Denne webutviklingsbedriften bruker Dropbox for å bedre være i stand til å samarbeide om ting som helseskjemaer og vidstrakte presentasjoner – og utviklerne kan fortsette å jobbe selv når de er på farten.

Nøkkelresultater for Mobify

Forbedret administrativ innsikt og kontroll

Enkel igangsetting og omfattende brukertilslutning

Samarbeide fra hvor som helst, på alle typer enheter

Utfordringen

Prøve og feile

Med en svært dyktig stab med tekniske fagfolk har Mobify alltid fungert uten en formell IT-avdeling. De anvender i stedet flotte produkter som ikke krever mye IT-støtte. Noen programmer, for eksempel Dropbox, ble fast inventar på grunn av den utbredte bruken blant de ansatte. Selv om Dropbox Basic og Dropbox Pro var populære blant ansatte, skapte de en logistisk utfordring. I et forsøk på å etablere en mer sentralisert filbehandling for bedriften og økt kontroll over filtilgang, flyttet bedriften over til en annen løsning som likner på Dropbox. Denne overgangen skapte dessverre mye hodebry. «Vi hørte klager om dokumenter som ikke ble synkronisert og at noen ble slettet», husker systemingeniør Kyle Young. «Ingen kunne finne ut av det.» Bedriften besluttet at det var meningsløst å betale for en løsning som ikke fungerte. Etter at vi fant ut at Dropbox Business oppfylte alle kravene til sikkerhet og kontroll på bedriftsnivå, var Mobify lettet, og bestemte seg raskt for å gå tilbake til Dropbox. «Alle husket hvor effektiv delingen og synkroniseringen var med Dropbox», sier Young. «Det var ingen tapte filer, og det var nøyaktig hva brukerne ville ha. Bedriftsløsningen oppfylte alle våre kriterier. Alle som arbeider innen teknologi, har en høyere standard for verktøyene de bruker, og Dropbox Business er den eneste løsningen som når opp til denne standarden når det gjelder fildeling.» Innenfor hvert kontor hadde teamene i utgangspunktet blitt forsynt med NAS-lagringsservere og VPN-tilgang til filer. VPN-tilkoblinger viste seg imidlertid raskt å være problematiske. «Ekstern tilgang var et stadig problem, spesielt for salgsteamet. De prøvde å hente informasjon over VPN ved hjelp av 3G-hotspoter, noe som var langt fra ideelt. Vi hadde mange problemer når vi forsøkte å synkronisere dokumenter og holde styr på versjonene», sier Nithin Veeraarasu, global IT-serviceleder. I tillegg til utfordringer som hadde med tilkoblingsmuligheter og versjonskontroll å gjøre, opplevde Mac-brukere – som utgjør 35 prosent av arbeidsstyrken – OS-konflikter når de forsøkte å bruke VPN. De stadig økende problemene gjorde ekspansjonsprosessen mer komplisert, og krevde alt for mye tid og energi fra IT-teamet hos NewVoiceMedia.

«Alle som arbeider innen teknologi har en høyere standard for verktøyene de bruker, og Dropbox Business er den eneste løsningen som når opp til denne standarden når det gjelder fildeling.»

Kyle Young, systemingeniør hos Mobify

Løsningen

Rask og enkel tilslutning

Det tok bare en uke å få alle de 85 ansatte i Mobify i gang på Dropbox Business. Fordi brukerne allerede kjente til og likte Dropbox, var konfigureringen enkel, og klagene som florerte med den forrige løsningen, stoppet umiddelbart. Young beskriver Dropbox Business som «svært intuitivt», og tilføyer: «det som er viktig for oss er teamets produktivitet og hastighet. Vi prøver alltid å fokusere på de sterkeste sidene våre – som er kjerneverdiene til bedriften, ikke IT-administrasjon. Dropbox Business hjelper oss med dette.» Med Dropbox Business kan Mobify ta tilbake kontrollen over bedriftens dokumenter, ha et klart skille mellom arbeidsrelaterte og private filer og i tillegg gi ansatte tilgang til de private Dropbox-kontoene sine. Synkroniseringsfeil som skjedde med den forrige løsningen, som for eksempel en mal for salgskontrakten som forsvinner midt i en forhandling, er et fjernt minne. «Jeg brukte som regel flere timer på feilsøking hver uke», sier Young. «Tilslutning og fjerning av brukere og konfigurering av tillatelser virket svært komplisert med den gamle løsningen sammenlignet med Dropbox Business.» Nå kan Young la innholdseiere administrere sine egne filrettigheter, mens han fokuserer på viktig utvikling av system og produkt. Som en ivrig bruker av Dropbox Business, forklarer Young at: «hos Mobify foretrekker vi løsninger som Dropbox Business, som ikke krever at vi administrerer dem. Tiden vi sparer kan i stedet investeres i vårt eget produkt.»

«Hos Mobify foretrekker vi løsninger som Dropbox Business, som ikke krever at vi administrerer dem. Tiden vi sparer kan i stedet investeres i vårt eget produkt.»

Kyle Young, systemingeniør hos Mobify

Resultatene

Vinne på samarbeid

Mobify gjør alle bedriftens ressurser, f.eks. dokumenter om helseforsikring og lysbilder fra ukentlige stormøter, tilgjengelige i Dropbox Business, men individuelle avdelinger bruker også Dropbox Business til å opprette mindre delingsgrupper. Produktutviklingsdesignere deler for eksempel filer med markedsføringsdesignere slik at de kan knyttes til reklamemateriell. «Dropbox Business har vært til stor hjelp i vårt arbeid med å tilrettelegge for en slags «foreningsmentalitet», der designere i ulike siloer enkelt kan kommunisere og samarbeide med hverandre på tvers av siloene», forklarer Young. Når det gjelder eksternt samarbeid, gjør delte koblinger for Dropbox Business det enkelt for Mobify å sende stoff til markedsføringspartneren sin i Seattle, og gjør det mulig for de spesielle tjenesteteamene å dele produktutviklingsskisser med kunder. «Dropbox Business er nødvendig for betimelig deling av oppdaterte ressurser», sier David Fay, strateg for innholdsmarkedsføring. Når ansatte i Mobify er ute på reise, hjelper Dropbox Business-funksjoner, som blant annet pålitelig synkronisering, frakoblet tilgang og en intuitiv mobilapp, dem med å forbli tilkoblet og produktive. Fay forklarer: «Når vi er på et fly eller på et hotellrom, kan vi veldig raskt samle sammen ressurser. Med Dropbox er alt tilgjengelig, sortert, der når vi trenger det, og det gjør det mulig for oss å svært raskt opprette materiale og holde arbeidflyten gående.» Enten Mobify-ansatte er midt i produksjon eller ute på reise med potensielle kunder, kan de stole på Dropbox Business. Enkelheten og påliteligheten Dropbox Business leverer er nettopp grunnen til at Mobify valgte den fra starten av – og til slutt.

Den beste delings- og lagringsløsningen for bedriften

eller kjøp nå