E-mel

Bagaimana saya menyediakan e-mel sebagai penyelesaian perkongsian fail?

Perkara hebat mengenai bekerjasama melalui e-mel adalah seluruh struktur sudah pun tersedia. Bukan sahaja kemungkinan besar anda sudah menggunakan e-mel, barangkali boleh dikatakan ahli pasukan anda tahu cara untuk menggunakannya untuk menghantar fail antara satu sama lain.

E-mel

  • Fungsi asas disediakan oleh penyelesaian e-mel semasa anda

Dropbox

  • Daftar dengan Dropbox
  • Muat turun aplikasi Dropbox

Walaupun sangat mudah untuk mendaftar dengan Dropbox, selagi butang “lampir fail” berada pada setiap mesej e-mel, kita sukar menukar tabiat pengguna. Pasukan anda perlu bersatu hati berhenti menghantar fail melalui e-mel kepada satu sama lain. Namun begitu, usaha ini akan sangat menguntungkan jika dalam kerjasama bersaiz besar.


Bagaimana saya berkongsi fail dengan ahli pasukan?

E-mel adalah pilihan yang baik apabila anda hanya ada satu atau dua dokumen untuk dihantar. Malangnya, ia tidak menyediakan sebarang jenis kemas kini fail — setiap kali anda ingin berkongsi perubahan baru, anda perlu menghantar semula fail itu kepada semua ahli pasukan anda.

E-mel

  • Karang mesej e-mel baru
  • Lampir fail
  • Hantar mesej
  • Ulang proses ini setiap kali fail dikemas kini

Dropbox

  • Cipta folder baru di dalam Dropbox anda untuk berkongsi dokumen dengan pasukan anda
  • Klik kanan pada folder, dan kongsi folder dengan ahli pasukan
  • Tempatkan fail yang diinginkan di dalam folder Dropbox kongsian pada komputer anda
  • Fail akan muncul di dalam folder Dropbox ahli pasukan anda
  • Apabila sesiapa menyunting fail, salinan semua orang akan dikemas kini secara automatik

Menyediakan folder Dropbox kongsian memakan sedikit kos, tetapi anda hanya perlu melakukannya sekali. Hasilnya folder itu kelihatan dan bertindak seperti sebarang folder lain pada komputer anda, tetapi dengan tambahan bonus kemas kini automatik apabila seseorang mengubah fail. Ia berbaloi jika pasukan anda bekerja dengan banyak fail, bukan sahaja menjadikan semua orang kekal selaras, tetapi juga menyimpan semua dokumen syarikat dalam satu tempat.

Selain itu, menggunakan penyelesaian perkongsian fail yang khusus mencipta pengasingan jelas antara komunikasi anda dan kerjasama dokumen anda. Dengan Dropbox menjaga fail anda, anda boleh gunakan peti masuk anda untuk melakukan tujuannya yang sebenar: bercakap dengan pasukan anda.


Bagaimana saya berkongsi fail dengan pelanggan?

Berkongsi fail dengan pasukan anda atau pelanggan adalah sama apabila anda menggunakan e-mel — dalam kedua-dua keadaan, anda hanya melampirkan fail dan menghantar mesej. Ini boleh menjadi isu keselamatan jika anda menghantar lampiran kepada alamat e-mel yang salah secara tidak sengaja (atau lebih teruk, senarai mel yang salah).

E-mel

  • Karang mesej e-mel baru
  • Lampir fail
  • Hantar mesej

Dropbox

  • Klik kanan pada fail di dalam folder Dropbox anda
  • Pilih item menu Kongsi Pautan Dropbox untuk menjana pautan yang boleh dikongsi
  • Tambah kata laluan dan tarikh luput (tidak wajib) kepada pautan dengan Dropbox Pro atau Business
  • Hantar pautan itu kepada pelanggan anda. Mereka boleh melihat atau memuat turun fail dengan sebarang pelayar web

Dropbox membenarkan pengguna untuk membezakan antara dua kumpulan ini. Ahli pasukan boleh bekerjasama di dalam folder kongsian, sambil memberikan pelanggan akses lihat-sahaja ke fail dan folder tertentu atau melalui pautan kongsian. Ini membolehkan pasukan anda mengumpil kuasa pelarasan fail automatik, namun mengekalkan pilihan menghantar salinan tidak boleh disunting kepada orang di luar organisasi anda.

Salinan lihat-sahaja ini boleh dilindungi kata laluan dengan Dropbox Pro atau Business, yang mana membantu mencegah perkongsian dokumen sensitif secara tidak sengaja. Walaupun jika anda tersalah hantar maklumat yang anda tidak mahu kongsi, anda boleh melumpuhkan pautan dengan pantas dan menjadikan fail tidak boleh diakses.


Bagaimana saya berkongsi fail yang besar?

