Det strategiske designfirmaet fremskynder og forenkler globalt samarbeid med team og kunder, ved å bruke Dropbox og Dropbox Paper.

Nøkkelresultater for Designit

16 globale kontorer

588 aktive Paper-brukere

175+ kundeprosjekter levert med Paper

Utfordringen

Holde globale team mer samlet

Hver eneste dag utforsker Designit hvordan folk tenker, oppfører seg og samhandler med miljøene sine. Det strategiske designfirmaet bruker denne ekspertisen til å hjelpe ambisiøse merkevarer med å skape effektive produkter, tjenester og områder som folk elsker, fordi det som betyr noe for mennesker er viktig for bedriften.

Designits mennesker-først-tilnærming gjenspeiles i kulturen. Hovedfokuset til Designit er å legge vekt på medarbeideropplevelse, fleksibilitet og samarbeid. Tilbake i 2015 var det akkurat det som banet veien for at Dropbox ble selskapets samarbeidsstandard. Etter å ha funnet ut at mange ansatte allerede brukte personlige Dropbox-kontoer, kjøpte Designit en firmakonto som nå har nesten 1000 brukere. "Vi prøver å omfavne de verktøyene medarbeiderne foretrekker å bruke," sier global administrerende direktør, Kjersti Lund. "Vi betrakter det som en viktig del av å sikre medarbeidernes velvære."

Men medarbeiderne utvikler seg i samme tempo som teknologien. Med medarbeidere fordelt på 16 kontorer, ønsket Designit etter hvert en enkel løsning for å la ulike team jobbe med det samme innholdet i sanntid.

De henvendte seg til Dropbox Paper, som snart ble nok en nødvendighet for samarbeid i firmaet. "Papir er overalt hos Designit," sier Global IT-sjef, Morten Thomsen. "Det morsomme er at vi aldri har introdusert det for noen. Alle vet hvordan de skal bruke det fordi det er enkelt og det fungerer akkurat som det skal."

«Når jeg er overveldet med arbeid, bruker jeg Paper fordi det lar meg jobbe raskt. Det er mange lignende produkter der ute, men Paper er absolutt det enkleste å jobbe med."

Løsningen

Innholdskoordinering i Paper

På tvers av Designit bruker over 550+ ansatte Dropbox Paper aktivt for å jobbe sammen på prosjekter i sanntid og strømlinjeforme arbeidsflyter. Dette har betydelig redusert tiden brukt på administrative oppgaver, som å sende innhold via e-post eller orientere team om prosjekter. Her er to eksempler på hvordan team hos Designit bruker Dropbox Paper.

Designforskningsteamet

Designforskningsteamet er mest avhengig av Paper i de tidlige fasene av et prosjekt. I disse trinnene er det fokus på å lære så mye som mulig om utfordringen klienten står overfor. "Å koordinere forskning og behandle dataene vi trenger for å virkelig forstå våre kunders utfordringer krever oppmerksomhet på detaljer," forklarer hoveddesignforsker, James Bailey. "Papir gjør det lettere å jobbe med data og trekke oppmerksomhet til de viktigste punktene."

Spesielt funksjoner som rask gjengivelse av Dropbox-lenker til skjermdumper, fremskynder hele prosessen for teamet til James. "Det sparer så mye tid, bare det å kunne ta skjermdumper, lime inn lenken og du har det i dokumentet. Jeg elsker det." Designteamet bruker også fremhevingsverktøyet til å fremheve viktige intervjusitater, som deretter grupperes etter tema. Tabeller brukes til å sammenligne svar på tvers av ulike intervjuobjekter, med emojier som hjelper til med å gi visuelle hint.

Markedsføringsteamet

Designits markedsføringsteam har i oppgave å spre ordet om selskapet og dets perspektiv på design til et så bredt globalt publikum som mulig. Dette gjør teamet ansvarlig for alt fra sosiale medier til kundesaksstudier til innhold for dets tankelederblogg på Medium. Paper fungerer både som en beholder for innholdet etter hvert som det utvikles og et fleksibelt hjem for prosjektkoordinering. "Paper handler om å dele, så det gjør prosjektoppdateringene våre mer synlige," sier Designits markedsføringsdirektør, Nicole Okumu. "Hvert av våre 16 kontorer administrerer sitt eget innhold, så Paper gjør alt gjennomsiktig, noe som gjør våre eksterne kontorer mer autonome."

Markedsføringsteamet bruker også Paper til å administrere ukentlige sosiale medieplaner. Innenfor hvert av disse dokumentene er nøkkelinnholdselementer som publiseringsdato, innholdskopi, tematisk hensikt og bilder er organisert, sammen med daglige gjøremål og handlingselementer for hvert innlegg. Når det er på tide at et innlegg publiseres, kopierer teamets digitale strateg innholdet fra dokumentet og publiserer innlegget. «Paper er det første som virkelig utgjorde en erstatning for koordinering over e-post for teamet vårt," sier Okumu. "Det leveres uten versjonskontrollproblemer og gjør det enkelt å lage en konsistent, malbasert tilnærming der alt er på ett sted.»

«Teamet vårt jobber ofte på tvers av forskjellige land, tidssoner og kontorer. Det finnes mange løsninger som kan tilrettelegge for dette nå, men ingen gjør det så sømløst som Dropbox og Dropbox Paper.»

Resultatene

Én enkel løsning for alle

Designits markedsføringsteam er i gang med å skape over 100 markedsføringsressurser i Paper i år. Ved å redusere avhengigheten av e-post og eliminere versjonskontrollproblemer, hjelper Paper Designit-teamet med å holde seg synkronisert.


Designits IT-team gjør alt dette flotte arbeidet mulig, som administrerer Dropbox Enterprise-distribusjonen. De nevner reduserte barrierer for samarbeid som den viktigste fordelen med Dropbox.  «Teamet vårt jobber ofte på tvers av forskjellige land, tidssoner og kontorer», sier Thomsen. «Det finnes mange løsninger som kan tilrettelegge for dette nå, men ingen gjør det så sømløst som Dropbox og Dropbox Paper.»


Å høre dem fortelle det, er ikke mye av en byrde, selv for en konto med nesten 1000 brukere. «Brukerne våre synes Dropbox er veldig enkelt å bruke», sier global IT-administrator, Anh Le. «Vi trenger rett og slett ikke å gi mye støtte.»