Pengurus aset mengakses dan berkongsi kandungan terkini di mana sahaja menggunakan Dropbox Business, membolehkan syarikat hartanah menilai dan memberi perkhidmatan hartanah dengan selamat di samping mengurangkan trafik e-mel.

Monarch Investment & Management, sebuah syarikat hartanah

Hasil Utama Monarch Investment & Management Group

Mazarine Coffee, syarikat makanan & minuman

Penurunan kebergantungan pada e-mel

Mazarine Coffee, syarikat makanan & minuman

Peningkatan produktiviti dalam perjalanan

Mazarine Coffee, syarikat makanan & minuman

Kawalan yang lebih kuat ke atas maklumat sensitif pelanggan

CABARAN

Menggantikan alat yang ketinggalan zaman

Sebagai sebuah syarikat hartanah, Monarch Investment Group membentangkan tikar aluan, berbangga dengan cara ia menguruskan portfolionya sendiri bagi pelabur dan mengekalkan bangunan untuk penyewa. Itulah sebabnya Monarch terkejut apabila ia menyedari aliran kerja dalaman tidak sentiasa mengalu-alukan kerjasama di kalangan hampir 1,000 pekerjanya yang menyelia hartanah di seluruh 15 negeri. Pengurus aset sentiasa berada di mana sahaja, tetapi tidak boleh mengakses dokumen-dokumen utama seperti pelan lantai, kontrak undang-undang, dan perjanjian pembiayaan semula dari pelayan dalaman Monarch, kata Curtis Pottle, Penganalisis. “Kami perlu menghantar e-mel fail kepada pengurus aset, yang sering diikuti dengan e-mel kepada kami kembali bertanya tentang di mana fail itu,” kata Pottle. Peti masuk e-mel menjadi begitu tidak teratur menyebabkan ramai pekerja terpaksa membawa pengikat tebal yang mengandungi dokumen-dokumen yang mereka diperlukan. Monarch juga mahukan kawalan maklumat sensitif yang lebih baik, terutamanya apabila pekerja meninggalkan syarikat. “Kami memerlukan ketenangan fikiran bahawa mereka tidak akan pergi dengan sekumpulan nombor Keselamatan Sosial," kata Pottle. Setelah menyemak beberapa penyelesaian, Monarch memilih Dropbox Business kerana ia membuat kesimpulan bahawa perkhidmatan ini akan menawarkan keselamatan dan penerimaan pengguna yang terbaik. “Platform ini begitu mesra pengguna membuatkan kita tidak berasa takut dengannya,” kata Penganalisis Greg Hidlay.

PENYELESAIAN

Menggalakkan perkongsian dengan kawalan yang lebih baik

Dengan Dropbox Business, Monarch mengatur semua fail harta seperti perjanjian operasi dan spesifikasi bangunan di dalam folder kongsian. Dropbox membantu pengurus aset menjimatkan masa apabila menilai suatu jualan atau pembiayaan semula, kerana kini mereka boleh membuka hamparan Excel dan PDF ini di mana-mana sahaja mereka berada pada telefon mereka. Sekarang apabila semuanya dalam hierarki folder yang konsisten yang diatur dengan nama pelanggan dan jenis kandungan, pengurus aset tidak lagi perlu menghantar e-mel kepada ibu pejabat untuk mendapatkan maklumat yang mereka perlukan. “Sekarang mereka boleh mencari fail mereka dengan mudah, menghantar pautan terus dari apl mudah alih, dan selesaikannya,” kata Pottle. Penyelesaian ini menjimatkan masa Monarch dengan membolehkan pentadbir mengurus keizinan untuk kumpulan-kumpulan pekerja, dan bukannya untuk seorang pekerja pada satu masa. "Ciri Kumpulan adalah amat berkesan dan cekap," kata Hidlay. “Apabila seseorang bertukar pasukan, anda hanya alihkan mereka kepada kumpulan baru, dan akses kepada folder mereka akan bertukar secara automatik.” Keizinan kemudian disesuaikan lebih lanjut dengan keupayaan menyunting dan lihat sahaja, memastikan bahawa hanya orang yang betul boleh membuat perubahan kepada dokumen. Monarch tidak bimbang tentang apa yang berlaku kepada fail apabila pekerja meninggalkannya, terima kasih kepada ciri-ciri seperti pemindahan akaun dan penghapusan jarak jauh. “Ia sangat mudah untuk memindahkan fail pekerja yang akan meninggalkan kepada pengganti mereka, dan memastikan mereka tidak mempunyai akses daripada peranti lain,” kata Pottle.

HASIL

Membolehkan tenaga kerja yang lebih produktif

Monarch berkata Dropbox membantu pengurus aset untuk menjadi lebih produktif, sambil memberikan syarikat keselamatan yang lebih ketat. “Ia menjadikan kehidupan semua orang lebih mudah,” kata Pottle. “Pengurus aset boleh lebih fokus kepada hartanah dan bukannya mencari dokumen.” Sejarah versi tanpa had juga telah menjadi penyelamat. “Kami pernah menghadapi beberapa situasi di mana dokumen penting telah dihapuskan,“ kata Hidlay, “dan dengan tiga klik kami dapat memulihkan segala-galanya. Ia membolehkan kami tidur dengan lebih lena pada waktu malam.” Secara keseluruhan, orang bekerja dengan lebih cekap, kata Pottle. “Penggunaan Dropbox di sini telah berkembang dengan ajaib,“ katanya. “Orang menggunakannya secara semula jadi dan mengesyorkannya kepada rakan sekerja. Tiada siapa memaksa mereka menggunakannya, dan itulah cara terbaik untuk meningkatkan produktiviti.“

Penyelesaian perkongsian dan penyimpanan terbaik untuk perniagaan anda