Kunder / Plex

Les mer om Plex Systems

Dette ERP-selskapet for produksjonshjelpemidler i skyen har doblet antall ansatte de to siste årene, og de bruker Dropbox Business til å lette samarbeidet på tvers av steder og enheter.

UTFORDRINGEN

Fjerne det som hindrer rask vekst

Plex Systems er anført av grunnleggere som en gang jobbet i et produksjonsanlegg. Selskapet hjelper mer enn 400 produsenter med å bedre administrere varelager og forsendelser, ved å bringe disse viktige prosessene til skyen. Det Michigan-baserte selskapet har doblet størrelsen i løpet av de siste to årene, og dette førte til at de innså at det var nødvendig å oppgradere de interne verktøyene for å holde tritt med veksten. Ansatte på forskjellige steder benyttet e-post til å arbeide sammen, noe som ofte resulterte i et «filbehandlingsmareritt» med flere versjoner av samme dokument, sier Director of IT, Chris Pesola. «Vi trengte en bedre måte å samarbeide på, på tvers av flere geografiske områder og enheter», sier han. Som en leverandør av skyløsninger selv, evaluerte Plex en rekke samarbeidsløsninger. Men Dropbox Business steg frem som en klar favoritt, hovedsakelig på grunn av brukervennligheten. Etter å ha gått over fra et miljø med kun PC-er, til et miljø der alle plattformer var velkommen, trengte selskapet en tjeneste som ville fungere sømløst på tvers av alle enheter. «Vi ville at løsningen vi valgte skulle være enkel nok til at den ikke ville møte motstand», sier Pesola. «Dette er et vanskelig mål å oppnå, uansett hvilken teknologi som implementeres.»

«Vi ville ha det folk følte seg mest komfortabel med fra et brukergrensesnitt-, sikkerhet- og implementeringsperspektiv. Løsningen måtte også fungere godt med Mac, PC, smarttelefoner – alle plattformer. Dette brakte oss tilbake til ett svar, og det svaret var Dropbox.»

Chris Pesola, Director of IT hos Plex Systems

LØSNINGEN

La brukerne arbeide med sine favorittverktøy

Dropbox Business gjør det mulig for ansatte å være produktive, siden de kan bruke sine favorittprogrammer fra hvor som helst. «Våre brukere elsker å kunne åpne Microsoft Office-dokumenter fra nettet», sier Pesola. Markedsføringsavdelingen samarbeider nå på PowerPoint-presentasjoner ved hjelp av Dropbox-badgen, som lar de ansatte se hvem andre som er i filen, samt oppdatere filen til nyeste versjon når det gjøres endringer. Medlemmer av økonomiavdelingen sender nå kontrakter til selgere som delte koblinger eller gjennom delte mapper. Dette gjør det enkelt for representantene å få tilgang til og dele disse sluttdokumentene med kunder, ofte fra mobile enheter.

«Hvis en kunde tar kontakt med en selger og sier: "Jeg er klar til å signere", har de enkel tilgang til kontraktene», sier Pesola. Administratorverktøyet hjelper Plex med å holde BYOD-miljøet sitt trygt, siden selskapet overvåker mistenkelig bruk eller mistenkelige pålogginger. Dersom en ansatt mister en enhet eller slutter i selskapet, kan IT-avdelingen overføre filer eller eksterne slette enheten.

«Etter hvert som selskapet vokser og arbeidsmiljøet blir mer spredt og behovsbetinget, må vi se på teknologi som også har disse behovsbetingede funksjonene. Dropbox kan tilby dette.»

Katy Teer, Sr. Manager of Corporate Communications hos Plex Systems

RESULTATENE

Redusere kostnader og forbedre produktiviteten

Med Dropbox Business sier Plex at de er bedre posisjonert for skalering med fremtidig vekst. Lagringsgrensen for lokale stasjoner og enheter har blitt senket, noe som reduserer selskapets langsiktige investeringer i maskinvare. «Den umiddelbare effekten ved at vi ikke har måtte oppgradere servernel, har spart oss et sjusifret beløp», sier Pesola. For salg og markedsføring har e-posttrafikken blitt redusert på grunn av bruken av delte mapper. Dette lar ansatte fokusere mer på arbeidet sitt og kundenes behov, i stedet for å bruke tid på å finne ut hvilken filversjon som er den nyeste. Og siden de har tilgang til viktige ting og kontrakter gjennom Dropbox på mobile enheter, er selgerne i stand til å reagere raskere ovenfor kundene. Konklusjon? De kan få i havn flere avtaler og øke inntektene for selskapet.