Kunder / CEL Electric

Les mer om CEL Electric

Det elektriske entreprenørselskapet er avhengig av Dropbox Business for å opprette forbindelse mellom hovedkvarteret og oppsynsmenn som befinner seg på noen av Canadas mest avsidesliggende steder.

UTFORDRINGEN

Som et lynnedslag

Med en økonomi som i stor grad er basert på gruvedrift, industri og landbruk, er den kanadiske provinsen Saskatchewan avhengig av elektriske entreprenørfirmaer som CEL Electric til å strømsette sentrale produksjonsanlegg. Siden det det ble opprettet i 1979 har CEL vokst kontinuerlig, og har åpnet seks kontorer spredt over hele Canada. Men etter hvert som selskapet vokste, ble de ansattes mulighet til å dele informasjon med hverandre og med kunder på en enkel måte, begrenset av eksisterende verktøy. Når tegninger skulle sendes til byggeiere via e-post, var det nødvendig å dele opp store PDF-filer i mindre deler for å omgå begrensningene for e-postvedlegg. «Den gamle fremgangsmåten var tungvinn, og data gikk tapt», sier Mark Karr, prosjektleder. Det som var enda verre, var at ansatte ofte måtte ty til å sende CD-er, minnepinner eller stabler av papirtegninger og kontrakter med bud – en langsom og kostbar prosess. Den siste dråpen kom i 2014, da lynet slo ned i en CEL-server i Saskatoon og slettet seks måneder med arbeid, sier Shaun Unger, VP for Corporate Affairs. «Det var en vekker som gjorde at vi innså at noe måtte endres», sier Unger. CEL besluttet seg for å gå over til nettskyen, og valgte Dropbox Business fordi det gjorde det enkelt å dele filer med eksterne samarbeidspartnere. Det faktum at mange CEL-ansatte allerede hadde private Dropbox-kontoer gjorde denne avgjørelsen enkel. «Det var mye enklere å få tilslutning fra brukerne, siden de allerede var komfortable med systemet», sier Unger. «Dropbox var desidert den beste måten å starte nye prosjekter på.»

«Hvis jeg jobber i felten, blir hele dagen borte. Jeg må fly av gårde, kjøre til et avsidesliggende sted, ha møter og komme tilbake. Det koster oss ganske mye. Med Dropbox Business kan jeg støtte oppsynsmennene fra hovedkvarteret i stedet for å reise ut i felten.»

Mark Karr, prosjektleder i CEL Electric

LØSNINGEN

Gi kraft til en bedre måte å samarbeide på

Dropbox Business har fullstendig forvandlet hvordan CEL håndterer jobber, fra første bud til designfasen til den endelige byggingen av strømgeneratorer, vannbehandlingsanlegg og kornbinger, for å nevne noen få prosjekter. For å holde denne kompliserte prosessen så ryddig som mulig, setter CEL opp undermapper for hvert prosjekt for å organisere viktige ressurser som tegninger, endringsordre, prisforslag og tillatelser. «Nå vet alle hvor alt er, alltid», sier Karr. «Jeg bærer ikke lenger med meg minnepinner på nøkkelringen.» Utviklings- og designteam kan samarbeide om massive AutoCAD-designer, siden ansatte nå kan få tilgang til de nyeste filene på Dropbox, noe som fører til raskere behandlingstid på prosjekter. Hvis jobbomfanget endres, kan oppsynmenn nå hente de filene de trenger på telefonene sine, noe som gjør det enkelt å samarbeide med CEL-kontorer i sanntid. Kameraets opplastingsfunksjon på Dropbox betyr at bilder av nye ledninger eller strømkilder på arbeidsområder kan deles så og si umiddelbart med hovedkvarteret. «Så snart en oppsynsmann tar et bilde, kan jeg se hva det dreier seg om», sier Karr. Når ansatte arbeider fra fjerne steder, kan de fortsatt få tilgang til filene de trenger siden Dropbox Business fungerer i situasjoner med lav båndbredde. «Vi kunne se endringer som kom inn, selv med en ustabil forbindelse fra Hudson Bay», sier Karr. CEL-ansatte kaster ikke lenger bort tid på å jobbe på gamle dokumenter, siden Dropbox-badgen forteller brukere hvem andre som jobber på en fil. IT-avdelingen kan også sove bedre nå, vel vitende om at sensitiv bedriftsinformasjon er helt trygg. Med kontooverføringsfunksjonen kan administratorer flytte filer til en annen ansatts konto hvis noen forlater selskapet. Og utløpstider begrenser tilgangen til bud eller designkonsepter etter en bestemt dato.

«Det var mye enklere å få tilslutning fra brukerne, siden de allerede var komfortable med systemet. Dropbox var desidert den beste måten å starte nye prosjekter på.»

Shaun Unger, VP for Corporate Affairs i CEL Electric

RESULTATENE

Klikke på koblinger i stedet for å bestille flybilletter

Ved hjelp av Dropbox Business har CEL fått pålitelig sikkerhetskopiering av data – selskapets mest presserende behov etter lynnedslaget. Men CEL sier at denne tjenesten har vært en velsignelse på andre områder også. Ubegrenset versjonshistorikk har kommet godt med, og gjorde det mulig for en ansatt å innhente tegninger og regneark til en verdi av 5000 amerikanske dollar, som hadde blitt slettet ved et uhell. Men den største effekten kommer fra økt effektivitet og produktivitet. «Med Dropbox Business kan jeg støtte oppsynsmennene som er ute i felten fra hovedkvarteret i stedet for å reise ut til arbeidsstedet», sier Karr. «Hvis jeg reiser til arbeidsstedet, må jeg fly av gårde, kjøre til et avsidesliggende sted, ha møter og komme tilbake. Det koster oss ganske mye.» I felten sørger Dropbox Business for at alle er oppdatert. «Alt er sentralisert, uansett hvor teamet vårt er basert», sier Unger. «Det er ingen tvil om at det gjør oss alle mer produktive.»