Kunder / Huge

Huge utvider samarbeid og produktivitet med Dropbox Business

Huge, Inc. er et digitalt reklamebyrå som tilbyr totalløsninger innen strategi, design og utviklingstjenester for kunder som HBO, PepsiCo, IKEA og Toyota. Med kontorer i USA, Europa og Sør-Amerika er selskapets drift avhengig av evnen til å effektivt utveksle ideer og informasjon med Huges teammedlemmer rundt om i verden.

På jakt etter enkel, men kraftig deling i skyen

Siden teamet er spredt over hele verden, har ikke samarbeid alltid vært en enkel oppgave for Huge. Selskapet trengte en måte å dele store filer på raskt og enkelt blant ansatte — og på tvers av enheter — uavhengig av hvor de befant seg. "Tatt i betraktning hvor fort vi må få ting ferdig, er det viktig at vi er i stand til å jobbe raskt," forklarer Huges' IT-sjef, Paul Doyle. "Ansatte er geografisk spredt, og dataene som blir delt er så store, så det har i økende grad blitt vanskelig å gjøre forretninger på en tradisjonell måte." Da selskapet innså at det eksisterende fildelingssystemet ikke strakk til, begynte Doyle å utforske alternativer som ville håndtere det økende behovet for bedre samarbeidsmuligheter. Hovedprioriteringen hans var å beholde eksisterende arbeidsflyter, men han var også opptatt av enkel fildeling, tilgang på tvers av enheter, fleksibilitet med tanke på filstørrelse og kostnad. I flere måneder prøvde Huge å modellere og teste en åpen kildekode-løsning, men fastslo til slutt at administrasjons- og kostnadskrav - inkludert behovet for interne medarbeidere - var for store. Selskapet begynte å evaluere andre løsninger, men oppdaget at pris og begrensninger på filstørrelser var problematisk.

«Vi har mange folk som jobber på to maskiner. Ved å jobbe med data på Dropbox kan de synkronisere de bærbare og stasjonære datamaskinene sine. Dette reduserer behovet for at IT-avdelingen må lage en løsning som sørger for at flere enheter er synkronisert. Dropbox gjør det for oss.»

En løsning som støtter etablerte arbeidsflyter

Da Doyle oppdaget Dropbox Business, sier han at han fant «et system som passet til eksisterende arbeidsflyt, istedenfor et som krevde at Huge endret arbeidsflyten for å passe til systemet.» I tillegg til å tilby konkurransedyktige priser gav Dropbox Business Hugh den plassen og friheten selskapet trengte til å dele filer og tilpasse seg til et økende antall ansatte og kunder på en rekke steder. Funksjoner som LAN-synkronisering betydde at Huge umiddelbart kunne synkronisere filer med internasjonale kontorer i London og Rio de Janeiro. Brukerne hadde endelig evnen til å dele høyoppløselig grafikk og videoer – uansett størrelse – og analysere RAW-filformater for å påskynde arbeidet. På den administrative siden kunne filer låses og kontrolleres slik at arbeid forble riktig distribuert og slettede filer kunne gjenopprettes. Det var også enkelt å gå over til Dropbox Business som delings- og lagringssystem for hele selskapet. Huges sjef for tekniske støttesystemer, Sam Gorney, sier at «overgangen var ganske enkel. Omtrent syv av ti hadde allerede Dropbox-kontoer, og de var begeistret over å kunne få så mye plass. Det var svært, svært enkelt for alle å flytte sine private Dropbox-kontoer til vår bedriftskonto.»

Forbedre effektivitet — og kundetifredshet

Dropbox Business har påvirket nesten alle avdelinger hos Huge med en ny, strømlinjeformet måte for ansatte til å takle viktige hverdagslige oppgaver på. «Vi har mange folk som jobber på to maskiner», sier Doyle. «Ved å jobbe med data på Dropbox kan de synkronisere de bærbare og stasjonære datamaskinene sine. Dette reduserer behovet for at IT-avdelingen skal lage en løsning som sørger for at flere enheter er synkronisert. Dropbox gjør det for oss.» Nå er det enklere for avdelingene i organisasjonen å holde seg på samme plan. For eksempel synes designgruppen at Dropbox Business er spesielt nyttig med tanke på samarbeid om utvikling av trådrammer for nettsteder. Deling av programvare på Dropbox gjorde det også enklere med oppdateringer for IT-gruppen. «Når jeg trenger programvare på eksterne steder, er Dropbox ærlig talt den beste løsningen», sier Gorney. «Jeg måtte distribuere en ny versjon av MACs operativsystem, og Dropbox gjorde det svært enkelt å dele filen med resten av teamet.» Samarbeidet med internasjonale kontorer har også blitt bedre. «Dropbox gir oss fleksibiliteten til å dele med kontoret vårt i Brasil uten at vi må implementere noe infrastruktur. Det pleide å være vanskelig å få ting på plass, men Dropbox gjør det enkelt for oss å få filer over til det søramerikanske teamet», sier Gorney. Prosjektlederne er de flittigste brukerne hos Huge, og de bruker Dropbox til å sende ut budsjetter, prosjektfiler, utførelseserklæringer og mer. En av de største fordelene prosjektledere har oppdaget, er evnen til å dele leveringer med kunder på en enkel måte. «Dropbox lar oss dele data på en sikker måte bare ved å sende en kobling, istedenfor at vi må sette opp bestemte kataloger når vi vil sende bare én fil. Det gjør at samarbeidsprosessen mellom teamet og eksterne tredjeparter blir raskere, og det har definitivt utgjort en forskjell.» Huge drar også fordel av det nye lagringssystemet under eksterne møter med kunder. «Mange ganger får vi en telefon fra noen på teamet som ber om at en fil blir lagt inn på Dropbox slik at de kan laste det ned på kundens system. Dropbox gir dem fleksibilieteten til å vise arbeid de ikke tok med seg, som man før måtte ha sendt på e-post eller prøvd å laste opp på et FTP-område», sier Doyle. Nå, med Dropbox Business, kan Huge umiddelbart dele filer når som helst.