VPN

Bagaimana saya menyediakan VPN sebagai penyelesaian perkongsian fail?

Kemudahan dan keselamatan VPN memerlukan konfigurasi yang teliti dan penyelenggaraan yang berterusan. Kami mengesyorkan agar kebanyakan syarikat menggunakan khidmat pakar IT untuk memulakan dan menyenggara VPN.

VPN

  • Berunding dengan IT untuk membeli pelayan VPN
  • Minta IT mengkonfigurasi akaun VPN untuk setiap pengguna
  • Berunding dengan IT untuk membeli pelayan fail untuk digunakan dengan VPN
  • Cipta folder kongsian pada pelayan fail dan beri izin kepada pengguna yang dikehendaki
  • Pasang pelanggan VPN pada setiap komputer pengguna dan konfigur akses
  • Petakan pemacu rangkaian kepada folder kongsian pada komputer setiap pengguna

Dropbox

  • Daftar dengan Dropbox
  • Muat turun aplikasi Dropbox

Selain daripada mengkonfigurasi pelayan VPN, IT perlu mencipta akaun untuk setiap pengguna, menambah izin yang betul untuk folder kongsian pada pelayan fail, memantau prestasi, menghalang perisian hasad, dan melatih pengguna baru cara menyambung dengan VPN.

Walaupun VPN dan Dropbox boleh digunakan untuk memudahkan perkongsian fail, contohnya folder kongsian, menyediakan salah satu folder ini lebih intuitif dengan Dropbox. Ia tidak memerlukan sebarang kemahiran teknikal, menambah akaun pengguna adalah semudah memasukkan alamat e-mel, dan pasukan anda mempunyai perisian baru minimum untuk dipelajari.


Bagaimana saya berkongsi fail dengan ahli pasukan?

VPN membolehkan pasukan anda menggunakan fail kongsian sama seperti fail tempatan pada cakera keras anda. Anda boleh menyunting fail di tempatnya tanpa perlu memuat naik dan memuat turun secara manual dari pelayan anda seperti FTP. Kelemahannya ialah semua interaksi anda dengan fail berlaku melalui rangkaian, bermakna prestasi bergantung kepada sambungan Internet anda dan keupayaan pelayan VPN untuk mengendalikan permintaan masuk.

VPN

  • Buka perisian VPN anda
  • Masukkan alamat pelayan serta nama pengguna akaun VPN dan kata laluan anda
  • Tunggu sehingga pelayan VPN mengesahkan kelayakan anda
  • Sambung kepada pelayan fail
  • Tambah fail kepada pemacu rangkaian kongsian yang dicipta sebelum ini
  • Fail ini akan kelihatan secara automatik di dalam pemacu rangkaian kongsian pasukan anda
  • Setiap kali sesiapa menyunting fail, perubahan akan menjadi tersedia secara automatik kepada seluruh pasukan anda

Dropbox

  • Cipta folder baru di dalam Dropbox anda untuk berkongsi dokumen dengan pasukan anda
  • Klik kanan pada folder, dan kongsi folder dengan ahli pasukan
  • Tempatkan fail yang diinginkan di dalam folder Dropbox kongsian pada komputer anda
  • Fail akan muncul di dalam folder Dropbox ahli pasukan anda
  • Apabila sesiapa menyunting fail, salinan semua orang akan dikemas kini secara automatik

Secara kasar, Dropbox dan VPN seolah-olah menghasilkan pengalaman yang sama apabila digunakan untuk memudahkan perkongsian fail: fail boleh disunting secara langsung (muat turun tidak diperlukan) dan perubahan muncul secara automatik di dalam folder kongsian pasukan anda. Walau bagaimanapun, Dropbox memberikan setiap pengguna salinan tempatan mereka sendiri bagi setiap dokumen, membuat melayari dan menyunting fail jauh lebih mudah.

Selain itu, dengan VPN anda hanya boleh berinteraksi dengan fail apabila bersambung dengan rangkaian, manakala Dropbox membolehkan anda menyimpan fail untuk akses dan suntingan luar talian, dan Dropbox akan memuat naik sebarang perubahan apabila anda berada dalam talian. Dropbox juga akan mencipta salinan bercanggah jika beberapa orang pengguna menyunting fail yang sama secara serentak, tanpa mengunci pengguna lain dalam mod baca sahaja.


Bagaimana saya berkongsi fail dengan pelanggan?

Berkongsi fail dengan pelanggan melalui VPN mungkin sukar, kerana anda tidak sepatutnya memberi akses bukan kakitangan kepada seluruh rangkaian anda tanpa batasan. Ia lebih mudah dan selamat untuk mula menggunakan Dropbox atau mana-mana sistem lain untuk berkongsi fail dengan pelanggan.

Jika anda tetap ingin menggunakan VPN, salah satu pilihan ialah menggunakan VPN Secure Sockets Layer (SSL), piawaian yang jarang digunakan yang membolehkan pentadbir sistem anda menyekat akses kepada pelayan atau fail tertentu pada rangkaian persendirian anda.

