Kunder / Radiolab

Finne signalet midt i støyen: Hvordan Radiolab bruker Dropbox Business

Radiolab er en podcast og et program på offentlig radio som undersøker de interessante måtene verden fungerer på. Radiolab blir produsert i New York City og sendes hver uke på flere enn 300 offentlige radiostasjoner i USA. Programmet utforsker viktige temaer som tid, tilfeldigheter, sinnets begrensninger og fysikken i universet.

Finne hull i den gamle metoden

Da Radiolab først begynte, kunne den lille staben dele ideer, utkast til historier og viktige filer personlig og på stedet. Radiolabs produksjonsleder, Ellen Horne, husker at "det var bare et par av oss på kontoret, så vi kunne stikke innom et rom og lytte på noe kjapt." Men etter hvert som programmet vokste i popularitet, økte antallet medarbeidere i takt med populariteten. Radiolab trengte å finne en ny måte å holde alle på samme side på. "Programmet er svært gjentakende," sier Horne. "Vi leser ikke bare fra manus. Når vi utvikler historier, lager vi utkast etter utkast og sender dem rundt til medarbeiderne, får tilbakemeldinger, lager nye utkast... Det er ikke uvanlig for oss å gå gjennom førti eller femti utkast." Prosessen med å dele utkast og relatert materiell begynte å bli tungvint. "Vi kastet bort timevis med å lage CD-er og med å skrive ut versjoner som skulle sendes med posten eller på faks," sier hun. I et forsøk på å gjøre prosessen enklere investerte Radiolab i en konto med Apples fildelingstjeneste iDisk. Men til slutt innså selskapet begrensningene med denne tilnærmingen, som f.eks. mangel på mobil tilgjengelighet og betydelige plassbegrensninger.

«Dropbox gjør håndtering av administrasjon enkelt, slik at vi får levert ut alt matrialet vårt til våre 300 stasjoner på en smertefri måte.»

Utvikle en ny formel for teamarbeid

Flere Radiolab-ansatte brukte allerede Dropbox til private formål. «Jeg hadde en Dropbox-konto som jeg i hovedsak brukte til å dele informasjon med familien», forklarer Horne. Da Radiolab fikk høre om Dropbox Business, var de henrykt. Det tilbød lagring som kunne vokse med selskapet, i tillegg til evnen til å dele filer kjapt og enkelt, uansett hvor reportere, programledere eller produsenter befant seg fysisk. Horne beskriver overgangen til Dropbox Business som svært enkel. «Det var svært intuitivt. Alle på teamet fikk dreisen på det veldig fort», sier hun. Funksjonene som Radiolab synes er svært viktige, er evnen til å dele en hel mappe eller en enkelt fil og muligheten til å velge og lytte til favorittfiler via smarttelefon. «De fleste av oss bruker en time på undergrunnsbanen hver dag, så å kunne lytte til utkast på toget gjennom Dropbox gjør pendlingen produktiv og morsom», sier Horne.

Kvalitative resultater som teller

Dropbox Business har også i høy grad forbedret samarbeid for Radiolab. Kommunikasjon og deling med bidragsytere som jobber eksternt, er blitt mye enklere med delte koblinger. For eksempel når teamet må gi et utkast til verten Robert Krulwich, som jobber eksternt hos NPR, kan de bare sende en kobling til opptaket og få hans tilbakemelding med en gang istedenfor å måtte sende en større fil på e-post som det tar lang tid å laste ned. Tidligere bekymringer om hvor medarbeidere befinner seg eller deres tekniske sans er, elimineres nesten helt med Dropbox Business. «Det har vært litt overraskende hvor mye enklere Dropbox har gjort samarbeid — spesielt med folk som ikke er på kontoret med oss», sier Horne. «Fjernansatte stiller også sterkere nå.» Innholdsdistribusjon er et annet område som har blitt forbedret med Dropbox Business. «Vi har tre hundre stasjoner som sender programmet vårt, og de trenger programreklame og episoder», forklarer Horne. «Dropbox gjør det ubesværlig å håndtere kommunikasjon og å få ut alt materiellet stasjonene våre trenger.» Når det gjelder planlegging og utførelse av roadshow, sier Horne at Dropbox Business er avgjørende. Hun benytter seg av Dropbox til å distribuere materiell til potensielle medarbeidere – for å gi dem en nøyaktig følelse for hvordan roadshow er – og til å finne ut nøyaktig hvordan det neste programmet vil se ut. Når det så på tide å dra på turne, kaster ikke Horne lenger bort tid på å finne ut nøyaktig hvilke filer hun trenger å ta med på den eksterne harddisken sin. Med Dropbox Business, sier hun, «har jeg det jeg trenger samme hvor jeg drar. Det brukes ikke noe tid på å samle sammen ting og forberedelser.» Selv om Dropbox Business innledningsvis var tiltenkt som en erstatning for iDisk, har Radiolab oppdaget at det er mye mer nyttig. «Vi opplever at vi samarbeider bedre som team med Dropbox enn vi noen gang har gjort før», sier Horne.