Pelanggan / Asana

Dropbox Business memberi Asana cara mudah untuk meningkatkan produktiviti dan kekal selaras

Asana adalah senarai tugas kongsian berasaskan web yang membantu perniagaan terus berhubung dan teratur. Aplikasi terasnya mengurangkan keperluan untuk mesyuarat dan e-mel status, memantapkan pasukan untuk bekerja dengan lebih cekap dalam mencapai matlamat. Asana beribu pejabat di San Francisco dan kini menggajikan lebih daripada 35 orang pemikir inovatif.

Menetapkan matlamat

Dengan produktiviti sebagai keutamaan dalam misi syarikat, Asana meletakkan tumpuan besar ke arah menjadikan aliran kerja secekap yang mungkin. Dalam semangat mengekalkan setiap perkara mudah — termasuk sumber pengkomputeran — pengasas Asana memutuskan dari awal untuk mengabaikan pelaburan besar dalam pelayan atau infrastruktur IT. Sebaliknya, mereka memilih strategi perkongsian dan penyimpanan fail dengan kos tetap yang lebih rendah. Untuk sebahagian besarnya, pendekatan ini berjalan dengan baik, terutamanya kerana syarikat ini boleh bergantung kepada perisiannya sendiri untuk memastikan projek teratur dan dalam kawalan. Walau bagaimanapun, semakin banyak hamparan, reka bentuk pemasaran dan dokumen mula diedarkan, penyimpanan fail menjadi bermasalah. Pekerja beralih kepada peranti USB dan akaun Dropbox peribadi untuk menempatkan fail, tetapi ia selalunya sukar untuk mengesan di mana ia telah disimpan. Ketua Operasi Perniagaan Kenny Van Zant berkata, "Fail berada di merata-rata tempat. Ia satu mimpi ngeri." Peralihan kepada Dropbox Business akhirnya memberi Asana tempat berpusat untuk menyimpan fail — menjadikannya lebih mudah untuk mengakses dan bekerjasama dalam fail dengan pantas. Van Zant mengimbas kembali, "Kami menyediakan Dropbox, melatih semua orang dalam satu e-mel, memindahkan folder kongsian terbesar kami, dan tidak pernah menoleh ke belakang lagi."

"Pada bila-bila masa, seseorang mungkin akan pergi dari meja ke komputer riba orang lain di dalam bilik persidangan. Dropbox membolehkan kami melakukannya tanpa perlu bimbang bagaimana kami akan mendapatkan fail kami."

Mengembangkan kecekapan

Kini Dropbox Business adalah sebahagian daripada aliran kerja Asana. Ia persinggahan pertama bagi pekerja baru semasa proses pengambilan pekerja, dan lebih daripada akses fail biasa, Dropbox berfungsi sebagai tempat untuk pekerja mencari pembentangan teras, ramalan syarikat, malah maklumat kewangan untuk Asana. "Dropbox membantu kami menyokong budaya ketelusan," kata Van Zant. Dropbox Business juga membantu syarikat mengekalkan mobiliti tempat kerja dengan membenarkan kakitangan mengakses fail dari mana-mana komputer. Van Zant menjelaskan, "Kami mempunyai komputer riba di seluruh pejabat. Jadi pada bila-bila masa, seseorang mungkin pergi dari meja ke komputer riba orang lain di dalam bilik persidangan. Dropbox membolehkan kami melakukannya tanpa perlu bimbang bagaimana kami akan mendapatkan fail kami." Walaupun semasa bekerja dari rumah, pekerja boleh mengekalkan sambungan yang pantas dan mudah ke Asana melalui Dropbox. Van Zant sendiri mempunyai dua komputer rumah yang diselaraskan ke akaun Dropbox Asana-nya. Dia mengakui, "Mempunyai akses ke aset anda tidak kira di mana anda berada — tanpa terikat dengan satu komputer atau meja anda — adalah sangat berkuasa." Selain menggunakan Dropbox untuk menyimpan dan berkongsi fail di dalam syarikat, Asana bergantung kepada Dropbox untuk bekerjasama dengan pihak luar. Dengan menyimpan perkara seperti dokumen perundangan dan pembentangan lembaga ke dalam Dropbox, kakitangan Asana dan rakan kongsi perundangan dan kewangan luar boleh bertukar-tukar maklumat tanpa perlu menghantar e-mel berulang-alik — yang amat dihargai oleh Van Zant. "Saya percaya bahawa e-mel adalah tempat fail pergi untuk mati," dia berjenaka. Ditambah dengan komitmen untuk memastikan proses dalaman ringkas, keinginan untuk mengelakkan e-mel bermakna bahawa kakitangan hanya menggunakan perisian Asana dan Dropbox untuk kerjasama. "Dengan cara itu kami tahu orang ramai bekerja dengan maklumat yang paling terkini dan kami tidak membuang masa atau tenaga," kata Van Zant. "Ia amat penting untuk kecekapan syarikat kami."

Mencari kebebasan kewangan dan budaya

Salah satu kelebihan paling besar yang disedari Asana hasil menggunakan Dropbox Business adalah kemajuan dalam keupayaan teknologinya — tanpa memerlukan sumber teknikal tambahan. Van Zant mengesahkan bahawa Dropbox telah membantu Asana mengekalkan kakitangan yang lebih kecil. "Antara kos infrastruktur dan gaji sepenuh masa, penjimatan kami pastinya dalam beratus-ratus ribu dolar," katanya. "Pulangan pelaburan adalah hebat." Sebaliknya, Asana boleh memberi tumpuan kepada mengembangkan kakitangannya dalam bidang teras yang mendorong pertumbuhan perniagaan. Van Zant percaya bahawa dengan meningkatkan produktiviti setiap pekerja, Dropbox telah membantu Asana mencapai matlamatnya dengan pasukan yang lebih kecil. Dia menambah, "Manfaat terunggul terbukti dari segi keuntungan dan kecekapan setiap pekerja. Dan itu adalah metrik utama untuk kami." Mengekalkan kakitangan yang lebih kecil juga telah membolehkan Asana memelihara budaya yang dibentuk semasa syarikat itu mula dilancarkan. Van Zant berkata bahawa Dropbox Business telah membantu Asana berkembang pada masa yang tepat, tanpa teknologi atau sumber berlebihan yang memperlahankan kemajuan. Beliau menambah, "Ia merupakan satu kelebihan yang tidak ketara, tetapi kelebihan yang amat kami hargai."