VPN

  • Berunding dengan IT lebih awal untuk memastikan pelayan anda boleh dikonfigurasi sebagai VPN SSL
  • Minta IT cipta akaun VPN SSL untuk pelanggan anda yang hanya mempunyai akses kepada pelayan dan fail yang diperlukan
  • Berikan pelanggan anda maklumat akaun VPN
  • Pelanggan boleh log masuk ke VPN SSL anda menggunakan mana-mana pelayar web
  • Semua sumber yang dibenarkan, termasuk pelayan fail, folder kongsian, dan fail akan ditunjukkan pada antara muka web

Dropbox

  • Klik kanan pada fail di dalam folder Dropbox anda
  • Pilih item menu Kongsi Pautan Dropbox untuk menjana pautan yang boleh dikongsi
  • Hantar pautan itu kepada pelanggan anda. Mereka boleh melihat atau memuat turun fail dengan sebarang pelayar web

Pautan boleh dikongsi Dropbox membolehkan anda menentukan dengan tepat fail yang boleh dilihat pelanggan anda. Mengaksesnya adalah semudah mengklik pautan, tanpa perlu berinteraksi dengan perisian VPN yang rumit. Anda juga mempunyai pilihan untuk menambah kata laluan dan tarikh luput kepada pautan jika anda menggunakan Dropbox Pro atau Dropbox Business. Dan anda boleh membatalkan akses kepada dokumen pada bila-bila masa hanya dengan melumpuhkan pautan.


Bagaimana saya berkongsi fail yang besar?

Fail yang besar boleh menimbulkan masalah kepada VPN. Setiap kali anda menyimpan, keseluruhan fail akan dihantar melalui sambungan VPN kepada pelayan fail rangkaian persendirian, yang akan kurang cekap jika fail besar.

Salah satu penyelesaian ialah dengan memindahkan fail dari pemacu rangkaian ke cakera keras tempatan untuk mengubahnya, kemudian memindahkannya kembali ke pemacu rangkaian setelah anda selesai. Hasilnya ialah aliran kerja muat turun/muat naik yang tidak cekap, sama seperti FTP, menyukarkan pelarasan fail dengan seluruh pasukan anda.

VPN

  • Tiada had saiz untuk memindahkan fail dengan VPN
  • Mengakses fail besar boleh menjadi tidak begitu stabil kerana VPN bergantung pada sambungan Internet
  • Fail yang besar perlu dihantar semula dari mula setiap kali perubahan dibuat

Dropbox

  • Tiada batasan saiz fail semasa memuat naik melalui aplikasi Dropbox
  • Apabila melaras, hanya bahagian fail yang berubah akan dihantar ke Dropbox

Sokongan versi terbina dalam Dropbox akan merekod setiap suntingan di belakang tabir. Anda boleh mendapatkan sejarah lengkap dokumen dengan beberapa klik tetikus, memastikan anda tidak menghapuskan maklumat secara tidak sengaja.


Bagaimana saya mengurus versi fail lama?

Pelayan fail hanya mempunyai satu salinan semasa bagi setiap fail. Ia tiada pengetahuan tentang sejarah fail, yang menimbulkan risiko kehilangan data. Contohnya, jika seorang pengguna menghapuskan beberapa maklumat dan memuat naik semula dokumen ke pelayan, ia akan hilang selama-lamanya.

VPN

  • VPN tidak menyokong versi fail
  • Penyelesaian biasa adalah menyalin fail dan menamakannya semula untuk menyertakan nombor versi

Dropbox

  • Klik kanan pada fail di dalam folder Dropbox anda
  • Pilih item menu Lihat Versi Terdahulu untuk melihat senarai sejarah fail
  • Pilih versi yang diingini dan klik Pulih

Apabila fail anda diletakkan di Dropbox, setiap satu simpanan akan direkodkan. Jika anda menyedari data penting telah dihapuskan sebentar tadi, anda boleh mendapatkannya semula dengan beberapa klik tetikus. Seperti perkongsian fail, ini dilakukan secara automatik sepenuhnya—anda tidak perlu fikir tentang kawalan versi sehingga anda ingin mencari salinan fail yang lama.


Bagaimana saya mengakses fail pada peranti mudah alih saya?

Kebanyakan pelanggan VPN mudah alih menumpukan hanya pada mewujudkan sambungan yang disulitkan. Ini berguna untuk melayar web dengan selamat, menghantar e-mel, dan VoIP, tetapi ia tidak begitu berguna ketika berkongsi fail. Biasanya, terpulang kepada aplikasi lain untuk memetakan pemacu rangkaian dan mengakses fail kongsian syarikat anda, malah ada yang memerlukan konfigurasi khas oleh jabatan IT anda.

VPN

  • Gunakan sokongan VPN bersepadu atau pasang apl VPN pada peranti mudah alih anda
  • Sambungkan ke VPN dengan memasukkan alamat pelayan, serta nama pengguna dan kata laluan anda
  • Petakan pemacu rangkaian dengan aplikasi pihak ketiga dan akses fail seperti mana yang terdapat pada komputer desktop anda
  • Menyunting dokumen memerlukan sambungan Internet yang stabil

Dropbox

  • Muat turun aplikasi mudah alih Dropbox
  • Daftar masuk ke akaun anda, dan pratonton dokumen terus di dalam apl mudah alih Dropbox
  • Menggunakan apl mudah alih yang bersambung dengan Dropbox seperti Microsoft Office, sebarang perubahan yang anda buat akan diselaraskan ke semua peranti

Apl mudah alih Dropbox mengelakkan anda daripada bersusah-payah mewujudkan sambungan VPN. Anda hanya perlu daftar masuk ke Dropbox kali pertama anda membuka aplikasi. Selepas itu, anda sudah ada sistem fail yang lengkap pada peranti mudah alih anda. Anda boleh menyemak imbas fail, menyuntingnya dengan apl pihak ketiga, dan mencipta pautan boleh dikongsi sama seperti dari folder kongsian pada komputer desktop anda.

Perisian VPN mudah alih juga mudah terdedah kepada risiko sambungan terputus (contohnya semasa memandu di dalam terowong). Bergantung pada perisian VPN dan aplikasi penyuntingan, ini boleh menghalang anda daripada bekerja pada fail tanpa sambungan yang stabil. Dropbox menyelesaikan masalah ini dengan membolehkan anda memuat turun fail untuk kegunaan luar talian.