Kunder / Distilled

Med Dropbox Business kan Distilled blande markedsføringsekspertise og effektivitet

Distilled er en nettbasert konsulentvirksomhet som driver med markedsføringsrådgivning og som spesialiserer seg på søkemotoropptimalisering, betalt søkemotorannonsering og sosiale medier. Med kontorer i London, New York og Seattle tilbyr selskapet rådgivning og kreative tjenester, interaktiv opplæring og opplæringsrelaterte konferanser til kunder. Distilleds ultimate oppgave er å hjelpe virksomheter med å identifisere og implementere suksesstrategier på nettet. Finn dem på nettet på www.distilled.net.

Det store bildet

I oppstartsfasen ble Distilled drevet fra ett enkelt kontor i London, med et lite team som brukte en lokal server til å lagre alle de viktige filene til selskapet. En gang i uken pleide en Distilled-leder å ta med seg en bærbar harddisk for å kopiere alt fra stasjonen på kontoret og ta det hjem til sikker forvaring. Men etter hvert som Distilled vokste – og til slutt bestemte seg for å åpne et kontor i Seattle – var det tydelig at det var behov for endringer. Private Dropbox-kontoer ble tatt i bruk som en kjapp løsning for å gjøre det mulig for ansatte i London og Seattle å samarbeide. Men Distilleds sjefer bestemte seg for å bytte til et nettverksbasert lagringssystem som ville synkronisere filene mellom kontorene. Dessverre var ikke systemet så veldig pålitelig. «Det var en mørk periode når det gjaldt samarbeid om lagring og filer», vitser administrerende direktør Rob Ousbey. Da et tredje kontor ble åpnet i New York og mange ansatte jobbet fjernt, visste Distilled at de måtte revurdere alternativene sine. Fordi selskapet tidligere hadde hatt suksess med Dropbox, bestemte Ousbey seg for å se på det en gang til. Han fikk ansatte til å registrere private Dropbox-kontoer til å begynne med, og så flyttet hele selskapet over til Dropbox Business da det ble tilgjengelig. Slik Ousbey husker det, var prosessen med å flytte over til Dropbox Business enkel. «Det var enkelt å komme i gang – det var ingen kompliserte teknologiske prosesser vi måtte implementere», sier han.

«Dropbox Business fjerner uoverensstemmelser fra våre daglige prosesser. Dermed kan vi fokusere på den faktiske jobben og viktige prosjekter.»

Markedsføring i bevegelse

I dag gjør Dropbox Business det mulig for Distilleds ansatte å samarbeide problemfritt med hverandre og med eksterne partnere. Når tverrfunksjonelle team må jobbe sammen for å behandle data, skrive rapporter og analysere resultater, kan de gjøre alt fra en delt mappe — uten å bekymre seg for filversjonkontroll eller sikkerhetskopiering. «Vi bryr oss aldri med å sende filer på e-post fordi all redigering og samhanding foregår på Dropbox. Vi opplyser ganske enkelt om hvilken mappe medarbeiderne må se i, og så er de i stand til å finne akkurat det de trenger.» Denne forenklede måten å drive selskapet på har vært en stor fordel for Distilled når det gjelder prosjekter som strekker seg over kontorer og tidssoner. For eksempel når en ansatt i New York ber om kreativt stoff fra teamet i London, kan PR-teamet i Seattle enkelt hente resultatet i Dropbox for å kunne gjøre reklame. «Dropbox Business løser uoverensstemmelser fra våre daglige prosesser. Dermed kan vi fokusere på den faktiske jobben og viktige prosjekter», forklarer Ousbey. Å ha filer synkronisert og tilgjengelige på bærbare datamaskiner og mobile enheter har også gjort det enklere for ansatte å jobbe hjemmefra, på kontorene til kunder og på farten. «Jeg trenger ikke lenger å bekymre meg for å sende PowerPoint-presentasjoner via e-post eller planlegge hvilke filer jeg trenger før jeg setter meg på et fly», sier Ousbey. «Dropbox har forandret måten jeg tenker på filene mine på.» Dropbox Business har også gjort samhandlingen med kunder og leverandører enklere. Fordi mange av Distilleds utenforstående partnere selv bruker Dropbox, er de kjent med hvordan applikasjonen fungerer. «En av fordelene med Dropbox er at det er så viden brukt», sier Ousbey. «Ofte når jeg nevner Dropbox for en av våre regnskapsførere eller leverandører, forteller de meg at de allerede har en konto. Så vi kan bare dele en mappe med dem, og så er vi ferdige. Det er svært praktisk for oss.»

Sikkerhet og sinnsro

Siden de deler så mye data internet og eksternt, er sikkerhet en viktig prioritering for Distilled. Alternativene for teamdeling lar teamadministratorer styre hvem som har tilgang til viktig informasjon, og to-trinns verifisering bidrar med et ekstra lag av sikkerhet — og sinnsro. Disse sikkerhetskontrollene ble nyttige i fjor da det var innbrudd på kontoret i London og 30 bærbare datamaskiner ble stjålet. Selv om situasjonen var forferdelig, kunne ansatte kollektivt puste ut fordi de visste at alle dataene deres var trygge på Dropbox Business. «Dropbox fikk oss tilbake på sporet på ca. en dag etter innbruddet», legger Ousbey til. «Vi gikk i butikken, kjøpte 30 nye bærbare datamaskiner, slo dem på, installerte og synkroniserte Dropbox, og så var vi klare til å sette i gang.» Måten Dropbox gjør ting lett og praktisk på, omdannes til et svært viktig sluttresultat for Distilled: gladere ansatte og kunder. «Alt som gjør oss litt mer effektive, gjør at vi kan levere mer verdi til kundene våre», forklarer Ousbey. «Så hvis Dropbox har forbedret effektiviteten med bare 3 prosent, er det en enorm gevinst for oss.»