E-mel tidak mencukupi apabila bekerja dengan fail yang besar. Had teknikal e-mel bermakna bahawa jika fail anda terlalu besar, anda tidak boleh menghantarnya sebagai lampiran. Jika perkhidmatan e-mel penerima mempunyai had lampiran yang lebih kecil, mereka tidak akan menerima fail anda.

E-mel

  • Had saiz fail berbeza dari satu pelayan mel ke pelayan mel yang lain
  • Fail yang besar perlu dihantar semula dari mula setiap kali perubahan dibuat

Dropbox

  • Tiada batasan saiz fail semasa memuat naik melalui aplikasi Dropbox
  • Apabila melaras, hanya bahagian fail yang berubah akan dihantar ke Dropbox

Kebanyakan pelayan mel tidak membenarkan lampiran yang lebih besar daripada 25 MB, dan sesetengah meletakkan had pada jumlah data yang boleh dihantar daripada mana-mana akaun individu. Penyelesaian termudah adalah untuk memuat naik fail anda ke pelayan atau sistem perkongsian fail berasaskan awan (seperti Dropbox). Meskipun untuk fail yang mengikut had ini, menunggu fail dimuat naik boleh menjadi beban jika anda sering perlu berkongsi suntingan anda.

Dropbox juga hanya memuat naik bahagian fail yang telah berubah, yang bermaksud ia lebih berkesan daripada e-mel.


Bagaimana saya mengurus versi fail lama?

E-mel tidak direka untuk merekodkan semakan fail, tetapi ia selalu menjadi sistem versi sementara untuk syarikat-syarikat yang belum mengguna pakai penyelesaian yang lebih khusus. Ini selalunya bermakna menyusun pelbagai rantai e-mel dan berharap semua orang telah menggunakan sistem penamaan yang sama.

E-mel

  • E-mel tidak menyediakan sokongan versi fail berdedikasi, walaupun peti masuk anda mengandungi rekod awal sejarah fail
  • Penyelesaian lazim ialah menyertakan nombor versi dalam nama fail setiap kali anda menghantar dokumen

Dropbox

  • Klik kanan pada fail di dalam folder Dropbox anda
  • Pilih item menu Lihat Versi Terdahulu untuk melihat senarai sejarah fail
  • Pilih versi yang diingini dan klik Pulih

Dropbox menjadikan versi fail berstruktur dan automatik. Tidak seperti penyelesaian berasaskan e-mel, ia mengaitkan versi fail lama dengan versi terkini. Ini menjadikan melihat sejarah fail lebih intuitif. Dan oleh kerana Dropbox melakukan semua ini tanpa campur tangan pengguna, anda tidak perlu bimbang tentang kawalan versi selagi anda belum perlu memulihkan salinan fail yang lama.

E-mel selalunya pilihan yang “cukup baik” untuk pasukan kecil tetapi penyelesaian versi formal bukan sahaja lebih menyenangkan — ia lebih selamat. Ia mudah untuk menghapuskan e-mel, dan jika pelayan mel anda mengenakan kuota simpanan, ini sememangnya diperlukan. Dan sebaik sahaja anda menghapuskan mesej yang mengandungi lampiran fail, versi dokumen itu hilang buat selama-lamanya. Jika pasukan anda tidak berhati-hati, ini boleh menyebabkan kehilangan data.


Bagaimana saya mengakses fail pada peranti mudah alih saya?

Menggunakan e-mel untuk perkongsian fail pada peranti mudah alih mempunyai kebaikan dan keburukan yang sama seperti untuk komputer desktop. Dari satu sudut, jika pasukan anda sedang menggunakan peranti mudah alih untuk kerja, mereka mungkin sudah mempunyai akses e-mel. Namun begitu, memastikan dokumen kekal terkini masih mendatangkan masalah.

E-mel

  • Buka apl e-mel pada peranti mudah alih anda
  • Cari mesej yang mengandungi fail itu
  • Muat turun fail dan suntingnya dalam aplikasi yang diingini
  • Apabila anda selesai, e-melkan perubahan itu kembali kepada pasukan anda

Dropbox

  • Muat turun aplikasi mudah alih Dropbox
  • Daftar masuk ke akaun anda, dan pratonton dokumen terus di dalam apl mudah alih Dropbox
  • Menggunakan apl mudah alih yang bersambung dengan Dropbox seperti Microsoft Office, sebarang perubahan yang anda buat akan diselaraskan ke semua peranti

Manfaat terbesar yang dimiliki Dropbox berbanding e-mel pada peranti mudah alih adalah ia menyediakan sistem fail yang jelas. Daripada mencari-cari e-mel anda untuk lampiran yang betul, Dropbox membolehkan anda mengatur dokumen menjadi struktur folder/fail yang anda sudah biasa. Dengan apl mudah alih Dropbox, anda boleh melihat pratonton versi fail yang paling terkini dengan mudah, memastikan peti masuk anda kosong daripada lampiran baru setiap kali sekecil-kecil suntingan dibuat.