VPN

VPN을 파일 공유 솔루션으로 사용하려면 어떻게 해야 하나요?

VPN의 편의성과 우수한 보안 기능을 확보하려면 VPN 구축 시 주의를 기울여야 하며, 지속적인 유지 관리가 필요합니다. 따라서 VPN을 구축할 경우 대부분의 경우 IT 전문가를 채용하는 것이 좋습니다.

VPN

  • VPN 서버를 구축하려면 IT 전문가가 필요함
  • 모든 직원들의 VPN 계정을 구축할 IT 전문가가 필요함
  • VPN에서 사용할 파일 서버를 구축할 IT 전문가가 필요함
  • 파일 서버에서 공유 폴더를 생성하고, 필요한 사람에게 권한 부여
  • 모든 직원들의 컴퓨터에 VPN 클라이언트를 설치하고, 액세스 권한을 구성함
  • 모든 직원들의 컴퓨터에서 네트워크 드라이브를 공유 폴더에 매핑

Dropbox

  • Dropbox 가입
  • Dropbox 애플리케이션 다운로드

VPN 서버를 구축하는 것 외에도 IT 전문가는 각 직원의 계정을 일일이 만들고, 파일 서버에 있는 공유 폴더에서 직원별로 적절한 권한을 부여해야 하며, 성능을 모니터링하고, 악성 소프트웨어를 예방하며, 신규 직원이 들어올 경우 VPN 연결 방법을 교육해야 합니다.

VPN과 Dropbox에서 둘 다 공유 폴더 등을 사용해 파일을 간편하게 공유할 수 있지만 Dropbox의 경우 공유 폴더를 만들기가 훨씬 더 쉽습니다. 어떠한 전문 기술도 필요하지 않습니다. 사용자 계정을 추가하는 일은 이메일 주소를 입력하는 것만큼 쉬우며, 직원들이 익혀야 할 소프트웨어도 적으므로 부담이 없습니다.


직원과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

VPN 환경에서는 공유 파일을 마치 자신의 컴퓨터에 있는 것처럼 사용할 수 있습니다. FTP에서와 달리 서버에서 파일을 업로드 및 다운로드하지 않고 직접 수정할 수 있습니다. 하지만 이러한 상호 작용은 네트워크 상에서 이루어지므로 인터넷 연결 상태 및 VPN 서버의 요청 처리 능력에 의해 VPN 성능이 좌우되는 상충 관계가 존재합니다.

VPN

  • VPN 소프트웨어 열기
  • 서버 주소 및 VPN 계정의 사용자 이름과 비밀번호 입력
  • VPN 서버가 사용자를 인증할 때까지 대기
  • 파일 서버에 연결
  • 미리 구성해 놓은 공유 네트워크 드라이브에 파일을 올림
  • 해당 파일이 다른 직원들의 공유 네트워크 드라이브에 자동으로 나타남
  • 누군가 파일을 수정할 때마다 변경 내용이 모든 직원들의 공유 드라이브에 자동으로 나타남

Dropbox

  • 직원들과 문서를 공유하기 위해 Dropbox에 새 폴더를 만듦
  • 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 직원들과 폴더를 공유함
  • 컴퓨터의 Dropbox 공유 폴더에 원하는 파일을 올림
  • 해당 파일이 다른 직원들의 Dropbox 폴더에 나타남
  • 누군가 파일을 수정할 때마다 모든 직원들의 공유 폴더에서 파일이 자동으로 업데이트됨

얼핏 보기에는 파일을 공유하기가 편리하다는 측면에서 Dropbox와 VPN은 사용 환경이 비슷해 보입니다. 즉, 파일을 다운로드하지 않고 직접 수정할 수 있으며, 수정된 파일은 직원들의 공유 폴더에 자동으로 나타납니다. 하지만 Dropbox에서는 각 직원들의 장치에 문서가 다 저장되어 있으므로 VPN보다 훨씬 더 쉽게 찾고 수정할 수 있습니다.

