이메일

이메일을 파일 공유 솔루션으로 사용하려면 어떻게 해야 하나요?

이메일은 이미 인프라가 마련되어 있기 때문에 협업 도구로 사용하기 쉽다는 큰 장점이 있습니다. 이메일은 누구나 사용할 뿐 아니라, 사람들 대부분 이메일로 파일을 주고 받는 방법을 알고 있습니다.

이메일

  • 이메일은 기본적인 사용 환경을 이미 갖추고 있음

Dropbox

  • Dropbox 가입
  • Dropbox 애플리케이션 다운로드

Dropbox에 가입하는 방법은 매우 간단하지만 이메일로 '파일을 첨부'해서 보낼 수 있으므로 굳이 Dropbox에 가입해야 할 필요성을 못 느낄 때가 많습니다. 따라서 직원들이 이메일로 공유하는 방식에서 벗어나려면 서로 간의 협조가 필요합니다. 하지만 Dropbox로 전환하고 나면 그 효과를 톡톡히 볼 수 있습니다. 특히 많은 사람들과 협업해야 할 경우 더욱 그렇습니다.


직원과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

더 이상 변경하지 않을 문서를 한 두 개 정도 보낼 때에는 이메일을 사용해도 됩니다. 하지만 이메일로는 파일을 업데이트할 수 없습니다. 즉, 파일을 변경할 때마다 공유하려면 매번 파일을 모든 직원들에게 다시 보내야 합니다.

이메일

  • 이메일 메시지 작성
  • 파일 첨부
  • 메시지 보냄
  • 파일을 변경할 때마다 이 과정을 매번 반복해야 함

Dropbox

  • 직원들과 문서를 공유하기 위해 Dropbox에 새 폴더를 만듦
  • 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 직원들과 폴더를 공유함
  • 컴퓨터의 Dropbox 공유 폴더에 원하는 파일을 올림
  • 해당 파일이 다른 직원들의 Dropbox 폴더에 나타남
  • 누군가 파일을 수정할 때마다 모든 직원들의 공유 폴더에서 파일이 자동으로 업데이트됨

처음에 Dropbox 공유 폴더를 설정하는 일이 조금 번거로울지 몰라도 단 한 번만 설정하면 됩니다. 컴퓨터에서 이 공유 폴더는 여느 폴더처럼 작동하지만 공유 중인 사람 중 누군가 파일을 변경하면 모든 사람들의 공유 폴더에서 자동으로 업데이트된다는 특별한 장점을 갖고 있습니다. 수많은 파일을 다루는 조직이라면 모든 직원이 같은 내용을 공유하고 회사 자료를 몽땅 한 곳에 보관할 수 있는 Dropbox 공유 폴더를 한번 사용해 볼만한 가치가 있습니다.

또한 전용 파일 공유 솔루션을 사용하면 직원들 간에 커뮤니케이션하는 일과 문서에서 협업하는 일을 명확하게 구분할 수 있습니다. 이제 파일 공유는 Dropbox에 맡기고, 이메일은 본래 기능인 커뮤니케이션에 충실하도록 맡기세요.


고객과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

이메일을 사용해 파일을 공유할 경우, 그 대상이 팀원이든 고객이든 관계없이 동일한 방식으로 파일을 첨부해 메시지를 보내면 됩니다. 단, 실수로 첨부 파일을 잘못된 이메일 주소로 보낸다면 보안 문제가 발생할 수 있습니다. 잘못된 메일링 리스트, 즉 메일 그룹으로 보낼 경우 문제는 더욱 심각해집니다.

이메일

  • 이메일 메시지 작성
  • 파일 첨부
  • 메시지 보냄

Dropbox

  • Dropbox 폴더에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  • 'Dropbox 링크 공유'를 선택하여 공유 링크 생성
  • Dropbox Pro 또는 Business에서는 공유 링크에 비밀번호 및 만료일을 설정할 수 있음
  • 고객에게 링크를 보내면 고객이 웹 브라우저에서 파일을 보거나 다운로드할 수 있음

Dropbox에서는 대상이 직원 또는 고객이냐에 따라 확실하게 구분해서 공유할 수 있습니다. 즉, 직원들과는 공유 폴더에서 협업하고, 고객에게는 필요한 파일과 폴더를 읽을 수만 있도록 공유 링크를 보내면 됩니다. 공유 폴더에서는 파일이 자동으로 동기화되므로 편리할 뿐 아니라, 고객은 공유 받은 파일을 수정할 수 없으므로 내용이 변경될 염려가 없습니다.

Dropbox Pro 또는 Business에서는 고객에게 공유 링크를 통해 읽기만 가능한 파일(사본)을 보낼 때 링크에 비밀번호를 설정하면 중요한 파일이 잘못 노출되는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 혹시라도 공유해서는 안 될 파일을 실수로 보냈다면 링크를 재빨리 사용 중지하면 고객이 파일에 액세스할 수 없습니다.


대용량 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

이메일은 대용량 파일을 다루는 데 한계가 있습니다. 파일이 너무 클 경우, 이메일의 기술적 한계 때문에 파일을 첨부할 수 없습니다. 받는 사람 쪽 이메일 서비스에서 수신 가능한 용량 한도가 낮을 경우 파일을 받지 못할 수 있습니다.

