Pelanggan / USA Gymnastics

Dropbox Business membantu USA Gymnastics dan ahlinya memburu emas

USA Gymnastics ialah badan pentadbir kebangsaan untuk sukan gimnastik. Organisasi ini menetapkan peraturan dan dasar-dasar gimnastik negara; memilih dan melatih pasukan untuk Sukan Olimpik dan Kejohanan Dunia; dan mengembangkan para gimnas di peringkat akar umbi dan kebangsaan. USA Gymnastics menganjurkan beberapa acara untuk gimnastik lelaki dan wanita, gimnastik berirama, trampolin dan tumbling, gimnastik akrobatik dan gimnastik berkumpulan, termasuk kejohanan kebangsaan dan pertandingan antarabangsa.

Mencari Rentak

Selepas Kejohanan Gimnastik A.S. 2008, pasukan acara di USA Gymnastics mengalami masalah teknologi yang menyebabkan mereka menilai semula cara mereka melakukan kerja dalam perjalanan dengan serius. Mengikut protokol biasa, kakitangan telah menyalin segala-galanya — daripada dokumen kelayakan hingga lukisan susun atur gelanggang hingga jadual — pada komputer riba mereka sebelum acara. Tetapi apabila seorang pekerja meletakkan dokumen yang baru dikemas kini setelah acara selesai kembali ke pelayan, dia dengan tidak sengaja menghapuskan beberapa ratus fail.

Walaupun pasukan itu dapat memulihkan banyak salinan fail daripada komputer lain, ketakutan akan kehilangan segala-galanya menjadi pemangkin untuk perubahan. Pengarah Urusan Acara dan Teknologi, Jeff Smith, mula meneroka pilihan dengan harapan menemui penyelesaian yang akan membenarkan pengguna komputer riba untuk menyandar dan bertukar-tukar fail. Oleh kerana ramai pekerja USA Gymnastics kerap ke luar bandar, Smith mencari cara untuk membolehkan pekerja mengakses dan berkongsi maklumat dari beberapa lokasi berbeza.

Ia mengambil masa untuk mencari yang sesuai — kerana banyak pilihan hanya menawarkan sandaran, tidak perkongsian — tetapi Smith akhirnya menjumpai apa yang dicari di dalam Dropbox. Pasukannya bermula dengan lebih kurang sepuluh akaun Dropbox Pro dan kemudian beralih kepada Dropbox Business sejurus ia diperkenalkan.

"Ramai orang kami bekerja 24/7 semasa acara peringkat antarabangsa. Untuk mendapatkan akses ke pangkalan fail kami terus pada telefon kami dan dapat membuka dokumen pada bila-bila masa adalah sangat membantu."

Mempamerkan Kekuatan

Untuk pekerja dan ahli USA Gymnastics, acara pertandingan selalunya membuat setiap orang tergesa-gesa, dan amatlah penting untuk sentiasa mempunyai maklumat logistik di tangan. Akses mudah kepada diagram gelanggang dan jadual membantu kakitangan memastikan atlet, pengurus dan pegawai rasmi berada di tempat yang betul pada waktu yang sepatutnya. Dan kakitangan memerlukan hamparan dan dokumen perjalanan bersama mereka untuk menjejak lokasi dan waktu seseorang akan bertolak. "Dengan Dropbox Business, setiap orang yang terlibat mempunyai fail dan maklumat yang mereka perlukan di hujung jari," kata Smith. "Kami tidak lagi perlu menggunakan pemacu yang dikongsi bersama atau pelayan fail."

Penyiar televisyen adalah satu lagi komponen penting pada hari pertandingan, dengan perancangan teliti setiap saat di sekitar liputan. Pasukan USA Gymnastics selalunya mempunyai hingga lima orang yang menentukan atlet dan acara mana yang akan ditampilkan dalam liputan televisyen — dan perubahan kerap dilakukan pada saat-saat akhir. "Mempunyai jadual TV di Dropbox Business membolehkan kami menyuntingnya pada masa nyata," jelas Smith. "Selain itu, kami boleh menyimpan fail di sana dan membuka semula data jika kami mempunyai acara yang sama sekali lagi di masa hadapan."

Mempunyai satu tempat yang mudah untuk menyimpan fail juga membantu operasi lain USA Gymnastics. Dengan folder kongsian, pengarah program dan para pembantu boleh kekal selaras dan mengawal versi fail dengan mudah. Dan jika pekerja kontrak diupah untuk membantu dengan acara tertentu, mereka dapat mengakses dokumen yang mereka perlukan dengan pantas — dan meninggalkan fail mereka dalam satu tempat untuk diambil oleh staf sepenuh masa kemudian.

Dengan begitu ramai orang menguruskan fail, pemulihan penghapusan adalah komponen penting untuk pasukan USA Gymnastics. Seperti dijelaskan Smith, "Kami pernah mengalami beberapa kejadian di mana orang telah menghapuskan fail secara tidak sengaja. Ia melegakan kerana Dropbox Business akan melindungi kami jika itu berlaku sekali lagi."

Prestasi Melayakkan Pingat

Memandangkan begitu banyak kerja dilakukan oleh pekerja USA Gymnastics di luar pejabat, salah satu manfaat paling ketara yang ditawarkan Dropbox Business kepada organisasi ini adalah keupayaan untuk kekal efisien semasa bekerja di luar. Walaupun kebanyakan kakitangan bekerja menggunakan komputer riba, ramai juga orang bergantung pada iPhone dan apl Dropbox. Menurut Smith, "Ramai orang kami bekerja 24/7 semasa acara peringkat antarabangsa. Untuk mendapat akses kepada pangkalan fail kami terus pada telefon kami dan dapat membuka dokumen pada bila-bila masa adalah sangat berguna."

Sudah tentu, acara peringkat antarabangsa terpenting untuk USA Gymnastics ialah Sukan Olimpik. Pada tahun 2012, Dropbox Business berada di acara-acara AS, selain menyediakan akses untuk kakitangan di London dan Indianapolis. Smith mengakui, "Dropbox adalah sumber yang besar untuk organisasi ini, membolehkan kami berkongsi dokumen dan maklumat semasa pertandingan kami dan sesama kakitangan yang bekerja di London dan Amerika Syarikat. Dropbox membantu kami melalui seluruh proses."