또한 네트워크에 연결된 있는 상태에서만 파일을 사용할 수 있는 VPN과 달리 Dropbox에서는 장치에 파일을 저장하므로 오프라인 상태에서도 파일에 액세스하고 수정할 수 있으며, 온라인 상태가 되면 모든 변경 내용이 Dropbox에 업로드됩니다. 여럿이 한 파일을 동시에 수정할 경우, Dropbox는 다른 사람들을 읽기 전용 모드로 잠그지 않고 대신 충돌된 사본을 만듭니다.


고객과 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

고객의 경우 직원 이외 사람에게 아무 제한 없이 네트워크 전체에 액세스할 수 있는 권한을 주는 것은 곤란하므로 VPN에서는 고객과 공유하기가 힘듭니다. Dropbox 등의 시스템을 설치하면 고객과 쉽고 안전하게 공유할 수 있습니다.

그럼에도 불구하고 VPN을 사용하고 싶다면 한 가지 방법이 있긴 합니다. SSL(Secure Sockets Layer) VPN은 표준 형식에서 약간 벗어나기는 하지만 이 기술을 사용할 경우 시스템 관리자는 개인 네트워크에서 특정 서버 또는 파일에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다.

VPN

  • 처음 서버를 SSL VPN으로 구축할 때 IT 전문가가 필요함
  • 고객이 필요한 서버와 파일에만 액세스할 수 있도록 IT 전문가가 별도의 SSL VPN 계정을 생성함
  • 고객에게 VPN 계정 정보를 알려줌
  • 고객이 모든 웹 브라우저에서 해당 SSL VPN에 로그인할 수 있음
  • 웹에 파일 서버, 공유 폴더, 파일 등 고객에게 허용된 모든 리소스가 나타남

Dropbox

  • Dropbox 폴더에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  • 'Dropbox 링크 공유'를 선택하여 공유 링크 생성
  • 고객에게 링크를 보내면 고객이 웹 브라우저에서 파일을 보거나 다운로드할 수 있음

Dropbox의 공유 링크를 사용하면 고객과 공유할 파일만 골라서 보낼 수 있습니다. 링크를 클릭만 하면 파일에 액세스할 수 있으므로 복잡하게 VPN 소프트웨어를 사용할 필요가 없습니다. 아울러 Dropbox Pro 또는 Dropbox Business를 사용할 경우, 링크에 비밀번호와 만료일을 설정할 수 있습니다. 또한, 간편하게 링크를 사용 중지하면 언제든지 파일에 대한 액세스를 취소할 수 있습니다.


대용량 파일을 공유하려면 어떻게 해야 하나요?

VPN에서는 대용량 파일을 다루기가 쉽지 않습니다. 파일을 저장할 때마다 파일 전체가 VPN을 통해 개인 네트워크의 파일 서버에 전송되므로 비효율적입니다.

한 가지 파일을 네트워크 드라이브에서 하드 드라이브로 옮긴 다음 파일을 변경하고 다시 네트워크 드라이브로 갖다 놓는 방법이 있습니다. 하지만 이 경우 FTP처럼 다운로드/업로드해야 하므로 효율성이 떨어지고 파일을 신속하게 동기화할 수 없다는 문제가 있습니다.

VPN

  • VPN에서 파일 전송 시 파일 크기에 제한이 없음
  • VPN의 인터넷 연결이 안정적이지 않을 경우 대용량 파일을 처리하기 힘듦
  • 대용량 파일의 경우 파일이 변경될 때마다 파일 전체를 다시 전송해야 함

Dropbox

  • Dropbox 애플리케이션을 통해 파일을 업로드할 때 파일 크기에 제한이 없음
  • 동기화 시 파일 전체가 아닌 파일에서 변경된 부분만 Dropbox에 전송됨

Dropbox에서는 사용자가 파일을 변경할 때마다 이를 백그라운드에서 기록하는 기능이 기본적으로 제공됩니다. 실수로 파일에서 중요한 내용을 삭제했다면 마우스만 몇 번 클릭하면 지금까지 변경되었던 기록을 모두 보고 파일을 복구할 수 있습니다.


