E-post

Hvordan setter jeg opp e-post som en fildelingsløsning?

Det flotte med å samarbeide via e-post, er at hele infrastrukturen er på plass allerede. Ikke bare er det meget sannsynlig at du allerede bruker e-post, det er også trygt å anta at teammedlemmene vet hvordan man bruker e-post til å sende filer til hverandre.

E-post

  • Grunnleggende funksjonalitet leveres av den eksisterende e-postløsningen

Dropbox

  • Registrer deg for Dropbox
  • Last ned Dropbox-programmet

Selv om det er veldig enkelt å registrere seg for Dropbox, er det allikevel en barriere i forhold til å bruke «legg ved fil»-knappen som du finner nederst i hver e-postmelding. Teamet må gjøre en felles innsats for å slutte å sende filer til hverandre via e-post. Denne innsatsen fører imidlertid til en stor gevinst når det kommer til skalerbart samarbeid.


Hvordan deler jeg en fil med et medlem av teamet?

E-post er et levedyktig alternativ når du bare har ett eller to statiske dokumenter som skal sendes. Dessverre har du ikke noen mulighet til å oppdatere filer – hver gang du ønsker å dele en ny endring, må du sende filen til alle teammedlemmene.

E-post

  • Skriv en ny e-postmelding
  • Legg ved en fil
  • Send meldingen
  • Gjenta prosessen hver gang filen oppdateres

Dropbox

  • Opprett en ny mappe i Dropboxen for å dele dokumenter med teamet ditt
  • Høyreklikk på mappen og del dem med teammedlemmene
  • Plasser den ønskede filen i den delte Dropbox-mappen på datamaskinen din
  • Filen dukker opp i teammedlemmenes Dropbox-mapper
  • Når noen redigerer filen, vil alle de andres kopi automatisk oppdateres.

Det å sette opp en delt Dropbox-mappe krever litt arbeid, men du trenger bare gjøre det én gang. Resultatet er en mappe som ser ut og oppfører seg som en hvilken som helst annen mappe på datamaskinen, men som i tillegg oppdateres automatisk hver gang noen endrer en av filene i mappen. Det er vel verdt bryet hvis teamet arbeider med mange filer. Ikke bare er alle på samme bølgelengde, men alle bedriftens dokumenter er på ett sted.

I tillegg vil bruken av en dedikert fildelingsløsning sørge for et tydelig skille mellom kommunikasjon og dokumentsamarbeid. Når Dropbox tar seg av filene dine, kan du bruke innboksen din til det den gjør aller best: snakke med teamet ditt.


Hvordan deler jeg en fil med en klient?

Det å dele filer med teamet eller klienter fungerer på samme måte som når du bruker e-post – i begge tilfeller legger du ved filen og sender meldingen. Dette kan bli et sikkerhetsproblem hvis du ved et uhell sender et vedlegg til feil e-postadresse (eller enda verre, feil adresseliste).

E-post

  • Skriv en ny e-postmelding
  • Legg ved en fil
  • Send meldingen

Dropbox

  • Høyreklikk på filen i Dropbox-mappen
  • Velg menyelementet Del Dropbox-kobling for å generere en delbar kobling
  • Legg eventuelt til et passord og utløpsdato for koblingen med Dropbox Pro eller Dropbox for bedrifter
  • Send koblingen til klienten. Klienten kan vise eller laste ned filen med en hvilken som helst nettleser

Dropbox lar en bruker skille mellom disse to gruppene. Teammedlemmer kan samarbeide i en delt mappe, samtidig som kunder får skrivebeskyttet tilgang til bestemte filer og mapper eller delbare koblinger. På denne måten kan teamet utnytte automatisk filsynkronisering, men samtidig beholde muligheten til å sende skrivebeskyttede kopier til personer som ikke er en del av organisasjonen.

Disse skrivebeskyttede kopiene kan være passordbeskyttet med Dropbox Pro eller Dropbox for bedrifter, noe som er med på å hindre utilsiktet deling av sensitive dokumenter. Om du skulle komme til å sende informasjon du ikke ønsker å dele ved et uhell, kan du kjapt deaktivere koblingen og gjøre filen utilgjengelig.


