Kunder / Asana

Dropbox Business gir Asana en enkel måte å øke produktiviteten og være synkronisert på

Asana er en nettbasert, delt oppgaveliste som lar virksomheter holde seg oppdatert og organisert. Kjerneapplikasjonen reduserer behovet for møter og statusoppdateringer via e-post, noe som setter team i stand til å jobbe mer effektivt for å nå målsetninger. Asana har hovedkvarter i San Francisco og sysselsetter i dag 35 innovative tenkere.

Sentrering

Med produktivitet i forsetet legger Asana stor vekt på å gjøre arbeidsflyten så effektiv som mulig. Med tanke på å gjøre ting på en enkel måte – inklusive dataressurser — bestemte Asanas grunnleggere seg tidlig for å la være å investere masse penger i servere eller IT-infrastruktur. Istedenfor valgte de en strategi for fildeling og lagring med lavere administrasjonskostnader. For det meste fungerte denne tilnærmingen bra, spesielt fordi selskapet kunne stole på sin egen programvare når det gjaldt å holde prosjektene organisert og på sporet. Men etter hvert som det begynte å sirkulere flere regneark, markedsføringsdesign og dokumenter, ble fillagring problematisk. Ansatte begynte å bruke USB-enheter og private Dropbox-kontoer til å lagre filer, men det var ofte vanskelig å finne ut nøyaktig hvor de hadde blitt lagret. «Det var filer overalt. Det var et mareritt», sier Kenny Van Zant, driftssjef. Overgangen til Dropbox Business gav endelig Asana et sentralt sted å lagre filene – noe som gjorde det enklere og raskere å få tilgang til dem og samarbeide om dem. «Vi installerte Dropbox, gav alle opplæring med én e-post, flyttet over de største delte mappene våre og så oss aldri tilbake.»

«På en hvilken som helst dag kan noen gå fra en pult til en bærbar datamaskin som ikke er vedkommendes egen på et konferanserom. Dropbox lar oss gjøre dette uten at vi trenger å bekymre oss for hvordan vi skal få tilgang til filene våre.»

Effektivitetsøkning

Nå er Dropbox Business en viktig del av Asanas arbeidsflyt. Det er første stopp for nyansatte under ansettelsesprosessen, og utenom standard tilgang til filer fungerer Dropbox som et sted der ansatte kan finne viktige presentasjoner, selskapsprognoser og til og med finansiell informasjon om Asana. «Dropbox gjør det lettere å støtte en firmakultur med fullstendig åpenhet," sier Van Zant. Dropbox Business hjelper også selskapet med å opprettholde mobilitet på arbeidsplassen ved å gjøre det mulig for ansatte å få tilgang til filer fra en hvilken som helst datamaskin. «Vi har ekstra bærbare datamaskiner over hele kontoret», sier Van Zant. På en hvilken som helst dag kan noen gå fra en pult til en bærbar datamaskin som ikke er vedkommendes egen på et konferanserom. «Med Dropbox kan vi gjøre dette uten å bekymre oss for hvordan vi skal få tilgang til filene våre," forklarer han. Selv når de jobber hjemmefra, kan ansatte opprettholde en rask, praktisk tilkobling til Asana gjennom Dropbox. Van Zant har selv to datamaskiner hjemme som er synkronisert til Asana Dropbox-kontoen hans. «Å ha tilgang til alle ressursene uansett hvor du befinner deg — uten at du er fastlåst til én datamaskin eller pulten din — er virkelig praktisk.» I tillegg til å bruke Dropbox til å lagre og dele filer internt, bruker Asana også Dropbox til å samarbeide med utenforstående parter. Ved å lagre ting som juridiske dokumenter og styrepresentasjoner på Dropbox kan Asanas medarbeidere og eksterne juridiske partnere og finanspartnere utveksle informasjon uten å måtte sende e-post frem og tilbake – noe Van Zant setter umåtelig stor pris på. «Jeg er av den oppfatning at e-post er stedet filer drar for å dø», spøker han. Kombinert med målet om å holde interne prosesser enkle, betyr ønsket om å unngå e-post at ansatte bare bruker Asanas egen programvare og Dropbox til å samarbeide. «På den måten vet vi at folk jobber med den mest oppdaterte informasjonen og at vi ikke kaster bort tid eller krefter», sier Van Zant. «Det er svært viktig for effektiviteten til selskapet vårt.»

Finne økonomisk og kulturell frihet

En av de største fordelene Asana har realisert som følge av at de har tatt i bruk Dropbox Business, er fremskritt når det gjelder teknologi – uten behovet for ekstra tekniske ressurser. Van Zant bekrefter at Dropbox har hjulpet Asana med å opprettholde en mindre stab. «Fra infrastrukturkostnadene til en fulltidslønning er besparelsene definitivt på hundretusenvis av dollar», sier han. «Avkastningen er formidabel.» Istedenfor kan Asana fokusere på å utvide staben sin på kjerneområder som fremdriver virksomhetsvekst. Van Zant tror at Dropbox ved å øke produktivitet per ansatt har hjulpet Asana med å oppnå målsetningene sine med et mindre team. «Den ultimate fordelen kommer fram i lønnsomhet og effektivitet per ansatt», legger han til. «Og det er svært viktige resultater for oss.» Å opprettholde en mindre stab har også hjulpet Asana med å bevare den kulturen selskapet etablerte da selskapet først ble lansert. Van Zant sier at Dropbox Business har hjulpet Asana med å vokse til riktig tid, uten at for mye teknologi eller ressurser har bremset opp fremdriften. «Det er en immateriell fordel, men det er en vi virkelig setter pris på.»