Dette ERP-selskapet for produksjonshjelpemidler i skyen har doblet antall ansatte de to siste årene, og de bruker Dropbox Business til å lette samarbeidet på tvers av steder og enheter.

Plex Systems, en programvarebedrift

Nøkkelresultater for Plex Systems

Skalerbar og kostnadseffektiv IT-arkitektur

Raskere respons fra kundene gjennom mobile enheter

 

Enklere og kraftigere samarbeid på tvers av forskjellige geografiske områder

 

UTFORDRINGEN

Fjerne det som hindrer rask vekst

Plex Systems er anført av grunnleggere som en gang jobbet i et produksjonsanlegg. Selskapet hjelper mer enn 400 produsenter med å bedre administrere varelager og forsendelser, ved å bringe disse viktige prosessene til skyen. Det Michigan-baserte selskapet har doblet størrelsen i løpet av de siste to årene, og dette førte til at de innså at det var nødvendig å oppgradere de interne verktøyene for å holde tritt med veksten. Ansatte på forskjellige steder benyttet e-post til å samarbeide, noe som ofte resulterte i et «filbehandlingsmareritt» med flere versjoner av samme dokument, sier Director of IT, Chris Pesola. «Vi trengte en bedre måte å samarbeide på, på tvers av flere geografiske områder og enheter», sier han. Som leverandør av skyløsninger selv, evaluerte Plex en rekke samarbeidsløsninger. Men Dropbox Business utpekte seg som en klar favoritt, hovedsakelig på grunn av brukervennligheten. Etter å ha gått over fra et miljø med kun PC-er, til et miljø der alle plattformer var velkommen, trengte selskapet en tjeneste som ville fungere sømløst på tvers av alle enheter. «Vi ville at løsningen vi valgte skulle være enkel nok til at den ikke ville møte motstand», sier Pesola. «Dette er et vanskelig mål å oppnå, uansett hvilken teknologi som implementeres.»

LØSNINGEN

La brukerne arbeide med sine favorittverktøy

De ansatte bruker Dropbox Business til å være mer produktive fordi de kan bruke sine yndlingsprogrammer fra hvor som helst. «Brukerne våre elsker å kunne åpne Microsoft Office-dokumenter fra nettet», sier Pesola. Markedsføringsavdelingen samarbeider nå på PowerPoint-presentasjoner ved hjelp av Dropbox-badgen, som lar de ansatte se hvem andre som er i filen, samt oppdatere filen til nyeste versjon når det gjøres endringer. Medlemmer av økonomiavdelingen sender nå kontrakter til selgerne som delte koblinger eller gjennom delte mapper. Dette gjør det enkelt for representantene å få tilgang til og dele disse sluttdokumentene med kunder, ofte fra mobile enheter. «Hvis en kunde tar kontakt med en selger og sier: 'Jeg er klar til å skrive under', har de enkel tilgang til kontraktene», sier Pesola. Med administratorverktøyet kan Plex holde BYOD-miljøet sitt trygt, siden selskapet overvåker mistenkelig bruk og mistenkelige pålogginger. Dersom en ansatt mister en enhet eller slutter i selskapet, kan IT-avdelingen overføre filer eller eksterne slette enheten.

RESULTATENE

Redusere kostnader og forbedre produktiviteten

Med Dropbox Business sier Plex at de er bedre posisjonert for skalering med fremtidig vekst. Lagringsgrensen for lokale stasjoner og enheter har blitt senket, noe som reduserer selskapets langsiktige investeringer i maskinvare. «Den umiddelbare effekten ved at vi ikke har måtte oppgradere serverne, har spart oss et sjusifret beløp», sier Pesola. For salg og markedsføring har e-posttrafikken blitt redusert på grunn av bruken av delte mapper. Dette lar ansatte fokusere mer på arbeidet sitt og kundenes behov, i stedet for å bruke tid på å finne ut hvilken filversjon som er den nyeste. Og siden de har tilgang til viktige ting og kontrakter gjennom Dropbox på mobile enheter, er selgerne i stand til å reagere raskere ovenfor kundene. Konklusjon? De kan få i havn flere avtaler og øke inntektene for selskapet.

Den beste delings- og lagringsløsningen for bedriften

eller kjøp nå