Dropbox Business gjør feltarbeidet til German Development Institute raskere

German Development Institute, en forskningsorganisasjon

Nøkkelresultater for German Development Institute

Raskt og enkelt globalt samarbeid

Mindre behov for IT-støtte

Forenklet IT-kontroll for globale team

Utfordringen

Begrensning av forskning på tvers av landegrenser

German Development Institute/Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE) er en av de ledende ekspertgruppene for global utvikling og internasjonalt samarbeid over hele verden. DIE utvikler konsepter som er relevante for retningslinjer, rådfører departementer, regjeringer og internasjonale organisasjoner og viser til gjeldende problemer med retningslinjer. Interessentene er Forbundsrepublikken Tyskland og delstaten Nordrhein-Westfalen. To tredjedeler av instituttets ansatte er forskere som jobber på tvers av tre landsgrupper og ofte forsker i felten i utviklingsland. Før de brukte Dropbox Business samlet og lagret teamene data fra feltarbeidet på USB-minnepinner, noe som gjorde det vanskelig å dele data med andre teammedlemmer som ikke var på samme sted. Teamene tapte samtidig data på grunn av virus og hadde mindre oversikt over ulike dokumentversjoner og filformater. Instituttet prøvde å erstatte løsningen med USB-minnepinner ved å distribuere Open Source Software iFolder som ble konfigurert av IT-teamet, men vertet eksternt. Løsningen var komplisert, krevde en stor del av IT-ressursene og det var umulig for team å samarbeide. Synkroniseringen var også problematisk fordi data ofte gikk tapt, og det var vanskeligere å inkludere eksterne partnere som ikke hadde tilgang til programvaren. «Programvareløsningen med åpen kildekode hadde sine begrensninger. Serveren hadde ofte feil, og vi måtte investere mye penger og tid på å vedlikeholde den, sier Vitaliy Isaakov, et medlem av IT-teamet til German Development Institute. De begynte å lete etter et alternativ. Mange av samarbeidspartnerne deres i utviklingsland bruker Dropbox Business, og instituttets partnere kjente produktet godt. Beslutningen om å implementere Dropbox Business var basert på flere ulike faktorer: Det var lett å få tilgang til data via Internett, uavhengig av hvilken type enhet de ansatte brukte, flere team kan arbeide på prosjektet/mappen, det var mulig å arbeide frakoblet og fortsatt synkronisere data, og det var nok lagringskapasitet. Som Vitaliy påpeker: «Forskere lagrer mye data, så kapasitet var avgjørende for oss, og Dropbox Business er veldig generøst når det gjelder lagringskapasitet.»

«Forskerne som arbeider i grupper og prosjekter er mye mer sammenknyttet nå. Alle har tilgang til de nyeste versjonene. De har blitt mye raskere.»

Vitaliy Isaakov, IT-medarbeider hos German Development Institute

Løsningen

Kraftig samarbeid med dårlig båndbredde

Instituttet har brukt Dropbox Business siden 2014. Forskerne får tilgang til det så de kan samarbeide med kollegaer på visse forskningsprosjekter. Det har også blitt mye lettere å dele data med eksterne samarbeidspartnere i utviklingsland som tidligere har jobbet med Dropbox. Synkronisering av Dropbox Business fungerer også med lav båndbredde, noe som er viktig for kollegaer som er i felten i utviklingsland med dårlig Internett-forbindelse. Selv om det ikke finnes noen som helst Internett-forbindelse, kan de lagre dataene sine, så vil de bli synkronisert så snart enheten er koblet til Internett igjen.» I tillegg til feltarbeid, bruker foreleserne for instituttets opplæringsprogram Dropbox til å spre kursmateriell, i tillegg til å samle inn oppgaver fra universitets akedemikere og unge fagfolk.

«Synkronisering av Dropbox Business fungerer også med lav båndbredde, noe som er viktig for kollegaer som er i felten i utviklingsland med dårlig Internett-forbindelse. Selv om det ikke finnes noen som helst Internett-tilkobling, kan de lagre dataene sine, så vil de bli synkronisert så snart enheten er koblet til Internett igjen.»

Vitaliy Isaakov, IT-medarbeider hos German Development Institute

Resultatene

IT-kontroll fra det fjerne

Implementeringen av Dropbox Business har også frigjort kapasitet for IT-teamet hos German Development Institute. Brukerne får en Dropbox Business-konto, avdelingen installerer programvaren og det kreves ingen service. IT-avdelingen kan også raskt spre programvareoppdateringer via en delt mappe på Dropbox Business. «Som administrator har jeg har muligheten til å dele en mappe med flere brukere som kan laste ned programvare fra denne og installere den. Dette er spesielt nyttig for forskere som ofte er ute og reiser.»

Den beste delings- og lagringsløsningen for bedriften

eller kjøp nå