Kunder / Foursquare

Lokalt fokus: Hvordan Foursquare bruker Dropbox Business til å holde seg synkronisert

Foursquare er en plasseringsbasert mobilapp som er utviklet for å koble sammen mennesker og steder. Appen gjør det mulig for folk å dele og lagre stedene de har besøkt og få personlige anbefalinger basert på hvor de har vært. Foursquare-fellesskapet består av flere enn 25 millioner brukere og en million forhandlere.

Håndtere en voksende organisasjon

Da Foursquare lanserte sitt første produkt i 2009, tok det lille teamet opp ett enkelt kontor. Disse oppstarterne jobbet tett innpå hverandre og hadde ingen problemer med å dele dokumenter og prosjektinformasjon. Eric Friedman, Foursquares salgs- og inntektsdirektør, husker at "det var bare en håndfull av oss, så det var enkelt å holde seg oppdatert." Men etter hvert som virksomheten vokste, vokste også antallet ansatte, og det ble fort tydelig at Foursquare trengte en mer robust, pålitelig løsning for deling av filer på tvers av steder – og hav. "Med kontorer i San Francisco, New York og London trengte vi et levedyktig sentralt filsystem som ville la oss opprette, organisere og administrere alle våre digitale dokumenter på en enkel måte," sier Friedman. Friedman begynte å evaluere ulike systemer, med sikkerhet, kvalitet og pålitelighet på toppen av kravlisten. Som en tidlig Dropbox-bruker sier Friedman at han fort innså at "Dropbox var den beste løsningen for digitalt samarbeid." I motsetning til filsystemer eller nettverksdrivere vet Friedman av erfaring at Dropbox ikke bare gjør filer tilgjengelige fra en hvilken som helst enhet, men også synkroniserer dem til datamaskinen. Dette betydde at selv når Foursquare-ansatte var på reisefot og ikke hadde internettilkobling, kunne de fremdeles få tilgang til viktige dokumenter.

«Det er uvurderlig å ha alle filene lokalt på alles maskiner og regelmessig sikkerhetskopiert. Tommelfingerregelen vår har blitt: Hvis det ikke finnes i Dropbox, så finnes det ikke.»

Handle på felles grunnlag

Fordi Foursquare tok i bruk Dropbox så tidlig, hadde mange i organisasjonen individuelle kontoer før Dropbox Business ble introdusert. Før selskapet byttet til Dropbox Business, hadde det kontroll på systemet. «Alle kundene og partnerne våre har et eget sted på Dropbox», sier Friedman. «Alt som skjer med dem, finnes på applikasjonen, og det er også der våre selgere, kontoadministratorer, juridiske team og designteam lagrer alle viktige dokumenter.» Å ha et sentralisert oppbevaringssted for viktige ressurser gjør det raskt og enkelt for ansatte ved selskapets tre kontorer å få tilgang til kundekontrakter, salgspresentasjoner og interne dokumenter. Og når ansatte må redigere en stor fil i Adobe Photoshop eller Microsoft Office, kan de få tilgang til dokumenter og bilder raskt fordi en kopi er lagret lokalt på deres egne datamaskiner. Dropbox Business har også hjulpet Foursquare med å strømlinjeforme det som før var tidkrevende administrative oppgaver. «Det har vært utrolig nyttig å bruke Dropbox ved ansettelse av nye medarbeidere. Jeg kan bare legge vedkommende til teamet, dele en mappe, og så har de alt jeg henviser til under velkomstprosessen», sier Friedman. Foursquares samhandlinger med eksterne kunder, som forhandlere og byråer, har også blitt bedre med Dropbox Business. Istedenfor å sende dokumenter som vedlegg – og forårsake overoppfylte innbokser – kan Foursquares medarbeidere bare sende koblinger til filer på Dropbox. «Det sparer mye tid, spesielt når man prater til tjue eller tretti personer i en e-postsamtale», sier Friedman. «Det gjør definitivt at vi kan arbeide mye raskere.»

Et system som er blitt uunnværlig

Når det gjelder å velge favorittfunksjonene i Dropbox Business, rager evnen til å dele med en kobling, angre sletting og gjenopprette tidligere versjoner av filer høyt for Friedman. «Det var ett bestemt eksempel som gjorde at jeg innså kraften i Dropbox Business, nemlig da noen ved et uhell slettet en haug med filer vi trengte. Med en gang kunne jeg gå på nettet og gjenopprette alt. Det er godt å vite at man kan ordne opp i et uhell svært fort hvis det skjer», forklarer Friedman. Men foran alt annet er lokal, sentralisert tilgang til filer det som gjør Dropbox Business mest verdifullt for Foursquare. «Med folk på farten og på ulike kontorer er det avgjørende for oss å sørge for at all vår viktige informasjon og dokumenter finnes på ett sted, og at de er lett tilgjengelige til alle tider. Det er uvurderlig å ha alle filene lokalt på alles maskiner og at de sikkerhetskopieres regelmessig.» «Tommelfingerregelen vår har blitt: Hvis det ikke finnes i Dropbox, så finnes det ikke», legger Friedman til.