조직적인 팀 공간 만들기

폴더를 생성해 모든 사람이 원하는 자료를 간편하게 검색할 수 있게 하세요. 안내서에서 제공하는 우수 사례와 다양한 예시를 참조해 팀 파일을 위한 조직적으로 정리된 단일 공간을 만들어보세요.

팀을 특성을 파악하세요

폴더를 생성하기에 앞서 먼저 팀의 업무 흐름을 파악하세요. 확장 가능한 구조의 팀 폴더를 만들고 폴더 이름 지정 규칙을 정하면 향후 관리에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 다음의 항목을 고려하세요.

  • 팀원들이 보통 개인별로 일하나요? 아니면 팀 단위로 일하나요?
  • 한 사람당 각각 다른 파일로 작업하나요? 아니면 한 개의 파일로 여러 사람이 함께 작업하나요?
  • Dropbox Business 팀 외부의 사람들과 파일을 자주 공유할 계획인가요?
  • 기존의 시스템을 Dropbox로 전환한 경우, 기존의 폴더 구조를 그대로 가져오고 싶나요?
  • 각 부서에서 선호하는 파일 그룹화 방식은 무엇인가요?

그룹을 만들어 간편하게 공유하세요

그룹을 설정하면 미리 지정한 사람들과 폴더를 바로 공유할 수 있습니다. 팀원끼리 정기적으로 파일을 공유하는 부서라면 그룹을 만들어 사용해보세요. 그룹을 만들면 매번 구성원을 그룹에 초대하지 않고도 부서와 폴더를 빠르게 공유할 수 있습니다. 새로운 팀원을 그룹에 추가하면 자동으로 새 팀원에게 부서의 공유 폴더에 액세스할 수 있는 권한이 주어집니다.

비즈니스 개발 그룹과 공유된 팀 공간에 새로운 폴더 생성

표준화된 이름으로 폴더를 정리하세요

폴더 구조와 그룹을 만들었다면 팀원들에게 파일 이름과 폴더 이름을 지정하는 방식을 알려주세요. 효율적인 이름 지정 규칙을 세우면 모든 사람이 원하는 파일을 쉽게 찾을 수 있고, 특히 팀 공간에 저장된 파일의 수가 늘어날수록 폴더를 체계적으로 정리하는 데 도움이 됩니다. 다음의 팁을 참조하세요.

  • 월별 폴더의 이름을 YYYY-MM 형식으로 지정해 모든 폴더를 연대순으로 정렬하세요.
  • 사내에서 클라이언트 코드를 사용 중이고 폴더를 클라이언트별로 정렬하고 싶은 경우, 각 폴더 이름 맨 앞에 클라이언트 코드를 입력하면 원하는 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다.
마케팅 하위 폴더를 클릭해 상위 폴더의 이름을 '디자인'으로 변경하고 2개의 파일을 끌어다 놓으세요

누가 어떤 폴더에 액세스할 수 있는지 관리하세요

팀 내 모든 사람이 팀 공간에 어떤 폴더가 생성되었는지 확인할 수 있지만, 모든 사람이 모든 폴더에 액세스할 수 있는 것은 아닙니다. 관리자는 관리 콘솔에서 폴더에 개인과 그룹을 추가하거나 삭제할 수 있고, 폴더를 편집 가능 또는 읽기 전용으로 설정할 수 있습니다.

관리 화면에서 폴더에 액세스할 수 있는 사람이 누구인지 확인하고, 구성원을 추가해 읽기 또는 편집 권한을 부여하세요

폴더로 액세스를 제어하세요

건물 아이콘이 있는 파란색 폴더

팀 폴더

팀 폴더는 자동으로 모든 팀원에게 공유되지만, 팀원들의 읽기 권한과 편집 권한을 제어하고 팀 외부 사람들과 폴더를 공유할 수 있습니다.

마이너스 아이콘이 있는 파란색 폴더

제한된 폴더

제한된 폴더는 특정한 사람이나 그룹을 팀 공간에 있는 폴더로 초대할 때 생성됩니다. 지정된 사람과 그룹만이 이 폴더의 콘텐츠를 읽거나 편집할 수 있습니다.

사람 아이콘이 있는 보라색 폴더

팀원 폴더

​​모든 팀원에게는 콘텐츠가 담긴 개인 전용 폴더가 제공됩니다. 폴더의 이름은 사용자의 이름을 따라 지정되며 사용자는 파일과 하위 폴더를 공유할 수 있습니다.

2명의 사람 아이콘이 있는 파란색 폴더

공유 폴더

공유 폴더는 사용자들이 팀원 폴더 내에서 콘텐츠를 공유할 수 있는 기능을 제공합니다. 공유 폴더에 초대받은 경우, 팀원 폴더에 추가해 개인 전용으로 사용하거나, 모든 팀원이 최신 정보를 유지하게 할 수 있도록 팀 폴더에 추가할 수 있습니다.

팀 공간을 관리하세요

팀원을 초대하고 팀원들이 팀 공간에 콘텐츠를 추가했다면 다음의 팁을 참조해 폴더 구조를 항상 체계적으로 유지하세요.

  • 완료된 프로젝트는 보관함 폴더로 이동하세요. 폴더를 이동한 후에는 Dropbox 스마트 동기화 기능으로 폴더를 '온라인 전용'으로 전환해 팀원들의 하드 드라이브에 여유 공간을 확보하세요.
  • 관리자는 팀원으로 로그인 기능을 활용해 사용자가 공유한 모든 폴더의 권한에 액세스할 수 있습니다.
  • 부서 간 인사이동 시 그룹의 멤버십을 업데이트하세요.
  • 퇴사한 직원의 계정을 중단하거나 삭제해 회사 데이터로의 액세스 권한을 취소하세요. 
여러 개의 파일을 강조 표시한 후 스마트 동기화를 선택하세요. 스마트 동기화는 온라인 전용으로, 로컬 하드 드라이브의 용량을 차지하지 않습니다.

사례 살펴보기

다음은 Dropbox Business 고객들이 공유한 사례를 토대로 제작한 폴더 구조입니다. 파란색 사람 아이콘은 팀원을, 회색 사람 아이콘은 회사 외부의 사람을 의미합니다.

부서, 클라이언트, 프로젝트별로 정리된 폴더가 있는 회사 전체의 폴더 계층, 액세스 권한이 있는 사람과 액세스할 수 있는 폴더 표시