파일을 변경할 때마다 그 이전 내용을 관리하려면 어떻게 해야 하나요?

파일 서버에서는 파일에 마지막으로 수정한 내용만 존재합니다. 파일 서버는 파일이 변경될 때마다 변경 내용을 기록하지 않으므로 중요한 내용을 잃어버릴 위험이 있습니다. 예를 들어, 누군가 문서에서 내용을 일부 지우고 서버에 다시 업로드할 경우 삭제된 내용을 다시는 되돌릴 수 없습니다.

VPN

  • VPN은 파일이 변경될 때마다 이를 기록하지 않음
  • 대개 파일을 변경할 경우 기존 내용을 보관하기 위해 기존 파일에서 직접 수정하지 않고 파일을 복사하여 이름을 바꿔 새 파일을 만든 후에 수정함

Dropbox

  • Dropbox 폴더에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭
  • '이전 버전 보기'를 선택하면 그 동안 파일에서 변경된 기록을 볼 수 있음
  • 기록에서 원하는 버전을 선택하고 '복원' 클릭

파일이 Dropbox에 있으면 파일이 변경될 때마다 변경 내용이 기록됩니다. 얼마 전에 중요한 파일이 삭제된 걸 나중에 알게 되었다면 몇 번만 클릭하면 삭제된 파일을 바로 되찾을 수 있습니다. 파일 공유처럼 파일 기록도 완전 자동으로 실행됩니다. 즉, 사용자가 해야 할 일이 전혀 없습니다. 이전에 변경했던 내용을 복구해야 할 경우 Dropbox에서 해당 기록을 찾기만 하면 됩니다.


모바일 장치에서 파일에 액세스하려면 어떻게 해야 하나요?

대부분의 모바일 VPN 클라이언트는 암호화된 연결을 유지하는 데 치중되어 있습니다. 이는 웹 검색이나 이메일, VoIP를 안전하게 사용할 수 있다는 점에서는 유용하나 파일 공유 시 별로 도움이 되지 않습니다. 네트워크 드라이브를 매핑하고 회사의 공유 파일에 액세스하려면 대개 다른 앱이 필요하며, 이러한 작업을 하는 데 IT 전문가가 필요한 경우도 있습니다.

VPN

  • 통합 VPN 지원 서비스를 이용하거나, 모바일 장치에 VPN 앱을 설치함
  • 서버 주소, 사용자 이름 및 비밀번호를 입력하여 VPN에 연결
  • 컴퓨터에서와 마찬가지로 타사 앱을 통해 네트워크 드라이브를 매핑하고, 파일에 액세스함
  • 문서를 수정하려면 인터넷 연결이 안정적이어야 함

Dropbox

  • Dropbox 모바일 앱 다운로드
  • 모바일 Dropbox 앱에서 계정에 로그인하면 바로 문서를 미리 볼 수 있음
  • Microsoft Office와 같이 Dropbox와 연동된 모바일 앱을 사용하면 변경 내용이 모든 장치에서 동기화됨

모바일 Dropbox 앱을 사용하면 VPN처럼 연결을 설정해야 하는 번거로움이 없습니다. 처음 앱을 열 때 Dropbox에 로그인하기만 하면 됩니다. 그러면 모바일 장치에서 완벽한 파일 시스템을 갖추게 됩니다. 즉, Dropbox에서 파일을 찾아 보거나, 파일을 타사 앱에서 수정하거나, 컴퓨터의 공유 폴더에서와 마찬가지로 공유 링크를 만들 수 있습니다.

또한 모바일 VPN 소프트웨어에서는 운전 중에 터널을 통과할 때처럼 연결 끊김 현상이 많이 생길 수 있습니다. 따라서 VPN 소프트웨어 및 사용하는 애플리케이션에 따라 안정적인 연결 상태에서 파일을 작업하기가 힘들 수 있습니다. Dropbox에서는 파일을 다운로드하여 오프라인 상태에서 작업할 수 있으므로 이러한 문제를 해결할 수 있습니다.