니다. Desert Adventures와 같은 소규모업체의 경우, 여러 플랫폼과 장치에서 연동되는 Dropbox Business를 활용하면 한 가지 환경으로 표준화할 필요가 없습니다. Nilsson의 사무실에서는 Windows를 사용하지만 직원들이 iPad와 iPhone에서 Dropbox 폴더에 액세스하기도 합니다. "필요한 모든 자료를 손쉽게 찾아 이용할 수 있다는 점은 커다란 변화입니다. Dropbox​ 덕분에 엄청난 시간을 절약할 수 있습니다. 소규모 업체를 운영할 때는 시간이 모든 것을 좌우하니까요."라고 Nilsson은 말합니다.

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