Kunder / Chapman University

Les mer om Chapman University

Universitetets IT-avdeling ruller ut Dropbox Education så lærere kan samarbeide bedre på en sikrere måte, noe som fører til en økning i produktivitet og kostnadsbesparelser.

UTFORDRINGEN

Være tro mot progressive røtter

Chapman University ble grunnlagt 4. mars 1861 – samme dag som President Abraham Lincoln avla eden til sin første periode som president. Dette var ingen tilfeldighet: Få timer etter Lincolns tale, åpnet dette undervisningsstedet for Los Angeles-området dørene for studenter av alle raser og kjønn – noe som på den tiden var radikalt. Det er over 150 år senere, og Chapman har beholdt sin progressive tilnærming på mange områder. «Det ligger i genene våre å tøye grenser, og vi viderefører dette til måten vi tenker på teknologi», sier Armando Diaz, teknisk serviceingeniør. Det er derfor fakultetsmedlemmene visste at det fantes en bedre måte å samarbeide på om forskning og kurs enn å utvekse CD-er og USB-stasjoner. «Disse ble sendt via universitets interne post eller fraktet til fots til noens kontor», sier Diaz. «Det var ikke særlig tidseffektivt.» Mange tok i bruk private Dropbox-kontoer så de raskt kunne dele dokumenter, noe IT-avdelingen fort merket seg. «Siden mange fakultetsmedlemmer allerede brukte Dropbox, visste vi at vi dermed kunne sikre dette miljøet ved hjelp av Dropbox Education», sier Helen Norris, Chief Information Officer. «Av alle alternativene vi vurderte, var dette det mest fleksible og enkle å bruke.»

«Siden mange fakultetsmedlemmer allerede brukte Dropbox, visste vi at vi dermed kunne sikre dette miljøet ved hjelp av Dropbox Education. Av alle alternativene vi vurderte, var dette det mest fleksible og enkle å bruke.»

Helen Norris, Chief Information Officer for Chapman University

LØSNINGEN

Muliggjør sikrere samarbeid

Chapman rullet ut Dropbox Education ved å sette opp en nettportal der brukerne kunne registrere seg på egenhånd. «Vi ønsket å måle produktets virkelige tilslutningsprosent, i stedet for å tvinge folk til å bli med», sier Paul Kang, assisterende direktør for infrastruktur. Bare en uke etter at portalen var live, hadde teamet vokst til over 300 brukere, noe som representerer nesten en tredjedel av alle Chapmans fakultetsmedlemmer og ansatte. Kang sier at universitetets tilslutning til en tidligere løsning bare var 20 % etter fire år. «Vi oppnådde høyere tilslutning med Dropbox Education i løpet av syv dager», sier han. «Og folk gjorde mer enn å bare registrere seg – de ble aktive brukere. Det var en stor suksess.»

For å oppmuntre til samarbeid om forskning, spiller nå professorer inn forelesningene sine og plasserer dem i delte mapper i Dropbox. Fakultetet kan få tilgang til dem enten de befinner seg på universitetsområdet eller på andre siden av kloden. Hver dag laster apotekavdelingen alene opp åtte timer med forelesninger, fra fem fag, til Dropbox. En av avdelingens professorer bruker en delt mappe som et kollektivt arbeidsområde for forskningspartnere i Brasil, Egypt og Sør-Afrika. «Jeg kan se gjennom lab-rapporter, publikasjoner og stipendsøknader», sier Dr. Ayman Noreddin, professor i farmasi og assisterende dekanus for utdanningsavdelingen. «Alt som handler om forskningen min, oppbevares i Dropbox fordi filene er så lette å finne og dele.»

Fakultetsmedlemmer setter pris på at Dropbox også gjør det mulig for dem å arbeide sikkert på en hvilken som helst enhet i Chapmans miljø av blandede plattformer. «Enten det er snakk om PC, Mac, iOS eller Android, er dataene tilgjengelige fra hvor som helst», sier Kang. «Det er en av fordelene ved Dropbox.» Etter hvert som tilslutningen til Dropbox har spredd seg til hele Chapman, gjør administratorverktøyet det mulig for IT-avdelingen å spore alle de nye brukerkontoene og tilkoblede enhetene. «Kontrollpanelet er fantastisk – vi kan se all bruk som ligger utenfor den normale driften», sier Kang. «Og med kryptering og standarder for overholdelse fra Dropbox, føler vi oss veldig trygge når vi plasserer de viktige filene våre på plattformen.»

«Tilslutningen til den tidligere løsningen var 20 % etter fire år. Vi oppnådde høyere tilslutning med Dropbox Education i løpet av syv dager.»

Paul Kang, assisterende direktør for infrastruktur hos Chapman University

RESULTATENE

Større besparelser og økt produktivitet

Dropbox Education har gjort arbeidet på universitetsområdet enklere for Chapmans IT-team – samt for universitetets fakultetsmedlemmer og forskere. «Jeg pleide å administrere e-postservere, og det det kostet av tid og kostnader var betydelig», sier Kang. «På grunn av Dropbox Education, bruker folk e-post i langt mindre grad. Det er en enorm besparelse for oss, med mindre hodebry.» Universitetets representanter sier at løsningens brukervennlighet har ført til færre støtteforespørsler fra brukerne. «Det kreves nesten ikke noe opplæring med Dropbox», sier Ramiro Landeros, nettadministrator. «Folk finner ut av det på egen hånd, noe som sparer både tid og ressurser.» For Chapmans forskere, har Dropbox Education hatt en annen positiv effekt: Nettverket av kollegaer fortsetter å vokse. «Det gjør arbeidet mitt mye mer organisert», sier Noreddin. «Jeg er mer fokusert og produktiv, og jeg har sett de samme endringene hos kollegaene mine også. Vi utveksler ideer på en mye enklere måte, og det gjør forskningen vår mye bedre.»