Kunder / Sundance

Les mer om 2016 Sundance Film Festival

Festivalen bruker Dropbox Business til å effektivisere prosessen med å velge årets beste verk innen uavhengige filmer, og til å arrangere en av de mest berømte filmfestivalene i verden.

UTFORDRINGEN

Gå over fra DVD til digitalt

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh og Darren Aronofsky er bare noen av de mange berømte regissørene som slo gjennom på Sundance Film Festival. Sundance Film Festival arrangeres av Sundance Institute, som ble stiftet av Robert Redford. Festivalen har en prosess for å oppdage nye talenter som i seg selv er filmverdig. Før 50 000 filminteresserte møtes på Park City i Utah hvert år i januar, må de 12 600 innsendte bidragene reduseres til 200 i løpet av få måneder. Teknologi har ikke alltid vært helten i denne historien. Det ble sendt Excel-regneark med oppdateringer om filmoppføringer som e-postvedlegg, og noen ganger førte det til forvirring om hva som var den nyeste versjonen. Festivalens medarbeidere sendte filmer frem og tilbake på DVD-er og minnepinner – ingen av delene en sikker måte å dele filmer som ikke var utgitt enda på. «Vi visste ikke om medarbeiderne fikk de rette filmene i tide, eller om de ble levert til feil sted», sier Adam Montgomery, Senior Manager for Programming. Festivalens medarbeidere begynte å bruke sine personlige Dropbox-kontoer for å få jobben gjort, noe som gjorde overgangen til Dropbox Business til en enkel løsning for festivalen. «Nå som vi har et verktøy som brukerne kjenner og liker, kan vi begynne å endre måten folk arbeider på», sier Justin Simmons, IT-direktør.

LØSNINGEN

Skrive et nytt manus for samarbeid

I dag samarbeider festivalens medarbeidere ved hjelp av de delte mappene til Dropbox. Dropbox gjør det enklere for dem som skal se gjennom 25 filmer hver uke, siden alle videoer som deles via Dropbox automatisk lastes til Vimeo-avspilleren ved hjelp av en integrasjon. Siden Excel-filene som inneholder visningsstatus oppbevares i delte mapper, kan flere brukere redigere dem og legge igjen tilbakemelding, samtidig som alle alltid har den nyeste versjonen. «Jeg er alltid trygg på at informasjonen i disse dokumentene kommer til å bli oppdatert i sanntid», sier Montgomery.

Med videoforhåndsvisningsfunksjonen, kan medarbeiderne raskt bekrefte at de har mottatt riktig fil, før de begynner å laste ned en film. Når en film velges som en av finalistene, kan teamet som er ansvarlig for festivalen, lett samle inn klipp som skal vises på festivalen, fra regissørene. «Vi tar kontakt med filmskapere eller dommerne gjennom filanmodningsfunksjonen i Dropbox, så plasserer de den redigerte versjonen i riktig mappe», sier Holden Payne, Technical Director of Exhibition and Production. Under festivalen spares det mye tid ved å kunne dele Dropbox-koblinger til mediesett og andre filer, siden den ansatte ikke må sende filer via e-post til hver individuelle journalist.

Det å sørge for at dataene er trygge er en prioritet, siden festivalen håndterer arbeid som må forbli hemmelig frem til premieren, sier Montgomery. Ved hjelp av Dropbox er festivalens ansatte i stand til å gi kun de aktuelle personene tilgang til mapper. «Det er veldig enkelt å endre tillatelser eller tilbakestille dem når du trenger det», sier Montgomery.

RESULTATENE

Fokusere på filmene

Denne løsningen har gjort det mulig for festivalens ansatte å bruke mer tid på premierene til originale filmer, som de Oscar-vinnende filmene Boyhood og Whiplash, og mindre tid på å håndtere logistikk. «Jeg arbeider med tusenvis av filer på to til fire gigabyte», sier Montgomery. «Dropbox Business har gjort oss i stand til å sende data raskt, mer effektivt og på en pålitelig måte. Jeg skjønner nesten ikke hvordan vi klarte det før.» Festivalens nettverk av eksterne samarbeidspartnere, som omfatter rundt 12 000 filmskapere, er allerede kjent med løsningen — en stor fordel når du arbeider med så mange forskjellige mennesker. «Det er svært sjelden noen tar opp en annen tjeneste enn Dropbox», sier Montgomery. «Det er den beste måten å dele data på.» Med økt produktivitet, «kan vi fokusere på å sette sammen det beste programmet med selvstendig produserte filmer som vi kan», sier Montgomery.