FTP

FTP를 설치하려면 어떻게 해야 하나요?

FTP 서버를 구축하고 직원들이 사용할 수 있도록 여러 가지 설정을 거치는 과정은 복잡합니다. 예를 들어, 각 FTP 계정마다 쉘 액세스 및 파일 시스템 권한을 지정해야 합니다. 또한 모든 직원은 FTP 클라이언트 프로그램 사용법을 익혀야 합니다.

FTP

  • FTP 서버 구매
  • 서버의 관리 패널에 로그인
  • 모든 직원들의 FTP 계정 생성
  • 모든 직원들의 컴퓨터에 FTP 소프트웨어 설치

Dropbox

  • Dropbox 가입
  • Dropbox 애플리케이션 다운로드

Dropbox는 쉽고 빠르게 시작할 수 있습니다. 파일은 클라우드에 저장되기 때문에 서버에서 직접 처리해야 할 일이 없습니다. 복잡한 소프트웨어를 설치해야 하는 FTP와 달리 최소한의 소프트웨어만 설치하면 되기 때문에 직원들은 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.


직원과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

FTP의 수동적인 특성으로 인해 직원들은 서로 파일을 주고 받는 일을 반복해야 합니다. 누군가 파일을 변경할 때마다 이를 공유하려면 FTP 서버에 다시 업로드해야 합니다. 변경된 파일을 보고 싶은 직원들을 서버에서 파일을 다시 다운로드해야 합니다. 만일 파일을 수정하는 일이 자주 있다면 업무 속도가 현저히 떨어질 수 있습니다.

FTP

  • FTP 소프트웨어 열기
  • 서버 URL, 포트 및 FTP 계정의 사용자 이름/비밀번호 입력
  • 서버에 연결
  • FTP 소프트웨어의 파일 브라우저를 통해 컴퓨터에서 원하는 파일을 찾음
  • 파일을 서버에 업로드
  • 직원들에게 FTP 서버에 로그인하여 파일을 각자 컴퓨터에 다운로드하도록 알림
  • 파일을 변경할 때마다 이 과정을 매번 반복해야 함

Dropbox

  • 직원들과 문서를 공유하기 위해 Dropbox에 새 폴더를 만듦
  • 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 직원들과 폴더를 공유함
  • 컴퓨터에서 Dropbox 공유 폴더에 파일을 올리면 해당 파일이 다른 직원들의 Dropbox 폴더에 자동으로 나타남
  • 누군가 파일을 수정할 때마다 모든 직원들의 공유 폴더에서 파일이 자동으로 업데이트됨

Dropbox에서는 일단 공유 폴더를 만들고 나면 협업이 완전 자동으로 이루어집니다. 협업하는 모든 사람의 컴퓨터에 공유 폴더가 나타나며, 누군가 파일을 변경하면 모든 사람의 공유 폴더에서 파일이 알아서 변경됩니다. 동시에 여럿이 변경하면 내용이 충돌될까 봐 걱정되세요?


고객과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

FTP에서는 고객과 파일을 안전하게 공유하기가 어려울 수 있습니다. 고객이 문서를 고치지 못하도록 고객의 FTP 계정을 읽기 전용 권한으로 설정해야 합니다. 또한, 고객이 회사 내부 파일을 전부 보지 못하도록 해야 할 수도 있습니다. 따라서 시스템 관리자는 FTP 서버의 파일 시스템 권한을 설정할 때 매우 주의를 기울여야 합니다.

FTP

  • 고객의 컴퓨터에 FTP 소프트웨어 설치
  • 고객용 FTP 계정을 만들어야 하며 다음과 같은 까다로운 조건을 충족해야 함
    • 읽기 전용 권한 필요
    • 필요한 파일에만 액세스할 수 있는 권한 필요
  • 고객에게 FTP 로그인 정보 및 서버에 있는 파일 경로 제공
  • 직원들이 하는 방식 그대로 고객도 필요한 파일을 다운로드함

Dropbox

  • Dropbox 폴더에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  • 'Dropbox 링크 공유'를 선택하여 공유 링크 생성
  • 고객에게 링크를 보내면 고객이 웹 브라우저에서 파일을 보거나 다운로드할 수 있음

고객과 파일을 공유해야 하는 경우, Dropbox의 공유 링크를 이용하면 회사 파일과 섞이지 않으면서도 간편하게 공유할 수 있습니다. 공유 링크는 사내에서 직원들 간에 공유하는 공유 폴더와는 완전히 별개입니다. 즉, 고객에게 파일을 링크로 보내면 고객은 해당 파일에만 액세스할 수 있습니다. 공유 링크를 받으면 따로 소프트웨어를 설치하고 익힐 필요 없이 바로 파일을 볼 수 있습니다. 아울러 Dropbox Pro 또는 Dropbox Business를 사용할 경우, 링크에 비밀번호와 만료일을 설정할 수 있습니다. 또한, 간편하게 링크를 사용 중지하면 언제든지 파일에 대한 액세스를 취소할 수 있습니다.


