Latin-Amerikas ledende rådgivningsfirma innen bedriftskommunikasjon bruker Dropbox til å samarbeide med kunder og gjøre det mulig for ansatte å arbeide mens de er ute på farten, noe som fører til besparelser når det gjelder både tid og penger.

MZ Group, et rådgivningsfirma innen bedriftskommunikasjon

Nøkkelresultater for MZ Group

Økt produktivitet på grunn av synkroniseringhastigheten

Økte IT-besparelser

Bedre kontroll over sensitiv kundeinformasjon 

Utfordringen

Mer effektiv kommunikasjon

Den São Paulo-baserte bedriften MZ Group fungerer som en samlet ressurs for alt innen bedriftskommunikasjon, og har vokst hånd i hånd med sine mer enn 600 kunder og er blitt en leder i bransjen. Etter hvert som firmaet utvidet driften til kontorer på tvers av Brasil, Asia og USA, innså lederne at deres egen kontorteknologi hindret dem i å være mer smidige. Filene ble lagret på interne servere, noe som krevde kontinuerlig investering i infrastruktur, maskinvare og programvare. Det gjorde det også vanskelig for støtteteam å samarbeide på de samme dokumentene i sanntid. Og når ansatte trengte ekstern tilgang til dokumenter, måtte de gå via en VPN-tilkobling. «På grunn av sikkerhet og interne systemårsaker, var tilkoblingen treg», sier Rodolpho Zabisky, CFO hos MZ, som er et firma som leverer investorforhold, PR og digital kommunikasjon, samt andre tjenester. «Det var også mange forskjellige kopier av filer som flere ansatte hadde tilgang til samtidig.» Etter å ha testet andre løsninger, besluttet MZ seg for å benytte Dropbox Business. Løsningens synkroniseringshastighet og brukervennlighet var viktige faktorer, sier Alex Souza, IT-koordinator. «Det er nok å opprette påloggingsinformasjon og sende denne til en ansatt, siden plattformen er enkel å bruke og ikke krever timesvis med opplæring, noe som er tidsbesparende for IT-teamet», forklarer Alex Souza.

Løsningen

Arbeide fra hvor som helst

I dag bruker alle de 250 MZ-ansatte Dropbox Business til å samarbeide med hverandre og kunder. Enten ansatte arbeider med presentasjoner, pressemeldinger eller andre dokumenter, kan de dele Dropbox-koblinger, som oppdateres i sanntid. Med Dropbox-badgen kan flere personer redigere samme dokument uten å opprette ulike versjoner ved et uhell. «Varslingene er til stor hjelp når vi har et team som arbeider samtidig på samme dokument, spesielt med hensyn til å kommentere», sier Zabisky. Når de er ferdige med å arbeide på et dokument, sender de ansatte den endelige versjonen til kunder via en Dropbox-kobling over e-post eller WhatsApp. «Kundene har skrytt WhatsApp-integreringen med Dropbox opp i skyene», sier Souza. Med Dropbox-mobilappen kan MZ-ansatte få tilgang til og dele filer raskere når de er ute på farten. I stedet for å kaste bort tiden på å ringe inn til VPN-nettverket, kan de nå fokusere på å gi god service til kunder. «Hvis en kunde ber om en fil, kan du sende den fra mobiltelefonen, i bilen», sier Zabisky. «Dette er flott i Brasil, hvor vi mister mye tid på å site i trafikkork.» Administratorverktøyet gjør det enkelt for MZ-ledere å sørge for at konfidensielle kundedata bare deles med de riktige mottakerne. «Vi konkluderte med at Dropbox var sikrere enn andre tilgjengelige alternativer for datasikkerhet og beskyttelse», sier Souza. «Vi ville ikke ha tatt i bruk Dropbox hvis datasikkerhet og -konfidensialitet ikke hadde vært garantert.»

«Vi konkluderte med at Dropbox var sikrere enn andre tilgjengelige alternativer for datasikkerhet og beskyttelse. Vi ville ikke ha tatt i bruk Dropbox hvis datasikkerhet og -konfidensialitet ikke hadde vært garantert.

Alex Souza, IT-koordinator hos MZ Group

Resultatene

Spare tid og penger

Siden de har implementert Dropbox, kan MZ nå være mer effektive, noe som har frigjort mer tid for de ansatte slik at de kan fokusere på kundekontoer. Alex anslår at de ansatte samlet sett sparer nesten 1000 timer i uken på å åpne filene sine på Dropbox i stedet for det gamle VPN-systemet. «Og det er bare VPN», sier Souza. «Det har vært andre besparelser på tvers av hele organisasjonen.» MZ sier at IT-besparelser fra Dropbox også nærmer seg et sekssifret beløp årlig, som et resultat av å ikke bruke midler på nye servere eller lisenser for VPN-tjenester og annen programvare for sikkerhetskopiering. «Grunnen til at vi skaffet Dropbox handlet ikke i utgangspunktet om å redusere kostnader. Det handlet om å fokusere på mobilitet for de ansatte», sier Zabisky. «Dette prosjektet har imidlertid vært svært gunstig for oss økonomisk sett.» Med mer enn 600 kunder og som en leder blant Brasils børsnoterte selskaper, er det ikke aktuelt for MZ å slutte å virke når katastrofen inntreffer. I løpet av et tre timers strømbrudd gjorde Dropbox Business det mulig for de ansatte å fortsette å fokusere på kontoene sine. «Med Dropbox kan folk fortsette å arbeide med de bærbare datamaskinene eller telefonene sine, og bedriften fortsetter driften uten avbrudd», sier Souza.

Den beste delings- og lagringsløsningen for bedriften

eller kjøp nå