Forskningsinstituttets ansatte bruker Dropbox Business for å kunne samarbeide på en sikker måte om sensitive forskningsdokumenter fra hvor som helst.

Ehrenberg-Bass, et forskningsinstitutt

Nøkkelresultater for Ehrenberg-Bass

Økt personvern rundt individuelle prosjekter

Enklere deling for brukere på forskjellige steder

Bedre sikkerhet for arkiv med aktive og fullførte prosjekter

Utfordringen

Tidlig tilslutning

Med et lederteam som ivrig følger med på trendene, er det ikke overraskende at Ehrenberg-Bass hoppet på fillagring på nett så fort de kunne. Da de hørte om Dropbox Business, tok direktør og professor Byron Sharp avgjørelsen om å flytte de ansatte over fra lokale servere til Dropbox. Selv om ikke alle Ehrenberg-Bass-ansatte var kjent med Dropbox, skulle det bare en kort presentasjon av Sharp til for å få alle sammen i gang. Sekstifem brukere ble konfigurert på Dropbox Business-kontoen til Ehrenberg-Bass, og de begynte å lagre og dele forskningsprosjekter, data og undervisningsmateriell med det samme. Sjefen for markedsundersøkelser, Kirsty Willis, tenker tilbake: «Overgangen var veldig lett. Vi registrerte oss, plasserte noen filer i Dropbox, og så begynte de ansatte å utveksle informasjon. Vi trengte ikke legge ut filer på serveren lenger.»

«Når vi samler inn data, går de i en Dropbox-mappe. Når vi skriver en rapport eller et forslag, går de også dit. På denne måten kan alle på prosjektteamet gå til Dropbox og lett hente det de trenger.»

Kirsty Willis, leder for markedsundersøkelse hos Ehrenberg-Bass Institute for Marketing Science

Løsningen

En ny tilnærming

Mange av hovedmalene for filer hos Ehrenberg-Bass — som f.eks. de som brukes til forretningsanbud — befinner seg i Dropbox, så det er ofte det første stedet professorer, toppelever og andre ansatte går når de setter i gang med nye prosjekter. Når et prosjekt er i gang, vil teamet bruke Dropbox Business til å lagre data, dele viktige filer og samle innspillene fra teammedlemmene. Som Willis sier: «Når vi samler inn data, går de i en Dropbox-mappe. Når vi skriver en rapport eller et forslag, går de også dit. På denne måten kan alle på prosjektteamet gå til Dropbox og lett hente det de trenger.» Hvert prosjekt håndteres vanligvis av bare et par stykker, men prosjektdeltakerne velger ofte å jobbe på andre steder enn kontoret –og dette gjør Dropbox Business til en viktig ressurs. «Når det er mange som jobber eksternt, er det bra at det er så enkelt å komme inn i Dropbox»,” legger Willis til. Etter at et prosjekt er ferdig, er det ikke uvanlig for teammedlemmene å skriver papirer eller artikler i forskningstidsskrifter for å offentliggjøre resultatene. Forskning og konklusjonene den førte til brukes også ofte i avhandlingene til universitetsstudenter på høyere nivå. Noen blant personalet hos Ehrenberg-Bass har til og med skrevet bøker om markedsundersøkelse basert på resultatene de har fått. For alle prosjekter som følger etter at forskningen er gjort brukes Dropbox Business til å organisere filene under utviklingsprosessen. Willis sier: «Det er bra, fordi Dropbox gir oss bedre personvern enn en server. Du kan styre hvem som har tilgang til filene dine når du jobber på individuelle prosjekter.» I tillegg til å støtte seg på Dropbox Business under forskning- og rapporteringsprosessen bruker teamet hos Ehrenberg-Bass dessuten Dropbox til å holde orden på markedsføringsmaterialet. Når organisasjonen har behov for å avertere etter nye kunder eller industrielle sponsorer, kan den ganske enkelt benytte eller tilføye noe til markedsføringsbibilioteket som ligger i Dropbox.

«Det er bra, fordi Dropbox Business gir oss bedre personvern enn en server. Du kan styre hvem som har tilgang til filene dine når du jobber på individuelle prosjekter.»

Kirsty Willis, leder for markedsundersøkelse hos Ehrenberg-Bass Institute for Marketing Science

Resultatene

Dele opplevelser, hele verden rundt

Fordi de ansatte hos Ehrenberg-Bass lagrer så mye viktig data i Dropbox – og ofte refererer til tidligere forskningsrapporter når de jobber på prosjekter med lignende temaer – er en av funksjonene de setter mest pris på muligheten til å beskytte filer mot sletting. «Vi har absolutt ikke lyst til å slette noen mappe vi har opprettet», sier Willis. «Vi vil beholde alt vi har i Dropbox i lang tid.» Organisasjonen har selv fått erfare nytten av filinnhentingsfunksjonen i Dropbox Business da noen ved en filtakelse slettet en mappe som inneholdt «en uhorvelig masse arbeid». Willis sier: «Vi satt i et møte og innså plutselig at mappen med høy forskningsgradmateriale hadde blitt slettet. Det var skikkelig stilig at vi kunne spore og finne ut hvem som hadde gjort det – og det var selvsagt flott at vi fikk tilbake alle filene!» Nå som de har fått praktisk lagring og deling på plass og ro i sinnet med hensyn til filenes sikkerhet, er Ehrenberg-Bass meget fornøyd over at de flyttet dataene sine til Dropbox. Som Willis sier, «Jeg ville definitivt anbefale Dropbox Business som en måte å sikkerhetskopiere nesten hva som helst på, når du vil at det skal være sikkert og tilgjengelig.”

Den beste delings- og lagringsløsningen for bedriften

eller kjøp nå