Peranti storan

Bagaimana saya menyediakan peranti storan sebagai penyelesaian perkongsian fail?

Seperti e-mel, menggunakan penyelesaian perkongsian fail dengan peranti storan tidak memerlukan penyediaan tambahan. Walau bagaimanapun, anda perlu mengambil sedikit masa memikirkan jenis peranti storan apa yang anda ingin gunakan.

Peranti storan

  • Beli bilangan peranti storan yang diperlukan
  • Sediakannya kepada pasukan anda

Dropbox

  • Daftar dengan Dropbox
  • Muat turun aplikasi Dropbox

Kapasiti storan adalah ciri yang penting, tetapi sila ingat juga bahawa peranti akan berganti-ganti tangan. Ini menjadikan peranti dengan bahagian bergerak, seperti pemacu keras, mudah rosak.

Untuk bermula dengan Dropbox, anda hanya perlu mendaftar akaun dan memuat turun aplikasi Dropbox. Kemudahan berkongsi fail melalui Internet menjadikan kos tetap ini berbaloi.


Bagaimana saya berkongsi fail dengan ahli pasukan?

Menggunakan peranti storan sebagai penyelesaian perkongsian fail adalah sangat seperti FTP, kecuali di sebalik memuat naik dan memuat turun fail, anda menyampaikan “pelayan” itu secara fizikal. Oleh itu, ia berkongsi masalah FTP dari segi memastikan fail selaras.

Peranti storan

  • Sambung peranti storan dengan komputer anda
  • Salin fail dari komputer anda kepada peranti storan
  • Cabut peranti storan dengan selamat
  • Berjalan menuju ahli pasukan anda dan pasangkannya ke komputer mereka
  • Salin fail dari peranti storan ke komputer mereka
  • Cabut peranti storan dengan selamat
  • Ulang proses setiap kali anda mahu berkongsi kemas kini

Dropbox

  • Cipta folder baru di dalam Dropbox anda untuk berkongsi dokumen dengan pasukan anda
  • Klik kanan pada folder, dan kongsi folder dengan ahli pasukan
  • Letakkan fail di dalam folder kongsian pada komputer anda. Fail akan muncul secara automatik di dalam folder Dropbox ahli pasukan anda
  • Apabila sesiapa menyunting fail, salinan setiap orang akan diselaraskan secara automatik

Peranti storan adalah pilihan yang lebih intuitif berbanding sistem seperti FTP, kerana ia tidak memerlukan sebarang perisian khas (malah sambungan Internet). Walau bagaimanapun, peranti storan juga boleh menjadi sukar untuk dikendalikan dalam ruang kerja merentas platform. Oleh kerana komputer dan Mac memerlukan format cakera yang berbeza, ia tidak selalunya mudah untuk berkongsi fail merentasi sistem pengendalian.

Mengkonfigurasi folder Dropbox kongsian memerlukan sedikit usaha lagi, tetapi selepas anda melakukannya, ia akan menggantikan peranti storan anda dengan berkesan. Ia juga mengemas kini fail rakan sekerja anda secara automatik apabila anda membuat perubahan. Ini bermakna anda tidak perlu berjalan di pejabat setiap kali anda mahu berkongsi satu kemas kini.


Bagaimana saya berkongsi fail dengan pelanggan?

Peranti storan boleh menjadi penyelesaian yang bernas untuk bekerjasama di dalam syarikat, tetapi batasannya menjadi jelas apabila anda cuba berkongsi dokumen dengan pelanggan jika mereka tidak berada di tempat yang sama seperti pasukan anda.

Memberikan pelanggan pemacu pena atau kad SD adalah cukup mudah. Tetapi jika mereka memerlukan laporan kemajuan yang kerap, memerlukan kehadiran mereka untuk setiap pemindahan fail adalah sangat melecehkan.

Peranti storan

  • Sambung peranti storan dengan komputer anda
  • Salin fail yang diingini ke dalam peranti storan
  • Cabut peranti storan dengan selamat
  • Beri peranti storan kepada pelanggan anda

Dropbox

  • Klik kanan pada fail di dalam folder Dropbox anda
  • Pilih item menu Kongsi Pautan Dropbox untuk menjana pautan yang boleh dikongsi
  • Hantar pautan kepada pelanggan anda. Ia boleh dilihat atau dimuat turun dengan sebarang pelayar web

Dropbox menjadikan berkongsi dokumen dengan pelanggan jauh lebih mudah. Disebabkan fail dipindahkan melalui Internet, anda tidak perlu berjumpa pelanggan anda untuk memaklumkan kemas kini.


