남미의 선도적인 비즈니스 커뮤니케이션 컨설팅 업체인 MZ Group은 Dropbox Business를 활용해서 고객과 협업하고 직원들이 이동 중에도 업무를 수행할 수 있도록 하여 시간과 비용을 절약하고 있습니다.

MZ Group, 비즈니스 커뮤니케이션 컨설팅 업체

MZ Group의 주요 성과

빠른 동기화로 생산성 증대

IT 관련 절약 비용 증가

중요한 고객 정보를 철저하게 제어 

도전과제

커뮤니케이션 간소화

상파울루에 본사를 두고 기업 커뮤니케이션을 위한 원스톱 쇼핑 서비스를 제공하는 MZ Group은 600개 이상의 고객사들과 함께 성장하여 업계 최고의 리더가 되었습니다. 그러나 브라질 국내는 물론 아시아 및 미국으로 회사가 확장됨에 따라 경영진들은 회사 자체 기술만으로는 변화하는 시장에 대응하기 부족하다는 것을 깨달았습니다. 파일이 내부 서버에 저장되어 있어서 인프라, 하드웨어, 소프트웨어에 지속적으로 투자해야 했습니다. 또한 지원팀은 실시간으로 같은 문서에서 협업하기 어려웠습니다. 직원들이 원격으로 문서에 액세스해야 하는 경우에는 VPN 연결을 사용해야 했습니다. 여러 서비스 중에서 특히 투자자 홍보, 대외 홍보, 디지털 커뮤니케이션 서비스를 제공하는 MZ의 CFO인 Rodolpho Zabisky는 "내부 시스템 및 보안 상의 이유로 연결 속도가 느렸습니다. 같은 파일에 액세스하는 직원들 간에 충돌되는 복사본도 많았습니다.”라고 말합니다. MZ은 여러 솔루션을 테스트해 본 후에 Dropbox Business를 선택하기로 결정했습니다. IT 코디네이터인 Alex Souza는 Dropbox Business를 선택한 가장 중요한 이유가 동기화 속도와 사용 편의성때문이라고 합니다. "로그인을 만들고 직원에게 전달하면 충분합니다. 이 플랫폼은 사용하기 쉽고 직원 교육에 많은 시간을 투자할 필요가 없기 때문에 IT 부서의 시간을 절약할 수 있습니다."라고 그는 설명합니다.

해결책

어디서든 업무 가능

현재 MZ에서 근무하는 250명 전 직원은 Dropbox Business를 사용해서 다른 직원들 및 고객들과 협업하고 있습니다. 프레젠테이션, 보도 자료, 기타 문서 등 모든 종류의 파일 작업에서 Dropbox 링크를 공유할 수 있으므로 작업 내용이 실시간으로 업데이트됩니다. Dropbox 배지를 사용하면 여러 사람들이 같은 문서를 수정해도 다른 버전이 만들어지는 문제가 생기지 않습니다. “알림 기능은 팀원들이 같은 문서에서 동시에 작업할 때, 특히 댓글을 달 때 매우 유용합니다."라고 Zabisky는 말합니다. 문서 작업이 끝나면 이메일이나 WhatsApp에서 Dropbox 링크를 통해 최종 버전을 고객들에게 전달합니다. “고객들은 WhatsApp과 Dropbox의 연동 기능에 아주 만족해 하고 있습니다."라고 Souza는 말합니다. MZ 직원들은 Dropbox 모바일 앱을 통해 이동 중에도 보다 신속하게 공유 파일에 액세스할 수 있습니다. VPN 연결을 시도하느라 시간을 낭비하지 않고 고객에게 최상의 서비스를 제공하는 데 주력할 수 있습니다. "고객이 파일을 요청할 경우, 차를 타고 이동하는 동안에도 휴대폰을 사용해서 파일을 보낼 수 있습니다. 교통 체증이 심각해서 도로에서 시간을 많이 낭비하게 되는 브라질에서는 특히 유용한 기능입니다."라고 Zabisky는 말합니다. MZ 임원들은 관리 콘솔을 사용해서 지정된 사람들만 고객의 기밀 데이터를 공유하도록 할 수 있습니다. "우리는 다른 어떤 데이터 보안 및 보호 기능보다 Dropbox의 보안 기능이 뛰어나다는 결론을 내렸습니다. 데이터 보안과 기밀성이 보장되지 않았다면 Dropbox를 선택하지 않았을 것입니다."라고 Souza는 말합니다.

"우리는 다른 어떤 데이터 보안 및 보호 기능보다 Dropbox의 보안 기능이 뛰어나다는 결론을 내렸습니다. 데이터 보안과 기밀성이 보장되지 않았다면 Dropbox를 선택하지 않았을 것입니다."

Alex Souza, MZ Group의 IT 코디네이터

성과

시간 및 비용 절감

Dropbox를 도입한 후로 업무 효율성이 향상되어 MZ 직원들은 고객 관리에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 되었습니다. 구식 VPN 시스템을 이용하는 대신 Dropbox에서 파일에 액세스하기 때문에 전체 직원들이 1주일에 총 1,000시간 가량 절약하고 있다고 Alex는 추산하고 있습니다. "이는 단지 VPN과 관련된 혜택이고, 다른 부문에서 얻게 된 이득도 있습니다."라고 Souza는 말합니다. Dropbox 덕분에 신규 서버, VPN 및 기타 백업 소프트웨어용 라이선스에 드는 비용을 지출할 필요가 없어져서 MZ에서 IT 업무와 관련하여 절약되는 비용이 연간 수십 만 달러에 이른다고 합니다. "애초에 Dropbox를 선택한 이유는 비용 절감이 아니라 직원들의 이동성을 강화하기 위한 것이었습니다. 하지만 Dropbox를 사용한 후에 경제적 측면에서 엄청난 이익을 얻을 수 있게 되었습니다."라고 Zabisky는 말합니다. 600개 이상의 고객사를 확보하고 있고 브라질 상장기업들 중에서 최고의 자리에 있는 MZ는 자연 재해가 발생해도 업무를 중단할 형편이 안 됩니다. 3시간 동안 정전된 후에도 Dropbox Business를 통해 직원들이 계속 작업을 진행할 수 있었습니다. “Dropbox 덕분에 직원들이 노트북이나 휴대폰으로 계속 작업할 수 있으며 회사 전체의 업무가 단 1초도 중단되지 않습니다."라고 Souza는 말합니다.

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