여러 사람이 한 파일에서 동시에 작업하려면 어떻게 해야 하나요?

여러 사람이 한 파일에서 동시에 작업할 때 충돌이 발생하면 누가 작업한 내용이 저장될까요? 예를 들어 두 명이 한 문서를 수정 중이라고 가정해 보겠습니다. 한 명이 파일을 업데이트하고 FTP 서버에 업로드합니다. 잠시 후에 다른 한 명이 이 파일을 수정하고 FTP 서버에 업로드합니다. 따라서 먼저 사용자가 힘들게 고친 내용이 다 삭제되고 맙니다.

Dropbox에서는 FTP와 달리 이 문제를 해결할 수 있습니다.

FTP

  • FTP에서는 충돌 문제를 해결할 수 없음
  • 파일에서 가장 마지막에 수정한 사람이 이전에 다른 사람들이 수정한 내용을 덮어씀
  • 파일을 매번 '확인'하고 한 번에 한 사람만 수정해야 함

Dropbox

  • 파일에서 내용이 충돌될 경우 Dropbox는 충돌되는 두 버전을 모두 저장함
  • 따라서 두 사람이 각각 수정한 내용을 서로 합의하여 필요한 내용만 병합할 수 있음

FTP에서는 여럿이 동시에 파일을 수정할 경우, 충돌이 발생할 수 있는 위험이 있습니다. 이 문제를 피할 수 있는 유일한 방법은 시간을 정해서 돌아가며 한 사람씩 수정하는 것입니다.

반면 Dropbox에서는 동시에 작업할 경우 충돌된 사본이 생성되므로 한 사람으로 인해 다른 사람이 수정한 내용을 잃어 버릴 위험이 없습니다. 서로 충돌이 발생할 경우 Dropbox가 알려 주므로 자신이 수정한 내용이 저장되었는지 확인하거나, 다른 사람이 수정한 내용을 자신이 덮어쓸까 봐 걱정하지 않아도 됩니다.


파일을 변경할 때마다 그 이전 내용을 관리하려면 어떻게 해야 하나요?

FTP 서버에서는 파일에 마지막으로 수정한 내용만 존재합니다. FTP 서버는 파일이 변경될 때마다 변경 내용을 기록하지 않으므로 중요한 내용을 잃어버릴 위험이 있습니다. 예를 들어 누군가 문서에서 내용을 일부 지우고 서버에 다시 업로드할 경우 삭제된 내용은 다시는 되돌릴 수 없습니다.

FTP

  • FTP는 파일이 변경될 때마다 이를 기록하지 않음
  • 대개 파일을 변경할 경우 기존 내용을 보관하기 위해 기존 파일에서 직접 수정하지 않고 파일을 복사하여 이름을 바꿔 새 파일을 만든 후에 수정함

Dropbox

  • Dropbox 폴더에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  • '이전 버전 보기'를 선택하면 그 동안 파일에서 변경된 기록을 볼 수 있음
  • 기록에서 원하는 버전을 선택하고 '복원' 클릭

파일이 Dropbox에 있으면 파일이 변경될 때마다 변경 내용이 기록됩니다. 얼마 전에 중요한 파일이 삭제된 걸 나중에 알게 되었다면 몇 번만 클릭하면 삭제된 파일을 바로 되찾을 수 있습니다. 파일 공유처럼 파일 기록도 완전 자동으로 실행됩니다. 즉, 사용자가 해야 할 일이 전혀 없습니다. 이전에 변경했던 내용을 복구해야 할 경우 Dropbox에서 해당 기록을 찾기만 하면 됩니다.


모바일 장치에서 파일에 액세스하려면 어떻게 해야 하나요?

FTP는 컴퓨터에서와 마찬가지로 모바일 장치에서도 똑같은 제약이 있습니다. 모바일 장치에서도 전용 FTP 소프트웨어가 필요하며, 누군가 파일을 수정할 때마다 파일을 일일이 동기화해야 합니다.

FTP

  • 모바일 장치에 FTP 소프트웨어 설치
  • FTP 서버를 연결하고 파일 다운로드
  • 파일을 변경할 때마다 이를 직원들과 공유하려면 파일을 일일이 다운로드/업로드해야 함

Dropbox

  • Dropbox 모바일 앱 다운로드
  • 모바일 Dropbox 앱에서 계정에 로그인하면 바로 문서를 미리 볼 수 있음
  • Microsoft Office와 같이 Dropbox와 연동된 모바일 앱을 사용하면 변경 내용이 모든 장치에서 동기화됨

Dropbox는 iOS, Android, Windows Phone/Tablet 등 대부분의 모바일 장치에서 지원됩니다. 또한 Dropbox 웹사이트에서도 파일에 액세스할 수 있습니다. 모바일 장치의 Dropbox 앱에서 파일을 찾거나, 파일을 타사 앱에서 수정하거나, 공유 링크를 만들어 고객에게 보내세요.