Kunder / Cleveland Community College

Les mer om Cleveland Community College

Dropbox Education gjør det mulig for denne North Carolina-høyskolen å skjerpe fokuset på undervisningen ved at de ansatte kan jobbe på alle enheter. Dette medfører tidsbesparelser for IT-relaterte og administrative oppgaver.

UTFORDRINGEN

Drømmen om en bedre måte å dele og få tilgang til filer på

For at de 13 000 eksaminantene og studentene skal være klar for fremtiden, har Cleveland Community College alltid omfavnet den nyeste teknologien. Denne skolen i Shelby i North Carolina mottok nylig det største føderale tilskuddet for teknologi som noensinne er tildelt et Community College (lokal høyskole) i staten. Flesteparten av lærerne og de ansatte på den teknologivennlige skolen bruker flere enheter, inkludert iPad- og Surface-nettbrett, til å undervise på alle stedene der høyskolen hodler kurs.

Men det å jobbe på tvers av enheter og plattformer har ofte gjort det vanskelig for lærere og ansatte å få tilgang til og dele filer. I tillegg krevde skolens gamle serversystem at ansatte sikkerhetskopierte filer manuelt – en prosess som ofte førte til utilsiktede slettinger av filer og hodebry for IT-avdelingen. Mange ansatte brukte allerede private Dropbox-kontoer til å løse disse utfordringene, noe som fikk skolen til å vurdere en bedriftsrettet løsning for filsynkronisering og -deling som hele høyskoleområdet kunne slutte seg til.

Etter å ha vurdert flere forskjellige leverandører, besluttet høyskolen seg for å ta i bruk Dropbox Education. «Standarden hadde blitt satt ganske høyt når det gjaldt funksjoner, som f.eks. muligheten til å samarbeide, dele, få tilgang fra flere steder – denne typen ting», sier Athena Smith, høyskolens Instructional Development Coordinator. «Det var vanskelig å finne noe som i det hele tatt kunne sammenlignes med dette.»

«Fra et IT-ståsted, hvis en person mister filene sine, må vi involvere oss for å gjenopprette denne filen tilbake til sin opprinnelige tilstand. Vi er også nødt til å støtte en server som er fullstendig dedikert til sikkerhetskopiering. Så snart vi har flyttet alt over til Dropbox, trenger vi ikke lenger gjøre det. Jeg ser dette som en enorm tidsbesparelse.»

Howard Roberts, Chief Information Officer for Cleveland Community College

LØSNINGEN

Gjør det enklere å lære både på og utenfor universitetsområdet

Ved hjelp av Dropbox Education kan skolen yte bedre service til studentene. Fakultetsmedlemmer kan nå besøke videregående skoler og andre kurs utenfor studentområdet med sine foretrukne enheter, og umiddelbart få tilgang til det materialet de trenger. «Fakultetsmedlemmene trenger ikke lenger bekymre seg over hvilken enhet filen befinner seg på», sier Smith. «Fordi den vil ligge på alle enhetene. De har tilgang til den fra hvor som helst – på studentområdet, utenfor studentområdet, på stranden, uansett hvor de måtte befinne seg».

Fakultetetsmedlemmene kan jobbe papirløst ved å dele mapper med studenter, noe som igjen gjør det enklere å tildele og samle inn kursarbeid. Og Dropbox-badgen gjør samarbeid smidig for ansatte som jobber med arbeidsgrupper og andre planleggingsinitiativer for skolen. Med denne funksjonen kan de som ser på filene, dele og oppdatere dem til den nyeste versjonen når noen andre gjør endringer, alt innenfor Microsoft Office. «I høyere utdanning er det alltid et team av folk som arbeider med noe», sier Dr. Shannon Kennedy, konserndirektør i Instruction and Student Development. «Så dette er en stor fordel når du har flere personer som jobber på det samme dokument.»

Howard Roberts, høyskolens Chief Information Officer, sier at Dropbox Education også leverer den sikkerheten høyskolen krever. Dropbox integreres med høyskolens Single Sign-On-leverandør SecureAuth, noe som betyr at lærere og ansatte kan logge seg på Dropbox med sin skolebaserte påloggingsinformasjon. «Ingen andre enn den tiltenkte personen kan å få tilgang til et dokument fra et sikkerhetsmessig ståsted», sier han.

«Fakultetsmedlemmet trenger ikke lenger bekymre seg over hvilken enhet filen befinner seg på, fordi den vil ligge på alle enhetene. De kan få tilgang til den fra hvor som helst – på universitetsområdet, utenfor universitetsområdet, på stranden – uansett hvor de måtte være.»

Athena Smith, Instructional Development Coordinator for Cleveland Community College

RESULTATENE

Sparer tid for både IT-avdeling og lærere

Dropbox Education vil redusere tiden IT-personalet bruker på problemer knyttet til deling og sikkerhetskopiering av filer, sier skolen. Lærere og ansatte vil snart sikkerhetskopiere alle filene til Dropbox Education i stedet for skolens gamle server, noe som vil gjøre det enklere å gjenopprette filer når noen sletter dem ved et uhell – eller forlater skolen. «Jeg ser dette som en enorm tidsbesparelse», sier Roberts.

Konklusjon? Lærere kan nå bruke mer tid på undervisning og mindre tid på å håndtere administrative oppgaver. «Jeg vet om en lærer som ba studentene opprette en mappe og dele den med dem», sier Smith. «De kunne faktisk gå rundt i klasserommet og kikke i den aktuelle studentens mappe og si: 'Ja, jeg har mottatt leksene dine', og markere leksene som levert, samtidig som de gikk rundt i klasserommet.»