Det prisvinnende selskapet for utflukter i åpne jeeper bruker Dropbox Business til å samarbeide om alt fra organisering av gruppeutflukter til å betale regninger.

Desert Adventures, et reiseselskap

Nøkkelresultater for Desert Adventures

Desert Adventures, et reiseselskap

Økt produktivitet hos de ansatte

Desert Adventures, et reiseselskap

Mindre IT-vedlikehold enn med en intern server

Desert Adventures, et reiseselskap

Sikrere sikkerhetskopiering av viktige filer

UTFORDRINGEN

Finne et bedre samarbeidsverktøy

I nesten 30 år har Desert Adventures karakteristiske røde jeeper transportert besøkende rundt Greater Palm Springs og vist dem flora og fauna i den store Colorado-Sonora-ørkenen. Fordi Palm Springs er blitt et svært populært reisested igjen på både vær- og reisekart, har etterspørselen etter frluftslivselskapets øko-utflukter fått et kraftig oppsving. Selv om dette er flott for virksomheten, har økningen i kunder – opptil 10 000 personer i året – satt selskapets evne til å vokse på prøve. «Når vi måtte oppdatere salgsdokumenter, sendte vi bare e-post til hverandre, og alle lagret en utgave av dem», sier Kimberly Nilsson, eier/operatør hos Desert Adventures. «Alle jobbet selvfølgelig med ulike utgaver, og det var alle mulige slags konflikter.»Utfordringen ble forstørret ved at virksomhetens kontor var virtuelt: Nilssons bedriftspartner, Bob Schneider, administrerer forretningsaktiviteten lokalt i Palm Desert, mens Nilsson er basert i Santa Barbara. Gruppe-salgsrepresentanten, som tilfeldigvis er Nilssons mor, bor i Hawaii. For å gjøre det enklere for teamet å samarbeide besluttet Nilsson seg for å åpne private Dropbox-kontoer.«Det er vanskelig å utveksle alle filene og materialene våre med hverandre når du har folk på alle disse forskjellige stedene», sier Nilsson.«Det å ha Dropbox var viktig for oss.»Nilsson besluttet seg for å oppgradere til Dropbox Business etter å ha funnet ut mer om funksjoner som ubegrenset versjonshistorikk, som gjør det enkelt å gjenopprette filer som har blitt slettet ved et uhell eller gå tilbake til tidligere versjoner. «Jeg syntes det var veldig spennende, fordi det hender at man sletter en fil ved en feiltakelse og tenker: «Oisann, hva har jeg gjort?», sier Nilsson. «Så på det tidspunktet gikk vi over til Business-kontoen, og det var vi veldig glade for at vi gjorde.»

«Jeg har mange forskjellige arbeidsoppgaver, og jeg er ikke noen IT-tekniker. Så det å konfigurere en sikker server og lignende, ville jeg ikke hatt noen anelse om hvordan skulle gjøres. Dette gjør at vi slipper å betale noen andre for å gjøre denne jobben eller ansette mer personell.»

Kimberly Nilsson, eier/operatør hos Desert Adventure

LØSNINGEN

Legge til rette for vekst

Desert Adventure bruker nå Dropbox Business på tvers av virksomheten, siden løsningen automatisk sikkerhetskopierer filer og gjør det mulig for ansatte å få tilgang til dem fra hvor som helst. «Min personlige regel er at ikke noe lagres lokalt», sier Nilsson. «Alt er lagret i Dropbox.»Gruppesalgssjefen laster opp korrespondanse, forslag og kontrakter for hver kunde til en mappe som hun deler med resten av selskapet. Dette sparer ansatte fra å sende e-post eller ringe henne for å finne ut hva salgsstatusen er. «Alle som har behov for å vite hva som skjer med gruppen, kan få umiddelbar tilgang til det», sier Nilsson.Kunder som er ute etter mer informasjon om utflukter, mottar delte koblinger til markedsføringsmapper som inneholder bilder, videoer og annen informasjon. «Det er mye bedre enn å prøve å sende høyoppløselige bilder via e-post, noe som aldri fungerer», sier hun. «Jeg kan bare sende dem koblingen til mappen for San Andreas Fault-utflukten, og si: her er 20 bilder.» Hver nye faktura som blir sendt til Palm Desert-kontoret blir skannet og lastet opp til mappen for utgående betalinger.«Dermed får jeg en kopi fra Santa Barbara som jeg kan bruke til å betale regninger med», sier Nilsson.Dropbox-mobilappen er praktisk når ansatte mottar henvendelser om utflukter mens de er ute og reiser., «Hvis en kunde ringer, kan vi finne salgsdokumentet de trenger og enkelt sende dem en kobling via e-post fra telefonen», sier Nilsson. «På denne måten er det ingen forsinkelser når vi kommuniserer med kundene våre.»

«Muligheten til å ha alt du trenger lett tilgjengelig forandrer alt. Dropbox er enormt tidsbesparende, og når du driver en liten bedrift, er tid en viktig ressurs.»

Kimberly Nilsson, eier/operatør hos Desert Adventure

RESULTATENE

Spare tid og penger

«Det at vi bruker Dropbox Business i virksomheten gjør det mulig for Desert Adventures å konsentrere seg om å tilby prisbelønte utflukter til steder som Joshua Tree National Park og Palms Springs Indian Canyons», sier Nilsson.«Jeg har mange forskjellige arbeidsoppgaver, og jeg er ikke noen IT-tekniker, så det å konfigurere en sikker server og lignende ville jeg ikke hatt noen anelse om hvordan skulle gjøres», sier Nilsson. Dette gjør at vi slipper å betale noen andre for å gjøre jobben eller ansette mer personell.»For en liten bedrift som Desert Adventures betyr det faktum at Dropbox Business fungerer på tvers av plattformer og enheter at selskapet ikke trenger å standardisere seg på ett miljø. Nilsson bruker selv Windows på kontoret, men ansatte får ofte tilgang til Dropbox-mapper ved hjelp av iPadene og iPhonene sine. «Muligheten til å ha alt du trenger lett tilgjengelig, forandrer alt», sier Nilsson. «Dropbox er enormt tidsbesparende, og når du driver en liten bedrift, er tid en viktig ressurs.»

Den beste delings- og lagringsløsningen for bedriften

eller kjøp nå