Kunder / USA Gymnastics

Med Dropbox Business kan USA Gymnastics og medlemmene av laget gå for gull

USA Gymnastics er landets styrende organ for turnsport. Organisasjonen fastsetter landets regler og retningslinjer for turn, velger ut lag til OL og VM og utvikler turn på grasrotnivå og nasjonalt nivå. USA Gymnastics avholder en rekke arrangementer, som turn for kvinner og menn, rytmisk sportsgymnastikk, trampoline og tumbling, akrobatikk og gruppegymnastikk, inkludert nasjonale mesterskap og internasjonale konkurranser.

Komme seg i form

Etter det amerikanske nasjonale turnmesterskapet i 2008, opplevde arrangementsteamet en teknologisk feil som gjorde at de seriøst revurderte måten de gjorde ting på når de var ute og reiste. Etter vanlig protokoll hadde medarbeiderne kopiert alt – fra legitimasjonsdokumenter til grovskisser for arrangementssteder til tidsplaner – på de bærbare datamaskinene sine før arrangementet. Men da en ansatt skulle plassere sine oppdaterte dokumenter etter arrangementet tilbake på serveren, slettet han ved et uhell hundrevis av filer.

Selv om teamet var i stand til å gjenopprette mange filkopier fra andre datamaskiner, var frykten for å miste alt en katalysator for endring. Administrerende direktør for arrangementer og teknologi, Jeff Smith, begynte å utforske alternativer i håp om å finne en løsning som ville la de som bruker bærbare datamaskiner både sikkerhetskopiere og utveksle filer. Fordi mange USA Gymnastics-ansatte reiser ofte, lette Smith etter en funksjon som ville gi ansatte tilgang til og dele informasjon fra en rekke ulike steder.

Det tok litt tid å finne noe som passet – fordi mange alternativer bare tilbød sikkerhetskopiering og ikke deling – men til slutt fant Smith akkurat det han lette etter med Dropbox. Teamet hans begynte med Dropbox Pro-kontoer og gikk deretter over til Dropbox Business så snart det var tilgjengelig.

«Mange av folkene våre jobber døgnet rundt under internasjonale situasjoner. Det er ekstremt nyttig å ha tilgang til filene våre på telefonene våre og å kunne hente frem dokumenter når som helst.»

Styrkevisninger

For USA Gymnastics-ansatte og -medlemmer følger det ofte med masse stress under konkurranser, og det er et avgjørende behov for å ha informasjon om logistikk til rådighet. Enkel tilgang til diagrammer over arrangementssteder og tidsplaner hjelper medarbeidere med å sørge for at utøvere, trenere og funksjonærer er på riktig plass til riktig tid. Og medarbeidere trenger regneark og dokumenter for reiser slik at de kan holde følge meg hvem som skal hvor og når. «Med Dropbox Business har alle involverte de filene og den informasjonen de trenger lett tilgjengelig», sier Smith. «Vi trenger ikke lenger å bruke delte stasjoner eller en filserver.»

TV-kringkastere er en annen viktig komponent på konkurransedager, med planlegging av dekning som går ned til det minste sekund. USA Gymnastics-teamet har vanligvis fem personer som bestemmer hvilke utøvere og konkurranser som skal vises på TV – og det blir ofte gjort endringer i farten. «Å ha tidsplaner for TV på Dropbox Business gjør det mulig for oss å redigere dem i sanntid», forklarer Smith. «I tillegg kan vi lagre filene der og gå tilbake til dataene hvis vi har det samme arrangementet igjen i fremtiden.»

Å ha et praktisk sted å lagre alle filene fungerer også bra for USA Gymnastics når det gjelder drift som ikke er arrangementsrelatert. Med delte mapper kan programdirektører og assistenter enkelt holde seg oppdatert og kontrollere filversjoner. Og hvis det bringes inn folk som er ansatt på kontrakt for å hjelpe med visse arrangementer, er de i stand til å få rask tilgang til dokumentene de trenger – og til å la filene deres være igjen på ett sted for at fast ansatte kan se på dem senere.

Med så mange ulike mennesker som administerer filer, er gjenoppretting av slettede filer en kritisk komponent for USA Gymnastics-teamet. Smith forklarer at de «har hatt tilfeller før hvor folk ved et uhell har slettet filer. Det er fint å vite at Dropbox Business vil beskytte oss hvis det skjer igjen.»

Medaljeverdig utførelse

Tatt i betraktning hvor mye arbeid USA Gymnastics-ansatte gjør utenfor kontoret, er en av de største fordelene med Dropbox Business at organisasjonen kan fortsette å være effektiv når ansatte jobber fjernt. Selv om de fleste ansatte jobber på bærbare datamaskiner, er det også mange som bruker iPhone og Dropbox-appen. «Mange av folkene våre jobber døgnet rundt under internasjonale konkurranser. Det er ekstremt nyttig å ha tilgang til filene våre på telefonene våre og å kunne hente fram dokumenter når som helst», sier Smith.

Selvfølgelig er OL det viktigste internasjonale arrangementet for USA Gymnastics. I 2012 var Dropbox Business der det skjedde under USAs konkurranser. I tillegg ga de tilgang til medarbeidere i London og Indianapolis. «Dropbox var en enorm ressurs for organisasjonen og gjorde at vi kunne dele dokumenter og informasjon under konkurranser og mellom medarbeidere som jobbet i London og dem som var hjemme i USA. Dropbox hjalp oss gjennom hele prosessen.»