Kunder / Monarch Investment & Management Group

Les mer om Monarch

Forvaltere får tilgang til og deler det nyeste innholdet når de er ute på farten ved hjelp Dropbox Business, noe som lar selskapet vurdere og sjekke eiendommer på en sikker måte, uten å måtte sende så mange e-poster.

UTFORDRINGEN

Erstatte utdaterte verktøy

Som eiendomsselskap, gjør Monarch Investment Group det de kan for å ha en «hands-on»-tilnærming i forbindelse med håndteringen av porteføljen for investorer og vedlikehold av bygninger for leietakere. Det er derfor Monarch ble overrasket da de innså at de interne arbeidsflytene ikke alltid støttet opp om samarbeidet blant de nesten 1000 ansatte som tar seg av eiendommer i over 15 stater. Forvalterne var ofte ute på farten, og fikk da ikke tilgang til sentrale dokumenter som plantegninger, juridiske kontrakter og refinansieringsavtaler fra Monarchs interne server, sier analytiker Curtis Pottle. «Vi måtte sende filer til forvalterne, som ofte ble etterfulgt av e-poster frem og tilbake med spørsmål om hvor filen var», sier Pottle. Innboksene ble så uorganiserte at mange ansatte endte opp med å ta med seg tykke permer med dokumentene de trengte. Monarch ønsket også bedre kontroll over sensitiv informasjon, spesielt når ansatte forlot selskapet. «Vi trengte å vite at de ikke kunne stikke av med for eksempel personnumre», sier Pottle. Etter å ha vurdert flere løsninger, valgte Monarch Dropbox Business –siden det konkluderte med at denne tjenesten vil tilby den beste sikkerheten og være enklest å forstå for de ansatte. «Plattformen er så brukervennlig at vi ikke føler oss skremt av den», sier analytiker Greg Hidlay.

«Dropbox Business gjør alles liv enklere. Forvaltere kan fokusere mer på eiendommene, i stedet for på jakten etter dokumenter. Og jeg trenger ikke å sende så mange e-poster, noe som sparer mye tid.»

Curtis Pottle, analytiker i Monarch Investment Group

LØSNINGEN

Deling med forbedrede kontrollfunksjoner

Ved hjelp av Dropbox Business organiserer Monarch alle eiendomsfilene, som driftsavtaler og bygningsspesifikasjoner, i delte mapper. Med Dropbox kan forvalterne spare tid når de vurderer et salg eller refinansiering, siden de nå kan hente fram disse Excel-regnearkene og PDF-filene uansett hvor de, ved hjelp av telefonen sin. Nå som alt er i et konsekvent mappehierarki organisert etter kundenavn og innholdstype, trenger ikke forvalterne sende e-poster til hovedkvarteret lenger, for å få den informasjonen de trenger. «Nå kan de lett finne filene sine, sende en kobling direkte fra mobilappen – og det er det«, sier Pottle. Denne løsningen sparer Monarch tid, ved at administratorer kan administrere tillatelser for hele grupper av arbeidstakere, i stedet for én ansatt om gangen. «Muligheten til å lage grupper gjør prosessen utrolig effektiv», sier Hidlay. «Når noen bytter team, er det bare å flytte dem til den nye gruppen, så endres mappetilgangen automatisk.» Tillatelser er videre tilpasset ved hjelp av valg av hvem som kan redigere og hvem som bare se filene, noe som sørger for at det bare er de rette personene som kan gjøre endringer i dokumenter.

Monarch er ikke bekymret for hva som skjer med filene når ansatte slutter, takket være funksjoner som kontooverføring og ekstern sletting. «Det er utrolig enkelt å overføre filene fra ansatte som slutter til de som tar over, samt sørge for at de ikke har tilgang fra andre enheter», sier Pottle.

«Vi brukte allerede private Dropbox-kontoer, men sikkerhetsgevinsten ved å flytte til Dropbox Business har vært uvurderlig.»

Greg Hidlay, analyst i Monarch Investment Group

RESULTATENE

Tilrettelegge for en mer produktiv arbeidsstyrke

Monarch sier Dropbox hjelper forvalterne med å være mer produktive når de er ute på farten, samtidig som selskapets sikkerhet bedres. «Det gjør alles liv enklere», sier Pottle. «Forvalterne kan fokusere mer på eiendommene, i stedet for på jakten etter dokumenter.» Ubegrenset versjonshistorikk har også fungert som er reddende engel. «Vi har hatt en rekke situasjoner der viktige dokumenter har blitt slettet», sier Hidlay, «men med tre klikk kan vi gjenopprette alt. Det gjør at vi kan sove bedre om natten.» Samlet sett jobber folk mer effektivt, sier Pottle. «Bruken av Dropbox her har utviklet seg på en nærmest magisk måte», sier han. «Ansatte begynte å bruke det helt av seg selv, og anbefalte det til kollegaer. Ingen tvang det på dem, og det er den beste måten å øke produktiviteten på.»