Bagaimana saya berkongsi fail yang besar?

Mengendalikan fail besar adalah kelebihan besar peranti storan. Tidak seperti pelayan e-mel yang mengenakan had saiz fail atau pelayan FTP yang memerlukan perisian berdedikasi, berkongsi dokumen besar melalui peranti storan adalah proses yang sangat intuitif.

Peranti storan

  • Peranti yang diformat dengan sistem fail FAT32 mempunyai saiz fail maksimum 4 GB
  • Satu-satunya had saiz fail yang lain adalah kapasiti peranti storan
  • Fail besar perlu disalin secara keseluruhan setiap kali perubahan dibuat

Dropbox

  • Tiada batasan saiz fail semasa memuat naik melalui aplikasi Dropbox
  • Apabila mengemas kini fail yang dimuat naik sebelum ini, hanya bahagian yang berubah akan dihantar ke Dropbox

Dengan peranti storan, tiada sambungan rangkaian diperlukan, jadi pemindahan fail adalah sangat cepat jika orang yang berkongsi dengan anda hampir dengan anda. Walau bagaimanapun, komputer dan Mac memerlukan format cakera berbeza dan setiap format mempunyai batasan saiz fail dan jumlah saiz.

Dropbox menggabungkan manfaat peranti storan dengan kemudahan Internet. Dokumen besar dikendalikan dalam cara yang sama seperti dokumen kecil, supaya anda boleh bekerjasama dalam fail besar tanpa berfikir panjang. Walaupun muat naik permulaan akan mengambil masa yang lebih lama berbanding menyalin fail ke dalam peranti storan, Dropbox hanya memuat naik sebahagian fail yang telah berubah, jadi kemas kini seterusnya adalah lebih cekap.


Bagaimana saya bekerjasama dengan orang lain dalam fail yang sama?

Apabila dua orang bekerja dalam fail yang sama secara serentak, ini selalu menyebabkan percanggahan: suntingan siapa harus diterima? Terdapat cara yang sangat berbeza dalam mengendalikan masalah ini semasa bekerja dengan peranti storan dan bekerja dengan Dropbox.

Peranti storan

  • Peranti storan tidak menyokong penyelesaian percanggahan
  • Salinan fail paling terkini akan menulis ganti kerja semua orang
  • Penyelesaian berkisar di sekitar “menyemak” fail supaya hanya seorang boleh menyuntingnya pada satu-satu masa

Dropbox

  • Apabila percanggahan berlaku, Dropbox menyimpan kedua-dua salinan fail
  • Ini membolehkan anda melihat suntingan kedua-dua pengguna dan menentukan cara ia patut digabungkan

Konflik dengan peranti storan cenderung kepada kesilapan manusia. Oleh kerana ada hanya satu salinan dokumen "langsung" pada peranti storan, sebarang perubahan boleh hilang dengan mudah apabila menulis ganti fail. Pasukan anda hendaklah sangat berhati-hati untuk memastikan hanya seorang yang menyunting fail pada satu masa.

Kelakuan salinan bercanggah Dropbox membolehkan anda melupakan tentang menulis ganti kerja orang lain. Jika dua orang sedang menyunting fail yang sama secara serentak, Dropbox akan memberi amaran bahawa terdapat percanggahan dan membolehkan anda menentukan bagaimana untuk menggabungkan perubahan daripada kedua-dua salinan.


Bagaimana saya mengurus versi fail lama?

Sama seperti pelayan FTP, peranti storan tidak menjejak semakan fail. Ini mewujudkan risiko kehilangan perubahan penting kerana tiada cara untuk kembali dan mendapatkan salinan yang lebih lama jika fail salah disimpan ganti.

Peranti storan

  • Peranti storan tidak menyokong versi fail
  • Penyelesaian biasa adalah menyalin fail dan menamakannya semula untuk menyertakan nombor versi

Dropbox

  • Klik kanan pada fail di dalam folder Dropbox anda
  • Pilih item menu Lihat Versi Terdahulu untuk melihat senarai sejarah fail
  • Pilih versi yang diingini dan klik Pulih

Dropbox menyediakan sokongan versi terbina dalam jadi anda tidak perlu bimbang tentang kehilangan maklumat. Setiap suntingan yang disimpan akan direkodkan di belakang tabir, dan anda boleh mendapatkan sejarah lengkap fail dengan beberapa klik tetikus.