이메일

  • 메일 서버마다 파일 크기 제한이 다름
  • 대용량 파일의 경우 파일이 변경될 때마다 파일 전체를 다시 전송해야 함

Dropbox

  • Dropbox 애플리케이션을 통해 파일을 업로드할 때 파일 크기에 제한이 없음
  • 동기화 시 파일 전체가 아닌 파일에서 변경된 부분만 Dropbox에 전송됨

메일 서버는 대부분의 경우 파일을 25MB까지만 첨부할 수 있으며, 일부의 경우 개별 계정에서 보낼 수 있는 총 크기를 제한하기도 합니다. 이를 해결하는 가장 쉬운 방법은 파일을 서버 또는 Dropbox와 같은 클라우드 기반의 파일 공유 시스템에 업로드하는 것입니다. 또한 첨부할 파일이 25MB 이하라도 업로드될 때까지 기다려야 하므로 파일을 자주 수정하고 공유하는 경우 불편할 수 있습니다.

또한 Dropbox는 파일의 변경된 부분만 업로드하므로 이메일보다 더 효율적입니다.


파일을 변경할 때마다 그 이전 내용을 관리하려면 어떻게 해야 하나요?

이메일 방식을 사용하면 파일이 변경될 때마다 변경 내용을 기록하기가 쉽지 않습니다. 전문적인 솔루션이 없는 기업들은 임시방편으로 파일을 변경할 때마다 그 이전 파일을 이메일에 저장합니다. 나중에 이전 파일이 필요하게 되면 이메일에서 한참 찾아야 하며, 또한 사람들이 각자 다른 이름으로 파일을 사용하기라도 한다면 더더욱 골치 아픈 일이 됩니다.

이메일

  • 이메일에서는 기본적으로 파일이 변경될 때마다 기록하는 기능이 없으므로 파일 변경 기록을 찾으려면 이메일을 일일이 찾아야 함
  • 변경 전 내용을 기록하기 위해 흔히 문서를 보낼 때마다 파일 이름에 번호를 매김

Dropbox

  • Dropbox 폴더에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  • '이전 버전 보기'를 선택하면 그 동안 파일에서 변경된 기록을 볼 수 있음
  • 기록에서 원하는 버전을 선택하고 '복원' 클릭

Dropbox에서는 파일이 변경될 때마다 변경 내용을 자동으로 기록합니다. 이메일과는 달리 Dropbox에서는 이전부터 현재까지의 파일 변경 기록이 체계적으로 저장되므로 원하는 기록을 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한, 변경 내용은 자동으로 기록되므로 사용자가 해야 할 일이 전혀 없습니다. 이전에 변경했던 내용을 되돌리고 싶다면 Dropbox에서 해당 기록을 찾기만 하면 됩니다.

소규모 조직에서는 이메일만으로도 '충분할지' 모르지만 변경 내용을 기록하는 정식 솔루션을 갖추면 보다 편리하고 안전합니다. 이메일은 삭제되기 쉬울 뿐 아니라 메일 서버에 용량 제한이 있을 수 있기 때문에 정식 솔루션이 더더욱 필요합니다. 그리고 파일이 첨부된 메시지를 한번 삭제하고 나면 이 파일에 담겼던 내용은 영영 사라집니다. 직원들의 부주의로 인해 이러한 일이 생길 경우 데이터 손실의 위험이 있습니다.


모바일 장치에서 파일에 액세스하려면 어떻게 해야 하나요?

모바일 장치에서 파일을 공유하기 위해 이메일을 사용할 경우 컴퓨터에서와 마찬가지로 장단점이 있습니다. 우선 조직에서 업무용으로 모바일 장치를 이용 중인 경우, 이메일에 손쉽게 액세스할 수 있을 것입니다. 하지만 파일을 최신 상태로 유지하는 일은 여전히 힘듭니다.

이메일

  • 모바일 장치에서 이메일 앱 열기
  • 해당 파일이 첨부된 메시지를 찾음
  • 파일을 다운로드한 다음 해당 앱에서 파일을 수정함
  • 수정을 마쳤으면 직원들에게 변경된 파일을 이메일로 보냄

Dropbox

  • 모바일 Dropbox 앱 다운로드
  • 모바일 Dropbox 앱에서 계정에 로그인하면 바로 문서를 미리 볼 수 있음
  • Microsoft Office와 같이 Dropbox와 연동된 모바일 앱을 사용하면 변경 내용이 모든 장치에서 동기화됨

모바일 장치에서 이메일을 사용할 때와 비교했을 때 Dropbox의 가장 큰 장점은 알기 쉬운 파일 시스템을 제공한다는 것입니다. Dropbox에서는 익숙한 폴더/파일 구조로 문서를 체계적으로 정리할 수 있습니다. 이메일에 첨부했던 파일을 찾느라 더 이상 헤매지 않아도 됩니다. Dropbox 모바일 앱을 사용하면 파일의 최신 내용을 미리 보기로 바로 볼 수 있습니다. 파일을 살짝 고칠 때마다 이메일로 첨부하느라 고생할 필요가 없습니다.