Hvordan deler jeg store filer?

E-post kommer til kort når det gjelder å jobbe med store filer. De tekniske begrensningene til e-post gjør at filen ikke kan sendes som vedlegg hvis den er for stor. Hvis mottakerens e-posttjeneste har lavere grenser for vedleggsstørrelse, kan det hende de ikke mottar filen.

E-post

  • Grenser for filstørrelse varierer fra e-postserver til e-postserver
  • Store filer må sendes på nytt hver gang det foretas en endring

Dropbox

De fleste e-postservere lar deg ikke sende vedlegg som er større enn 25 MB, og noen begrenser den totale mengden av data som kan sendes fra en individuell konto. Den enkleste løsningen er å laste opp filen til en server eller et nettbasert fildelingssystem (som Dropbox). Selv for filer som faller innenfor denne grensen, kan det å vente på at de skal lastes opp, være frustrerende hvis du ofte må dele redigeringer.

Dropbox laster bare opp de delene av filen som har endret seg, noe som betyr at løsningen er mer effektiv enn e-post.


Hvordan administrerer jeg gamle versjoner av en fil?

E-post ble ikke utviklet for å registrere filendringer, men det viser seg ofte at e-post brukes som et nødsystem for versjonshistorikk i bedrifter som ikke har implementert en mer spesifikk løsning. Det betyr ofte at man må bla gjennom mange e-posttråder og håpe at alle bruker den samme navnekonvensjonen.

E-post

  • E-post har ikke dedikert støtte for filversjonskontroll, men innboksen kan sies å inneholde en enkel opptegnelse av historikken til en fil
  • En løsning som er vanlig, er å inkludere et versjonsnummer i filnavnet hver gang du sender et dokument.

Dropbox

  • Høyreklikk på filen i Dropbox-mappen
  • Velg menyelementet Vis tidligere versjoner for å liste opp filens historikk
  • Velg den ønskede versjonen og klikk Gjenopprett

Dropbox gjør filversjonskontroll både strukturert og automatisk. I motsetning til en e-postbasert løsning, assosieres den gamle filversjonen med den gjeldende versjonen. Dette gjør visning av filens historikk mye mer intuitiv. Siden Dropbox gjør alt dette automatisk, trenger du ikke bekymre deg over versjonskontroll før du har behov for å gjenopprette en gammel kopi av filen.

E-post er ofte en «bra nok»-løsning for små team, men en formell løsning for versjonskontroll er ikke bare mer praktisk – det er tryggere også! Det er lett å slette e-poster, og hvis e-postserveren implementerer lagringskvotering, er det helt nødvendig. Så snart du sletter en melding som inneholder et filvedlegg, er den versjonen av dokumentet tapt for alltid. Dette åpner opp for tap av data hvis teamet ikke er forsiktig.


Hvordan får jeg tilgang til filer på mobilenhetene mine?

Bruk av e-post for fildeling på mobilenheter har de samme fordelene og ulempene som for stasjonære datamaskiner. På den ene siden, hvis teamet bruker mobilenheter på jobb, har de allerede satt opp e-posttilgang. Det å holde dokumenter oppdatert, byr imidlertid fortsatt på et problem.

E-post

  • Åpne e-postappen på mobilenheten
  • Finn meldingen som inneholder filen
  • Last ned filen og rediger den i det foretrukne programmet
  • Når du er ferdig, sender du endringene over e-post til teamet

Dropbox

  • Last ned mobilappen til Dropbox
  • Logg på kontoen og forhåndsvis dokumentene rett fra Dropbox-mobilappen
  • Når du bruker Dropbox-tilknyttede mobilapper som Microsoft Office, blir alle endringer du foretar, synkronisert over alle enhetene

Den største fordelen Dropbox har over e-post på mobile enheter er et veldig enkelt filsystem. Istedenfor å bla gjennom e-postene for å finne det rette vedlegget, kan du organisere dokumenter i en velkjent mappe- og filstruktur i Dropbox. Med mobilappen til Dropbox kan du enkelt forhåndsvise de mest oppdaterte versjonene av filene og holde innboksen fri for nye vedlegg hver gang en liten redigering utføres.