Jabatan IT universiti ini menggunakan Dropbox Education untuk membantu fakulti bekerjasama dengan lebih baik dalam cara yang lebih selamat, membawa kepada peningkatan produktiviti dan penjimatan kos di serata kampus.

Chapman University, institusi pendidikan

Hasil Utama Chapman University

30% fakulti dan staf menerima pakai dalam seminggu

Kerjasama global meningkat dalam penyelidikan

Keselamatan lebih ketat menggunakan Konsol Pentadbir

Cabaran

Berpegang teguh kepada akar progresif

Chapman University ditubuhkan pada 4 Mac 1861—hari yang sama Presiden Abraham Lincoln mengangkat sumpah dalam penggal pertamanya. Ini bukan satu kebetulan: beberapa jam selepas ucapan Lincoln, sekolah di kawasan Los Angeles membuka pintunya kepada pelajar daripada mana-mana kaum atau jantina—satu tindakan radikal pada masa itu. Lebih 150 tahun kemudian, Chapman telah mengekalkan pendekatan progresifnya dalam pelbagai bidang. “Ia dalam genetik kami untuk menjadi pelopor, dan kami menggunakannya dalam cara kami berfikir tentang teknologi,” kata Armando Diaz, Jurutera Khidmat Teknikal. Itulah sebabnya ahli fakulti menyedari bahawa wujudnya cara yang lebih baik untuk bekerjasama dalam penyelidikan dan kerja kursus berbanding bertukar-tukar CD atau pemacu USB. “Anda perlu menghantarnya melalui mel antara kampus atau berjalan ke pejabat seseorang,” kata Diaz. “Itu bukan cara menggunakan masa yang baik.” Ramai beralih kepada akaun peribadi Dropbox untuk berkongsi dokumen dengan pantas, dan tidak lama kemudian IT mula menyedarinya. “Oleh kerana begitu banyak fakulti sudahpun menggunakan Dropbox, kami tahu bahawa kami dapat menjamin persekitaran itu menggunakan Dropbox Education,” kata Helen Norris, Ketua Pegawai Maklumat. “Daripada semua pilihan yang dikaji, ini yang paling fleksibel dan mudah untuk digunakan.”

Penyelesaian

Membolehkan lebih banyak kerjasama selamat

Chapman melancarkan Dropbox Education dengan menyediakan portal web di mana pengguna boleh mendaftar dengan sendiri. “Kami ingin mengukur kadar sebenar penerimaan produk, di sebalik memaksa orang untuk menyertai,” kata Paul Kang, Penolong Pengarah, Infrastruktur. Hanya seminggu selepas portal dilancarkan, pasukan ini berkembang kepada lebih 300 pengguna, mewakili hampir satu pertiga daripada keseluruhan fakulti dan kakitangan Chapman. Kang berkata kadar penerimaan universiti ini bagi penyelesaian lama hanyalah 20% selepas empat tahun. “Kami mencapai kadar yang lebih tinggi dengan Dropbox Education dalam tujuh hari,” katanya. “Dan mereka bukan hanya mendaftar—mereka menjadi pengguna aktif. Ia satu kejayaan yang hebat.” Untuk menggalakkan kerjasama dalam penyelidikan, kini profesor merekodkan kuliah mereka dan meletakkannya di dalam folder kongsian Dropbox. Fakulti boleh mengaksesnya sama ada mereka berada di kampus atau dari seluruh dunia. Setiap hari, jabatan farmasi sahaja akan memuat naik lapan jam kuliah daripada lima kelas ke Dropbox. Seorang profesor dalam jabatan itu menggunakan folder kongsian sebagai ruang kerja bersama untuk rakan penyelidik di Brazil, Mesir, dan Afrika Selatan. “Saya boleh menyemak laporan makmal, penerbitan, permohonan bantuan,” kata Dr. Ayman Noreddin, Professor Farmasi dan Dekan Madya Hal Ehwal Akademik. “Apa-apa yang berkaitan dengan penyelidikan saya diletakkan dalam Dropbox kerana fail begitu mudah untuk dicari dan dikongsi.” Ahli fakulti menghargai bahawa Dropbox turut membolehkan mereka bekerja dengan selamat pada sebarang peranti dalam persekitaran platform Chapman yang bercampur. “Sama ada ia PC, Mac, iOS, atau Android, data tersedia di mana-mana sahaja,” kata Kang. “Itu salah satu kekuatan Dropbox.” Semakin penerimaan penyelesaian ini tersebar meluas ke seluruh Chapman, Konsol Pentadbir membolehkan jabatan IT menjejak semua akaun pengguna baru dan peranti-peranti yang bersambung. “Papan pemuka sememangnya hebat—kami dapat lihat sebarang penggunaan yang luar daripada kebiasaan,” kata Kang. “Dan dengan penyulitan dan piawaian pematuhan Dropbox, kami berasa sangat selamat meletakkan fail-fail penting kami pada platform ini.”

Hasil

Meningkatkan penjimatan dan produktiviti

Dropbox Education telah menjadikan kerja di kampus lebih mudah untuk pasukan IT Chapman serta fakulti dan penyelidik universiti. “Dahulu saya menguruskan pelayan e-mel, dan masa dan kos amat besar,” kata Kang. “Disebabkan Dropbox Education, orang kurang menggunakan e-mel sekarang. Ia satu penjimatan kos yang besar untuk kami, dengan kurang sakit kepala.” Pegawai-pegawai universiti berkata kemudahan menggunakan penyelesaian ini bermakna mereka kurang menerima permintaan sokongan daripada pengguna. “Tiada latihan diperlukan dengan Dropbox,” kata Ramiro Landeros, Pengurus Web. “Orang mempelajarinya dengan sendiri, yang menjimatkan banyak masa dan sumber.” Untuk penyelidik Chapman, Dropbox Education telah memberi satu lagi kesan positif: ia mengembangkan rangkaian rakan sekerja mereka. “Ia menjadikan kerja saya lebih terurus,” kata Noreddin. “Saya lebih fokus dan produktif, dan saya nampak perbezaannya daripada rakan sekerja saya juga. Kami berkongsi idea dengan lebih mudah, dan itu menjadikan penyelidikan kami lebih baik.”

Penyelesaian perkongsian dan storan terbaik untuk perniagaan anda